5 Tipps zur reibungslosen Zollabfertigung

Als E-Commerce-Unternehmen verschicken Sie internationale Sendungen aus verschiedensten Gründen. Vielleicht führen Sie Materialien ein, die in einer inländischen Fabrik verwendet werden sollen. Möglicherweise importieren Sie auch Waren von Ihrem Hersteller. Oder aber Sie versenden Produkte an ein Warenhaus in einem anderen Land oder an ein Lager, das Sie für Verkäufe nutzen, die über Ihre Shopify-Webseite getätigt werden.

Zweifellos werden Sie mit steigendem Wachstum Ihres E-Commerce-Geschäfts auch mit Zollfragen in Berührung kommen.

In diesem Beitrag zeigen wir Schritt für Schritt, wie der Zollabfertigungsprozess vonstattengeht und geben Ihnen Tipps, wie Ihre Sendungen den Zoll so reibungslos wie möglich passieren.

Was ist die Zollabfertigung? 

Die Zollabfertigung bezieht sich auf die grenzüberschreitende Überführung von Waren durch den Zoll, damit sie in ein Land eingeführt werden oder es verlassen dürfen. Jedes Land hat seine eigene Zollbehörde, deren Vorschriften Sie einhalten müssen.

In der Regel verlangt der Zoll von Ihnen die Erfüllung der Dokumentationsanforderungen sowie die Zahlung der korrekten Zölle, damit die Waren empfangen werden können.

Wie funktioniert der Zollabfertigungsprozess?

Jedes Land hat seine eigenen Zollvorschriften, die weltweiten Prozesse ähnlich sind.

So funktioniert der Zollabfertigungsprozess:

1. Der Zollbeamte überprüft alle Unterlagen, die Sie Ihrer Sendung beigelegt haben. Dazu zählt grundsätzlich die Handelsrechnung, die für jeden internationalen Versand Voraussetzung ist und es können weitere Dokumente wie z. B. Gesundheitszeugnisse erforderlich sein.
2. Der Zollbeamte stellt dann fest, welche Zölle und Steuern erhoben werden müssen. Art des Produkts, Produktmenge und länderspezifische Gesetze wirken sich auf die geltenden Abgaben aus.
3. Der Zollbeamte bittet anschließend um die Zahlung der Zölle und Steuern. Sofern sie nicht im Vorfeld vom Versender beglichen wurden, zahlt der Empfänger. Sie können mit Ihren Lieferanten über die Verwendung von Lieferbedingungen (sog. Incoterms, s.u.) verhandeln.
4. Der Zollbeamte gibt die Sendung frei, sobald alle Beträge beglichen wurden und die korrekten Dokumente vorliegen.

5 Tipps für eine reibungslose Zollabfertigung

Um die Zollabfertigung so reibungslos wie möglich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, diese 5 wichtigen Tipps zu befolgen. Als Beispiel verwenden wir einen typischen Zollabfertigungsprozess mit unserem Partner FedEx Express.

Tipp 1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Handelsrechnung vollständig ist und eine genaue Warenbeschreibung beinhaltet

Sie müssen für die Einfuhr eine Handelsrechnung anfertigen. Diese können Sie mit FedEx Express innerhalb Ihres FedEx Kontos erstellen. Hier finden Sie die deren Vorlage für eine Handelsrechnung:

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Handelsrechnung genaue Beschreibungen verwenden. Geben Sie nicht nur die Mindestbeschreibung an, sondern ergänzen Sie  Detailinformationen.

Auf fedex.com sind einige Beispiele für unvollständige sowie vollständige, gute Beschreibungen aufgeführt.

Wir empfehlen Ihnen, uns die Unterlagen digital zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise sind die Dokumente jederzeit zugänglich.

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Zusätzlich müssen Sie einen vollständigen und genauen Luftfrachtbrief beifügen. Ein Luftfrachtbrief ist ein zwingend notwendiges Dokument, das vom Versandunternehmen ausgestellt wird. Er bestätigt den Erhalt und Besitz der Sendung. In ihm sollten die Empfängeradresse und die Kontaktinformationen des Empfängers enthalten sein. Im Prinzip fungiert er wie eine Quittung. Den Luftfrachtbrief erhalten Sie vom Versandunternehmen. Bewahren Sie eine Kopie auf und legen das Original Ihrer Sendung bei.

Tipp 2. Überlegen Sie sich genau, welche Lieferbedingungen (Incoterms) Sie wählen.

Es gibt verschiedene Arten der Einfuhrzustellungen. Diese legen im Wesentlichen fest, wer für die Zollabfertigung zuständig ist:

• Incoterms definieren den Zeitpunkt im Versandprozess, an dem die Verantwortung für eine Sendung (z. B. Risiken, Kosten und Versicherung) vom Versender auf den Empfänger übergeht.

Bevor Waren versendet werden, vereinbaren Versender und Empfänger in der Regel die sogenannten Incoterms, die festlegen, welche Partei für welche Versandkosten aufkommt.

• DAP steht für „Delivery at Place“, während DDP für „Delivered Duty Paid“ steht.

 Was bedeuten diese Begriffe genau und wie beeinflussen Sie den Zollabfertigungsprozess?

