Analiza a lo mejor las Facturas de tus Transportistas

¿Las facturas de los transportistas te causan dolor de cabeza? Al 20 del mes, ¿ya te preocupes de lo que te espera?

Aquí en ShippyPro te entendemos perfectamente. Administrar las facturas de los transportistas es un verdadero quebradero de cabeza que ocurre todos los meses, exactamente lo mismo. Es una parte de tu trabajo que aquellos que no se ocupan de envíos no saben y no se dan cuenta de lo pesado y agotador que puede ser.

Tu también, al principio, cuando comenzaste tu E-commerce, ciertamente no esperabas tener que convertirte en una especie de economista experto en números y tablas.

Pero luego sucede que los costos de envío no son los esperados y aumentan por una serie de factores que veremos en breve. Y luego tienes que arremangarte, ponerte las gafas e intentar ver con claridad.

Esto no es fácil, ya que las facturas son siempre archivos CSV llenos de números y datos que no coinciden. En ese momento, lo único que te gustaría hacer es cerrar todo y salir a caminar.

Pero no puedes. Porque tu E-commerce llama y deseas verificar cada factura de manera rápida y clara. O mejor, te gustaría.

El problema de las facturas de envío concierne a muchos vendedores en línea, por lo que hemos decidido abordarlo en este artículo, analizando en detalle un problema que hace perder mucho tiempo. Sigue leyendo y veamos juntos las causas y soluciones para una gestión eficaz de las facturas de envío.

Tabla de Contenido

Los costos y problemas inesperados están en la agenda

Como sabes si tiene que lidiar todos los días con los transportistas para el envío de tus productos, el final del mes es el momento en que generalmente cada transportista te envía la factura con un resumen de los costos de cada envío.

Si confía en muchos transportistas, sabes que tendrás que manejar muchos dolores de cabeza. Incluso si el de las facturas es un momento importante, a veces es diferente de lo que esperabas.

Por ejemplo, puede suceder que en el contrato inicial suscrito, cada envío cuesta una cierta cantidad, y en el resumen cuesta más. ¿Por qué?

Las causas pueden ser muchas. Veamos juntos las más comunes:

• Costos de combustible no incluidos en el contrato. ¿Los costos de combustible inesperados salen como hongos? Desafortunadamente sucede, y tal vez es culpa de un contrato poco claro, o un poco astuto, donde los costos de combustible están bien escondidos.
• Entrega en zonas inconvenientes. Si el transportista se ve obligado a escalar empinados caminos de montaña, aislado de todo y de todos, puede tomar tiempo y combustible que no se habían tenido en cuenta.
• Entrega en áreas de tráfico limitada. Si el destinatario vive en un área de tráfico limitada, se puede requerir un permiso para completar la entrega.
• Las tasas ponderadas se pueden redondear. Por ejemplo, si has enviado 111 kg de productos pero se redondea a 115, la diferencia afecta la factura.
• Mínimos imponibles. Son umbrales mínimos de precios, por debajo de los cuales el transportista no puede ir. ¿El impuesto mínimo es de 50 kg? Significará que si envías 40 kg de productos, seguirás pagando el mínimo por 50 kg de productos.
• Entrada incorrecta del peso durante el envío. ¿Has juzgado mal el peso del producto? ¿Una figura faltante convirtió los kilos en gramos? Podrías leer una cifra adicional en la factura del servicio de mensajería. Un poco de descuido puede costar mucho.
• Entrada incorrecta del volumen durante el envío. Lo mismo se aplica al volumen. Tienes prisa, quizás tengas que enviar docenas de productos e ingresas el volumen incorrecto.

Como puedes ver, hay muchas variables y pueden tener un impacto importante en tu ingreso neto.

Otro problema consiste precisamente en leer las facturas. A veces parece descifrar papiros egipcios llenos de jeroglíficos.

De hecho, las facturas llegan en forma de archivos CSV no ordenados, que no te permiten comparar claramente los costos esperados y los costos reales de cada envío.

Si tienes un E-commerce ya desarrollado, hay muchas facturas y envíos para verificar y simplemente no tienes el tiempo necesario para verificar los costos individuales.

Automatiza la gestión de facturas

Lo que necesitas es una herramienta para administrar fácilmente las facturas de envío de los transportistas. Una herramienta que analiza y resume todos los costos, para tener claro de inmediato si hay costos adicionales y si es necesario solicitar aclaraciones directamente al transportista.

De esta manera, puedes manejar un asunto necesario en el menor tiempo posible y dedicarte al desarrollo de tus productos, marketing, ventas y todos los otros procesos que seguramente te darán más satisfacción y harán crecer tu negocio.

¿La solución? Invoice Analysis por ShippyPro

Como has visto, en ShippyPro entendemos bien tus inquietudes y no queremos dejarte solo, incluso cuando se trata de analizar las facturas de los transportistas.

Es por eso que creamos una herramienta adecuada que te facilitará el trabajo: Invoice Analysis.

Con Invoice Analysis puedes:

1. Cargar las facturas de los transportistas a la plataforma ShippyPro y comprender rápidamente las tarifas cobradas.
2. Tener claro cada ganancia y cada pérdida de inmediato. De hecho, si el costo cobrado es menor al esperado, la diferencia se resaltará en verde; si el costo cobrado es mayor, la diferencia será roja.
3. Verificar todos los costos en una tabla de resumen, que te permitirá tener una visión general completa de las salidas y actuar en consecuencia, tal vez interrumpiendo las relaciones con un servicio de mensajería o confiando más en aquellos que no cobran cargos ocultos.
4. Comunicar tus quejas directamente al transportista, si gastaste más de lo que pensabas.

Visto? Con ShippyPro realmente puedes ahorrar tiempo y dejar de preguntarte qué gastos imprevistos enfrentarás.

No te quedes despierto por la noche, atormentado por las facturas de los transportistas. Ordena la gestión de las facturas de envío con ShippyPro Invoice Analysis y vuelve a dormir profundamente.