Gestión de stock: 8 consejos para optimizarla

La gestión del stock es el pilar principal que sustenta cualquier negocio basado en la venta, y desempeña un papel crucial a la hora de equilibrar la oferta y la demanda. Al mantener unos niveles de stock óptimos, es posible evitar las consecuencias negativas del exceso y carencia de stock: pérdida de capital y costes de almacenamiento, en el primer caso, y pérdida de ventas y perjuicios a la reputación, en el segundo.

Pero más allá de sus ventajas operativas, una buena gestión de stock tiene también un valor estratégico y puede determinar el éxito o el fracaso de una empresa.

El stock es más importante de lo que parece, y su gestión óptima puede aportar información clave para potenciar la marca en distintos aspectos: puede ayudar a entender el comportamiento de los consumidores y a predecir tendencias, evaluar el rendimiento de los productos o identificar áreas de crecimiento.

Con el auge de la venta minorista omnicanal, en la que los consumidores cambian constantemente de tiendas en línea a tiendas físicas, la gestión eficaz del stock se vuelve si cabe más importante. Poder consultar el inventario en tiempo real gracias a un software de gestión de stock garantiza que la disponibilidad de los productos sea constante en todos los canales y estén disponibles en el momento y lugar adecuados.

Hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre gestión de stock para que puedas optimizar el proceso al máximo en tu empresa.

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de stock o inventario es el proceso mediante el que se consulta el flujo de mercancías de una empresa, para supervisar los pedidos, el almacenamiento, el seguimiento, el envío y la reposición de existencias.

El objetivo principal de una buena gestión de stock en un almacén consiste en encontrar el equilibrio óptimo entre la oferta y la demanda, minimizando al mismo tiempo los costes de almacenamiento. Esto implica que es esencial saber exactamente cuánto volumen pedir para no acabar con un exceso de existencias o tener que hacer frente a situaciones desafortunadas por falta de existencias.

A medida que las empresas crecen, surgen más dudas sobre la gestión del stock: "¿Cómo sé si tengo suficientes productos en stock?" o "¿Qué artículos me dan más beneficios?". Saber responder a estas preguntas es importante, porque ayudan a entender la trayectoria de una empresa y eliminan el riesgo de perder dinero en stock muerto.

Diferencias entre control de stock, gestión de stock y optimización de stock

Cuando hablamos de gestión de almacenes, los conceptos de control, gestión y optimización de stock suelen estar entrelazados. Vamos a analizar su significado detalladamente.

• Control de stock: Consiste en disponer de toda la información relativa a la cantidad, las características y la ubicación de los productos en el almacén. Por lo tanto, es esencial controlar constantemente los niveles de existencias y realizar periódicamente recuentos de inventario para garantizar que se cumplan unos tiempos de reposición adecuados y que los números registrados coincidan con las existencias físicas.
• La gestión de stock en un almacén se refiere a todos los procesos relacionados con el almacenamiento, el seguimiento del inventario, la reposición o los sistemas de movimiento de mercancías como FIFO, FEFO o LIFO.
• La optimización de stock hace referencia a las estrategias destinadas a mejorar la productividad de las existencias almacenadas. Por ejemplo, asegurarse de que las existencias satisfagan la demanda de los clientes o equilibrar los costes de almacenamiento con las ventas.

Diferentes tipos de stock

Las cuatro categorías de stock principales son:

• Materias primas: materiales básicos y componentes utilizados en la producción de bienes.
• Productos en curso: artículos que aún están en fabricación
• Productos terminados: artículos que están listos para la venta
• Consumibles: artículos utilizados para el funcionamiento diario de la empresa, como el combustible y el material de oficina.

Cada categoría requiere de un enfoque diferente para mantener un nivel de stock equilibrado. También se puede dividir el stock en categorías en función de su valor, es decir, stock de valor bajo, medio y alto. Esta clasificación podría ser útil para identificar qué artículos necesitan una atención especial en cuanto a la seguridad de almacenamiento o requieren de inversiones de capital mayores.

Diferencias entre los sistemas de inventario permanente y periódico

Existen dos enfoques principales de gestión del stock:

Gestión periódica de inventario

Este método está indicado para pequeñas empresas con un inventario más reducido y que no necesitan sistemas avanzados de seguimiento ni códigos de barras. Consiste en realizar recuentos manuales a intervalos específicos. El inconveniente de este método es que no hay información ni análisis en tiempo real en los que basar las decisiones estratégicas y, por tanto, puede dar lugar a ineficiencias o interrupciones.

Las empresas en crecimiento o las que manejan grandes cantidades de inventario no deberían utilizar este método, ya que los recuentos físicos de inventario llevan mucho tiempo y las exponen a errores que pueden entorpecer sus actividades.

Gestión permanente de inventario

Este método, basado en el seguimiento electrónico integrado con sistemas de punto de venta (TPV) y plataformas de comercio electrónico, permite a las empresas hacer seguimiento constante del inventario. En cuanto se recibe un pedido o un artículo se mueve, el sistema se actualiza automáticamente, lo que permite a los vendedores saber exactamente cuántos artículos hay disponibles.

