5 consejos para un despacho de aduanas fluido

Como empresa con e‑commerce, es posible que necesite realizar envíos internacionales por múltiples motivos. Puede que importe material para utilizarlo en fábricas nacionales. O que importe productos de un fabricante. O tal vez, realice envíos a un almacén en otro país o a un centro que utilice para las ventas que entran vía Shopify.

Sin duda, conforme su empresa e–commerce crece, es más probable que tenga que hacer frente a cuestiones aduaneras.

En este artículo, le guiaremos para que conozca mejor el proceso de despacho de aduanas y ofreceremos consejos para hacer que sea lo más fluido posible.

¿Qué es el despacho de aduanas? 

El despacho aduanero se refiere al paso de mercancías a través de aduanas para que puedan entrar o salir de un país. Cada país tiene su propio departamento de aduanas con el que debe cumplir.

Por lo general, las aduanas exigen que se cumplan unos requisitos de documentación, así como pagar los aranceles correspondientes para poder recibir las mercancías.

¿Cómo funciona el proceso de despacho aduanero?

Cada país tiene sus propios requisitos aduaneros, pero el proceso es similar en todo el mundo.

Este es el proceso:

1. El agente de aduanas revisa toda la documentación que viaja con su envío. Siempre se debe incluir la factura comercial, necesaria para cualquier envío internacional y quizás también otros documentos, como certificaciones sanitarias.
2. Este agente verá entonces qué impuestos y aranceles deben aplicarse, si existen. El tipo de producto, la cantidad de producto y las leyes del país afectarán a los impuestos y aranceles.
3. Tras esto se solicitará el pago de los impuestos y aranceles correspondientes. Si el remitente todavía no los ha pagado por adelantado, entonces será cuando el destinatario tendría que pagarlos. Puede negociar con sus proveedores sobre el uso de Incoterms (se desarrolla más adelante).
4. El agente aduanero libera el envío una vez que todo está pagado y se han facilitado los documentos correctos.

5 consejos para un proceso de despacho de aduanas fluido

Para que el proceso de despacho de aduanas sea lo más fluido posible, le recomendamos que siga estos 5 consejos. Tomaremos como ejemplo un proceso típico de despacho de aduanas con nuestro socio FedEx.

Consejo 1: asegúrese de que su factura comercial esté completa y que la descripción de la mercancía sea precisa

Deberá crear una factura comercial para la importación. Puede hacerlo con FedEx dentro de su cuenta FedEx. Aquí dispone de su plantilla para una factura comercial:

Al crear su factura comercial, asegúrese de utilizar descripciones precisas. No facilite una descripción mínima, es mejor que sea detallada.

En su sitio web, FedEx incluye algunos ejemplos de descripciones correctas e incorrectas.

Le recomendamos que nos proporcione la documentación digitalmente; de esta manera, siempre es posible acceder a la misma.

También necesitará incluir un albarán completo y preciso. Una albarán es un documento obligatorio que es emitido por el transportista. Reconoce la recepción y posesión del envío. Debe incluir la dirección de destino y la información de contacto del destinatario. Puede considerarlo como un recibo. Lo obtendrá del transportista, y debe guardar una copia para usted y añadir el original a su envío.

Consejo 2: elija sus términos comerciales internacionales (Incoterms), sabiamente

Existen diferentes tipos de entregas de importación que esencialmente describen quién es responsable de hacer que las mercancías pasen por aduanas:

• Los Incoterms definen el punto exacto cuando las responsabilidades de un envío (como riesgo, costes y/o seguro), cambian del remitente al destinatario.

Antes de enviar las mercancías, el remitente y el destinatario acuerdan los Incoterms, que especifican quién paga los gastos de envío.

• DAP significa “entrega en el lugar”, mientras que DDP significa “entrega con arancel pagado”.

 Pero, ¿qué significan realmente estos términos y cómo afectan al proceso de despacho de aduanas?