• DAP – Der Verkäufer ist verantwortlich für die Lieferung der Waren an den Bestimmungsort des Käufers, nicht aber für die Einfuhrformalitäten und -kosten.
• DDP – Der Verkäufer muss Waren auf eigene Kosten und eigenes Risiko liefern, sich um sämtliche Formalitäten kümmern und für die Einfuhrabgaben sowie für andere Kosten aufkommen.

Verkäufer bevorzugen natürlich häufig DAP. Sie sollten die Entscheidung Zwischen DAP oder DDP mit Ihren Zulieferern basierend darauf treffen, welches Unternehmen mit der Zollabfertigung im jeweiligen Land die meiste Erfahrung besitzt. Führen Sie mit jedem Zulieferer ein Gespräch, um herauszufinden, wer am erfahrensten ist und treffen Sie auf dieser Grundlage Ihre Wahl.

Tipp 3. Informieren Sie sich, ob weitere Dokumente für bestimmte Produkttypen und einzelne Länder erforderlich sind

Abhängig davon, welches Produkt in welches Land versendet wird, können neben der Handelsrechnung und dem Luftfrachtbrief noch weitere Dokumente erforderlich sein.

Wenn Sie beispielsweise verderbliche Waren versenden, benötigen Sie hierfür wahrscheinlich ein Gesundheitszeugnis. Auch tierische Produkte erfordern in der Regel ein Gesundheitszeugnis. Hier finden Sie die Gesundheitszeugnisse für tierische Produkte, die für das Vereinigte Königreich vorgeschrieben sind.

Sie sind unsicher, wie Sie herausfinden können, welche weiteren Dokumente erforderlich sind?

Besuchen Sie die Regierungswebseite des Landes, aus dem Sie ausführen und in das Sie einführen. 

Tipp 4. Legen Sie keine Dokumente in das Paket

Die Handelsrechnung und der Luftfrachtbrief sollten sicher an der Sendung befestigt und nicht in das Paket gelegt werden. Wenn Sie mit FedEx Express versenden, können Sie mit dem FedEx Ship Manager™ die Handelsrechnung in Ihrem FedEx Konto erstellen.

Wenn Sie die Dokumente in das Paket verstauen, kann dies dazu führen, dass sich Ihre Sendung stark verzögert. Ihre Ware wird eine beträchtliche Zeit vom Zoll zurückgehalten, da Zollbedienstete die Sendung aus Sicherheitsgründen nicht sofort öffnen werden, um nach den Unterlagen zu suchen.

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Tipp 5. Bewahren Sie detaillierte Aufzeichnungen und Kopien auf

Erstellen Sie in einer sicheren Cloud-Speicherlösung wie Box oder Dropbox einen digitalen Ordner speziell für Ihre Zolldokumente. Scannen Sie alle Papierdokumente und laden Sie sie hoch, um leichter einen Überblick zu behalten. Sorgen Sie zudem für Ordnung und Struktur in Ihren digitalen Dateiordnern. Erstellen Sie einen Ordner pro Jahr, innerhalb dessen Sie Ordner mit dem Datum jeder Sendung anlegen können.

So erleichtert FedEx Express Ihre Zollabfertigung

Versenden Sie international? Falls ja, sind Sie mit FedEx Express als Versandunternehmen gut beraten. Als Unternehmen unterstützen wir Sie mit tausenden Experten bei Ihrer Zollabfertigung.

Hier finden Sie einige wertvolle Hilfsmittel von FedEx Express, die Sie interessieren könnten:

• FedEx International Shipping Assist – Füllen Sie Informationen zu Ihrer internationalen Sendung ganz leicht aus, um die erforderlichen Zollunterlagen zu erhalten.
• FedEx® Electronic Trade Documents – Laden Sie die benötigten Zolldokumente elektronisch hoch und profitieren Sie von einer schnelleren Verarbeitung.
• FedEx® Global Trade Manager – Erhalten Sie internationale Dokumente, schätzen Sie Zölle und Steuern und beheben Sie etwaige Herausforderungen.
• FedEx Shipping Channel: – Videoanleitungen und Tipps, um Ihr Wissen zum Thema Zollabfertigung zu vertiefen.

Versenden Sie ins Vereinigte Königreich?

Seit dem Brexit ist das Vereinigte Königreich nicht länger Teil der EU. Unser umfassender Leitfaden für die Zeit nach dem Brexit beinhaltet zahlreiche Tipps zum Übergang für E-Commerce-Unternehmen.

Der Brexit wirkt sich u. a. auch auf den Zoll aus. Wenn Sie in das Vereinigte Königreich versenden, müssen Sie sichergehen, dass Sie eine Handelsrechnung und je nach Produkttyp auch alle erforderlichen Zeugnisse zur Verfügung haben.

Vorteile von ShippyPro bei internationalen Sendungen

Mit unserer FedEx Integration können Sie Sendungen und Rücksendungen für Ihren E-Commerce unkompliziert verwalten. ShippyPro ermöglicht Easy-Print-Etiketten sowohl für Sendungen als auch für Rücksendungen. Durch die Verwendung von ShippyPro mit FedEx Express ersparen Sie sich bei internationalen Sendungen lästige Aufgaben, z. B. mit automatisch generierten Etiketten und Zolldokumenten.