La visibilidad en tiempo real elimina la necesidad de hacer recuentos manuales periódicos del inventario con su consiguiente riesgo de error humano. La gestión permanente del inventario ofrece una visión más precisa de las existencias, lo que ayuda a evitar roturas de stock y a tomar decisiones basadas en datos precisos.

Consejos para una gestión eficaz del stock

Cuenta con un software de gestión de stock

El panorama empresarial del sector del comercio electrónico es desafiante, especialmente por su imprevisibilidad y fuerte competencia. Es por ello que un software de gestión de stock puede marcar la diferencia.

Este tipo de software ayuda a modificar las estrategias empresariales para aprovechar las ventajas de la automatización de inventarios, identificando patrones de ventas, tendencias de mercado y fluctuaciones estacionales, gracias a las tecnologías de registro preciso y seguimiento en tiempo real.

Con el análisis predictivo y los recordatorios de reposición de pedidos te asegurarás de que los niveles de stock sean siempre exactos para así reducir posibles pérdidas de dinero y perjuicios causados por la falta o exceso de existencias.

Revisa siempre las existencias que has pedido

Es importante asegurarte de que la calidad y cantidad de artículos que recibas de los proveedores coincida con lo que has pedido, ya que un exceso o falta de artículos podría traducirse en problemas de reputación o ventas potenciales.

Evita el desorden

Colocar los productos en el primer sitio que haya libre parece la vía fácil, pero también garantiza el caos. Colocar los artículos sin orden ni concierto puede entorpecer su seguimiento, provocar errores y retrasos en las recogidas, lo que da lugar a varias ineficiencias operativas, así como a errores que salen caros. Esto es especialmente importante cuando hay un flujo constante de grandes volúmenes de mercancías o cuando los productos son similares en apariencia pero varían en sus características.

Enviar la variante equivocada de un producto es lo último que nos interesa. Un sistema de almacenamiento desorganizado interrumpe todo el proceso de preparación del pedido, por eso es importante estructurar el almacén correctamente y utilizar un sistema de almacenamiento eficaz. Algunos pasos que puedes seguir son:

Establecer zonas

Designar áreas o zonas específicas dentro del espacio de almacenamiento para categorías concretas de productos es útil para que las operaciones fluyan mejor. Por ejemplo, los artículos con una rotación más rápida deben almacenarse más cerca de la zona de embalaje, mientras que los artículos que se venden con menos frecuencia pueden almacenarse más lejos.

Utilizar un sistema de etiquetado claro

Disponer de un sistema de etiquetado claro en los envases con el correspondiente número de producto, cantidad, fechas de caducidad y descripción, ayuda a identificar los productos con mayor rapidez. También se pueden utilizar códigos de barras para agilizar el proceso, lo que permite actualizar el nivel de stock en tiempo real. Si hay artículos perecederos, etiquétalos con toda la información necesaria para asegurarte de que se vendan antes de caducar.

Definir umbrales de stock

Cada negocio tiene sus propias tendencias de venta. Para aprovecharlas es importante conocer los plazos de entrega de los proveedores y gestionar el stock en consecuencia. Por ejemplo, si hay un proveedor que necesita semanas o meses para entregar los productos, no puedes esperar a quedarte casi sin existencias para hacer un nuevo pedido. Alinear los plazos de entrega de los proveedores con las tendencias de venta te ayudará a aprovechar los períodos de máxima demanda, mantenerte un paso por delante y satisfacer la demanda de los clientes.

Gestionar correctamente las devoluciones

Cuando las devoluciones no se gestionan y documentan correctamente, no solo se ve afectada la calidad, sino que también se crean ineficiencias en otros departamentos, como ventas, atención al cliente y contabilidad.

Por no mencionar que es casi imposible registrar con precisión los datos de ventas. Puede que las ventas sean elevadas, pero si un número significativo de ellas son devoluciones no documentadas, la empresa podría estar operando basándose en métricas engañosas.

Al separar los artículos devueltos de los demás es posible identificar los problemas de devolución y abordarlos más fácilmente. Por el contrario, gestionar las devoluciones de forma inadecuada puede dañar seriamente la reputación de la empresa, ya que se podrían estar pasando por alto los problemas recurrentes de un producto y se podría vender un lote de productos defectuosos. Esto hará que los clientes huyan y con razón.

Controlar el stock en tiempo real

Con un sistema de gestión de inventario puedes estar al día automáticamente de todos los procesos relacionados con los artículos del almacén y ver en tiempo real cada movimiento. El seguimiento constante garantiza que todos los datos de inventario sean fiables y que las predicciones o estrategias se basen en información fiable. Esta transparencia reduce las discrepancias y la automatización elimina el riesgo de error humano. La visibilidad implica poder cuantificar, y cuantificar es la clave de la rentabilidad.

Saber qué productos priorizar

Basándonos en el principio de Pareto o la regla 80/20, las empresas descubren que el 80% de sus ingresos los generan el 20% de sus productos. Esto significa que son artículos que deben priorizarse y encargarse regularmente, precisamente porque son importantes para la empresa de manera estratégica. Aquí es donde el análisis ABC resulta útil, ya que ayuda a identificar en qué artículos centrarse y en consecuencia optimizar la gestión de existencias. Es una práctica muy útil para optimizar los niveles de inventario, aumentar al máximo la rentabilidad y reducir los gastos de gestión.

Entender cuánto tardan los productos en convertirse en ventas

El cálculo de los días en inventario es esencial para una gestión óptima de las existencias, ya que proporciona datos muy valiosos sobre la eficacia de la gestión de stock que se está aplicando y, en función de los resultados, puede indicar si hay áreas que requieren intervención. Normalmente, cuando el DII es alto, significa que las ventas son más lentas, mientras que una cifra baja sugiere una rotación de inventario más rápida. Disponer de esta información ayuda a las empresas a comprender cuánto tiempo puede durar el stock y a planificar las actualizaciones de existencias en consecuencia.

Ventajas de una gestión eficaz del stock

Satisfacción del cliente

La capacidad de un almacén para localizar con precisión una referencia, embalarla, enviarla y entregarla a tiempo y en perfectas condiciones repercute directamente en la satisfacción y retención de los clientes. De hecho, las opiniones de los clientes influyen decisivamente en la reputación de una marca, y es esencial garantizar una experiencia de compra fluida. Vamos a abordar de qué manera influye una gestión eficaz del stock en la satisfacción del cliente.

Disponibilidad del producto

Si los clientes se encuentran con que un artículo del catálogo está agotado, no dudarán en buscarlo en la competencia, y probablemente no volverán a tu tienda para comprarlo. Ser siempre capaz de satisfacer la demanda de los clientes poniendo a su disposición los artículos que buscan hace que vean una tienda como fiable y de confianza.

Puntualidad en la entrega

Una gestión eficaz del stock garantiza que los pedidos se tramiten con rapidez y que los clientes puedan recibirlos en el plazo indicado. La rapidez en la entrega es esencial para obtener una ventaja competitiva en el mundo del comercio electrónico, donde los plazos de entrega pueden cambiar las decisiones de compra.

Mejor comunicación

Con un sistema avanzado de gestión de stock el servicio de atención al cliente podrá acceder rápidamente a toda la información necesaria para resolver problemas y ofrecer a los clientes la transparencia que esperan para mantenerse fieles a una marca.

Reducción de las devoluciones

Una mejor gestión del stock conlleva menos devoluciones porque se producen menos errores, como el envío de artículos o cantidades incorrectos. A largo plazo, esto supone un importante ahorro.

Flexibilidad para adaptarse a la demanda

Un sistema avanzado de gestión de stock puede prever la demanda, garantizando que los productos más demandados estén siempre disponibles durante las épocas de más demanda. Además, las empresas pueden ampliar el volumen de sus operaciones de forma eficaz, aprovechando la tendencia sin perder oportunidades de venta.

Reducción de los costes de almacenamiento

Almacenar artículos es caro, por eso es interesante evitar pagar por existencias innecesarias. Una gestión eficaz del stock reduce los costes de mantenimiento porque siempre se encargarán las cantidades necesarias sin bloquear capital en stock muerto.

Esto se traduce en una mejor gestión del flujo de caja y menores gastos operativos. Este importante ahorro puede invertirse en otros departamentos o incluso en ofrecer a los clientes precios más competitivos.

Mejor toma de decisiones

Poder ver el stock en tiempo real significa tener acceso a información que respalde las estrategias empresariales y la toma de decisiones. Además, ayuda a las empresas a aprovechar las oportunidades en cuanto surgen. Por ejemplo, saber al instante qué artículos se renuevan rápidamente y cuáles no permite priorizar la compra de unos productos sobre otros, evitando bloquear recursos y espacio en existencias que no rinden bien. El resultado es una mayor agilidad en la entrega de los productos que los clientes desean y una compra de suministros más inteligente.

Mejor gestión del almacén

Un control óptimo del stock ayuda a tener un almacén más organizado, sobre todo en términos de uso del espacio y reducción de los residuos. Dado que cada metro cuadrado de almacén tiene un coste, es esencial aprovecharlo al máximo. Nadie querría seguir pagando por el almacenamiento de artículos que no necesita, ¿verdad? Con este sistema, las empresas reducen el stock innecesario en el almacén. Todas las operaciones se vuelven más rentables y se desperdician menos recursos.

Compatible con la omnicanalidad

Con el aumento de la venta omnicanal, un buen control del stock se vuelve aún más importante. Al poder ver el inventario en tiempo real en todos los canales, las empresas evitarán quedarse sin existencias y sus plataformas mostrarán recuentos precisos.

Conclusión

La gestión de stock es el pilar principal que sustenta una cadena de suministro y un negocio de comercio electrónico saludables. Gestionar las existencias con eficacia es esencial para navegar por el panorama minorista actual, en el que los clientes esperan disponibilidad, entrega puntual y transparencia. Incluso la tienda online más atractiva puede fracasar sin una buena estrategia de gestión de existencias. No se trata solo de la disponibilidad de los productos, sino de crear un activo estratégico que impulse el éxito, así como prácticas empresariales sostenibles, en las que se minimicen los residuos y se utilicen los recursos de forma eficiente.