• DAP : el vendedor es responsable de la entrega de la mercancía al destino del comprador, pero no es responsable de las formalidades y costes de importación.
• DDP: el vendedor debe entregar bienes a su propio coste y riesgo, gestionar todas las formalidades y pagar los aranceles de importación, así como cualquier otro coste.

Los vendedores a menudo prefieren DAP, por supuesto, pero debería elegir DAP o DDP con sus proveedores en función de qué empresa tiene la mayor experiencia con el paso por aduanas a ese país. Para cada proveedor, puede hablar con ellos para saber quién es el más experimentado y tomar su decisión de esa manera.

Consejo 3: averigüe qué otros documentos son necesarios para ciertos tipos de productos y/o países

Dependiendo de qué producto se envía a qué país, puede haber otros documentos necesarios además de la factura y el albarán.

Por ejemplo, al enviar productos perecederos, es probable que deba incluir un certificado sanitario. Los productos animales también suelen requerir la inclusión de un certificado sanitario. Aquí puede encontrar los certificados sanitarios de productos animales exigidos por Gran Bretaña.

¿No está seguro de cómo encontrar qué otros documentos podrían ser necesarios?

Visite el sitio web del gobierno del país desde el que exporta y al que importa. 

Consejo 4: no incluya sus documentos dentro del envío

Se supone que la factura comercial y el albarán deben adjuntarse de forma segura al envío, no colocarse en el interior. Si utiliza FedEx, puede crear el documento de factura con FedEx Ship Manager en su cuenta FedEx.

Incluir los documentos dentro del envío puede causar grandes retrasos y hacer que sus productos se detengan en aduanas durante bastante tiempo, ya que por cuestiones de seguridad, el equipo aduanero no podrán abrir inmediatamente el envío y buscar la documentación.

Consejo 5: guarde el detalle de sus registros y copias

Cree una carpeta digital en una solución de almacenamiento seguro en la nube, como Box o Dropbox, específicamente para sus documentos aduaneros. Escanee y suba cualquier documento en papel para que pueda realizar un seguimiento más fácil de las cosas. Asegúrese de que también tiene organizadas sus carpetas de archivos digitales. Cree una carpeta por año y, a continuación, puede crear carpetas para la fecha de cada envío.

Cómo facilita FedEx el despacho aduanero

¿Realiza envíos internacionales? Si es así, asociarse con FedEx como su transportista es una decisión inteligente. La empresa ofrece asistencia de despacho de aduanas con miles de expertos.

Estos son algunos de los recursos útiles de FedEx que puede explorar:

• FedEx International Shipping Assist: complete fácilmente la información sobre su envío internacional para recibir la documentación aduanera exigida.
• FedEx Electronic Trade Documents: suba electrónicamente sus documentos aduaneros necesarios para un proceso más rápido.
• FedEx Global Trade Manager: obtenga documentos internacionales, realice un presupuesto de aranceles e impuestos y solucione cualquier imprevisto.
• FedEx Shipping Channel: aquí puede encontrar todo lo que necesita para ampliar sus conocimientos sobre el despacho de aduanas.

¿Va a realizar envíos al Reino Unido?

Después del Brexit, el Reino Unido ya no forma parte oficialmente de la Unión Europea. En nuestra guía post-Brexit, incluimos toda la información que necesitan las empresas de e‑commerce acerca de cómo gestionar esta transición.

Una cuestión afectada por el Brexit son las aduanas. Al realizar envíos al Reino Unido, deberá asegurarse de que ha completado la factura comercial y las certificaciones necesarias, según el tipo de producto.

Por qué usar ShippyPro para sus envíos internacionales

Con nuestra integración con FedEx, puede gestionar fácilmente los envíos y devoluciones de su tienda de e–commerce. ShippyPro ofrece etiquetas fáciles de imprimir tanto para envíos como para devoluciones. Cuando utiliza ShippyPro con FedEx, puede evitar los problemas de los envíos internacionales con etiquetas generadas automáticamente y documentación aduanera.