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KPIs: indicadores para medir el éxito

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Cuando hablamos de KPIs nos referimos a aquellos indicadores que miden la eficiencia, la calidad, la puntualidad y el uso de los recursos, entre otros factores, con el objetivo de valorar el rendimiento de las actividades relacionadas con los objetivos empresariales. A menudo dichos indicadores determinan el éxito de estos objetivos. Vamos a profundizar más en ellos.


austin-distel-gUIJ0YszPig-unsplash (1)Definición de KPI

KPI es el acrónimo de Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento) un valor utilizado por las empresas para medir y establecer la eficacia de las actividades destinadas a cumplir objetivos empresariales.

Los KPI se establecen en función de los distintos objetivos y representan etapas intermedias en el camino hacia su consecución. Si los distintos departamentos de una empresa controlan y miden sus KPI y obtienen buenos resultados, significa que están trabajando correctamente.

En definitiva, los KPI funcionan como una brújula y sin ellos y la información fundamental que proporcionan a las empresas sería mucho más difícil alcanzar los objetivos empresariales fijados.

Características de los KPI

Un buen KPI debe ser específico, fácilmente medible, relevante y realista.

Además, como se ha mencionado anteriormente, cada KPI debe estar alineado con la estrategia general de la empresa y con los resultados que busca. Además, debe estar vinculado a un objetivo específico, así como al contexto de la empresa dentro del cual se plantea y se mide. Dicho esto, podemos decir que hay ciertas características generales que explican las ventajas de los KPIs:

  • Miden el rendimiento de aspectos fundamentales de los procesos empresariales para apoyar en la toma de decisiones
  • Muestran el progreso en la consecución de los objetivos de la empresa de forma objetiva
  • Permiten evaluar constantemente el rendimiento mediante el seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo
  • Pueden utilizarse como indicador previo y posterior

Cada KPI representa un elemento fundamental del plan de desarrollo de toda empresa, ya que expresa y mide lo que se quiere conseguir y en qué plazo.

Los indicadores de rendimiento son más fiables cuando pueden detectar tendencias a lo largo del tiempo, en lugar de rendimientos aislados. Trabajar para que sean fiables, precisos y constantes puede marcar la diferencia, dotando así a una empresa de activos estratégicos que puedan guiarla para cumplir sus objetivos, pero también para fijar propósitos e identificar oportunidades.

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Ejemplos de KPIs empresariales

Las empresas suelen emplear KPIs de varios niveles. Los KPIs de alto nivel corresponden a evaluaciones del rendimiento global de la empresa, mientras que los KPIs de bajo nivel evalúan el rendimiento de los distintos departamentos, como ventas, marketing, recursos humanos, atención al cliente, etc. y su rendimiento específico en función de los objetivos.

Cada departamento tiene KPIs específicos a las que referirse. A continuación puedes ver algunos ejemplos:

KPIs de venta al por menor

Los KPIs de venta al por menor miden el rendimiento de una tienda física. Los principales KPIs de venta al por menor son:

  • Devoluciones: conocer las razones que han llevado a un cliente a devolver un producto es esencial para mejorar el servicio.
  • Rotación de empleados: útil para conocer la satisfacción del personal y aplicar políticas de RRHH para apoyar a los empleados
  • Ticket medio: la relación entre el importe total de las operaciones y el número de recibos emitidos.

KPIs de la cadena de suministro

La cadena de suministro de materias primas es la columna vertebral de cualquier planta de producción. Descubramos los principales KPIs de la cadena de suministro.

  • Rendimiento del aprovisionamiento, por ejemplo el plazo de entrega del suministro, es decir, el tiempo necesario para entregar un pedido de un proveedor al almacén
  • Days Payable Outstanding (DPO) son los días que tarda una empresa en pagar las facturas a sus proveedores
  • Ciclo de caja es el tiempo que transcurre entre que una empresa paga a sus proveedores por un pedido de existencias y recibe el dinero de los clientes.

KPIs de producción

Existen múltiples KPIs para el seguimiento de la producción. Veamos los más relevantes.

  • OEE (Overall Equipment Effectiveness) mide la capacidad de producción global de la planta en función de la calidad, la eficiencia y la disponibilidad.
  • Rendimiento del proceso, necesario para medir la productividad de los ciclos de producción. Se basa en la Cantidad producida, los Tiempos muertos, es decir, los tiempos no productivos, las paradas o caídas de velocidad y en la capacidad de producción para medir la correcta utilización de los recursos disponibles
  • La Eficiencia en el Procesamiento de Pedidos, o Lead Time, ayuda a identificar ineficiencias en la línea de producción, en el almacén o en la logística considerando el número de días por estado de pedido. Es esencial para una amplia gestión de la producción conocer el cumplimiento de los pedidos y los plazos de entrega.

KPIs de control de gestión

Son esenciales para definir planes de acción eficientes y alcanzar los objetivos estratégicos corporativos a medio y largo plazo.

Estos son algunos de los principales KPIs de Control de Gestión:

  • Retorno de la Inversión o ROI: evalúa la rentabilidad de una inversión analizando detalladamente sus costes/beneficios con el objetivo de optimizar costes, aumentar la producción y los beneficios.
  • Capacidad de recursos: el seguimiento de este indicador ayuda a determinar si una empresa puede cumplir sus normas de calidad asignando los recursos adecuados en función de los flujos de trabajo y manteniendo la calidad de sus bienes o servicios.
  • Eficiencia en el uso de fondos y recursos económicos: este indicador ayuda a mejorar la asignación de recursos económicos, al comprender dónde se incurre en gastos y anticipar actividades futuras. El índice de rendimiento de costes o IPC también proporciona información sobre el rendimiento de los fondos invertidos
  • Desarrollo del trabajo atrasado: este indicador pretende arrojar luz sobre el trabajo atrasado. Es fundamental para el progreso de todos los procesos de la empresa, ya que permite a cada miembro saber qué trabajo se ha realizado y qué queda por realizar.

KPIs de ventas

Crear KPIs que puedan proporcionar datos fiables sobre el rendimiento de las ventas es esencial para evaluarlas. Veamos los más importantes.

  • Porcentaje de leads cualificados: esta KPI nos ayuda a comprender cuántos de los leads cualificados generados por los distintos canales de marketing pueden representar una oportunidad de venta real.
  • