Come gestire al meglio le fatture dei corrieri per il tuo Ecommerce?

Le fatture dei corrieri ti fanno venire il mal di testa? Al 20 del mese temi già per quello che ti aspetta?

Noi di ShippyPro ti capiamo perfettamente. Gestire le fatture dei corrieri è un vero rompicapo che si ripresenta ogni mese, tale e quale. È una parte del tuo lavoro che chi non si occupa di spedizioni non conosce e non sa quanto può essere pesante e faticosa.

Anche tu, agli inizi, quando hai avviato il tuo e-commerce, certo non ti aspettavi di dover diventare anche una sorta di economista esperto in numeri e tabelle.

Poi però capita che i costi di spedizione non siano quelli previsti e lievitino per tutta una serie di fattori che vedremo tra poco. E allora ti tocca rimboccarti le maniche, inforcare gli occhiali e cercare di vederci chiaro.

Cosa assolutamente non facile, visto che le fatture sono sempre file CSV pieni di numeri e dati che non combaciano. In quel momento l’unica cosa che vorresti fare è chiudere tutto e uscire fuori a fare una passeggiata.

Ma non puoi. Perché il tuo e-commerce chiama, e vuoi controllare ogni fattura in modo veloce e chiaro. O meglio, vorresti.

Insomma, un quadretto niente male.

Dato che il problema delle fatture di spedizione riguarda tantissimi venditori e-commerce, abbiamo deciso di affrontarlo in questo articolo, analizzando nel dettaglio un problema che ormai fa perdere davvero tanto tempo. Continua a leggere e vediamo insieme cause e soluzioni per una gestione efficace delle fatture di spedizione.

Problemi e costi imprevisti sono all’ordine del giorno

Come saprai se hai a che fare tutti i giorni con i corrieri per la spedizione dei tuoi prodotti, la fine del mese è il momento in cui di solito ciascun corriere ti invia la fattura col riepilogo dei costi di ogni spedizione. 

Se ti affidi a molti corrieri, sai che ti toccherà gestire un bel po’ di grattacapi. Anche se quello delle fatture è un momento importante, che hai letteralmente già messo in conto, a volte è diverso da come ti aspettavi.

Per esempio, potrebbe accadere che nel contratto iniziale che hai sottoscritto ogni spedizione costi una certa cifra, e nel riepilogo costi di più. Perché?

Le cause possono essere molte. Vediamo insieme le più comuni:

• Costi del carburante non inclusi nel contratto. Spuntano come funghi costi del carburante non previsti? Purtroppo capita, e magari è colpa di un contratto poco chiaro, o un po’ furbo, dove i costi del carburante sono ben nascosti.
• Consegna in zone disagiate. Se il corriere è costretto a salire per ripide strade di montagna, isolate da tutto e da tutti, può impiegare tempo e carburante che non erano stati messi in conto.
• Consegna in ZTL. Se il destinatario abita in una ZTL, potrebbe essere necessario un permesso per portare a termine la consegna.
• Le tariffe a peso possono essere arrotondate per eccesso. Per esempio, se hai spedito 111 kg di prodotti ma vengono arrotondati a 115, la differenza si fa sentire poi nella fattura.
• Minimi tassabili. Sono soglie minime di prezzo, al di sotto delle quali il corriere non può andare. Il minimo tassabile è 50 kg? Vorrà dire che se spedisci 40 kg di prodotti pagherai comunque il minimo previsto per 50 kg di merce.
• Inserimento non corretto del peso in fase di spedizione. Hai calcolato male il peso del prodotto? Una cifra in meno ha trasformato chili in grammi? Potresti invece leggere una cifra in più nella fattura del tuo corriere. Una piccola disattenzione può costare molto.
• Inserimento non corretto del volume in fase di spedizione. La stessa cosa vale per il volume. Sei di fretta, magari devi spedire decine di prodotti, e inserisci il volume sbagliato.

Come vedi le variabili sono tante e possono incidere in maniera importante sul tuo guadagno netto.

Un altro problema consiste proprio nella lettura delle fatture. A volte sembra di decifrare dei papiri egizi pieni di geroglifici.

Le fatture arrivano infatti sotto forma di file CSV non ordinati, che non ti permettono di confrontare in modo chiaro i costi previsti e i costi effettivi di ciascuna spedizione.

Se poi hai un e-commerce già molto sviluppato, le fatture e le spedizioni da controllare sono tante e non hai proprio il tempo necessario per verificare i singoli costi.

Automatizza la gestione delle fatture

Quello che ti serve è uno strumento che ti aiuti a gestire in modo facile le fatture di spedizione dei corrieri. Uno strumento che analizzi e riassuma tutti i costi, in modo da avere subito chiaro se ci sono spese aggiuntive e se è necessario chiedere chiarimenti direttamente al corriere. 

Almeno potrai sbrigare una faccenda necessaria come questa nel minor tempo possibile e dedicarti allo sviluppo dei tuoi prodotti, al marketing, alle vendite e a tutti gli altri processi che di sicuro ti danno più soddisfazione e fanno crescere il tuo business.

La soluzione? Invoice Analysis di ShippyPro

Noi di ShippyPro, come hai visto, capiamo bene le tue preoccupazioni e non vogliamo lasciarti solo nemmeno quando si tratta di analizzare le fatture dei corrieri.

Per questo abbiamo ideato uno strumento che fa al caso tuo e ti semplificherà il lavoro: Invoice Analysis.

Con Invoice Analysis potrai:

1. Caricare sulla piattaforma di ShippyPro le fatture dei corrieri e capire in un attimo le spese addebitate.
2. Avere fin da subito chiaro ogni guadagno e ogni perdita. Infatti, se il costo addebitato è minore di quello previsto, la differenza sarà evidenziata in verde; se invece il costo addebitato è maggiore, la differenza sarà di colore rosso.
3. Verificare tutti i costi da una tabella riassuntiva, che ti permetterà di avere una panoramica completa delle uscite e di agire di conseguenza, magari interrompendo i rapporti con un corriere o affidandoti di più a quelli che non addebitano spese nascoste.
4. Comunicare direttamente al corriere di turno le tue lamentele, se hai speso più di quanto pensavi.

Visto? Con ShippyPro puoi davvero risparmiare tempo e smettere di chiederti a quali spese impreviste andrai incontro.

Non rimanere sveglio la notte, tormentato dalle fatture dei corrieri. Metti ordine alla gestione dei fatture di spedizione con Invoice Analysis di ShippyPro e torna a dormire sonni tranquilli.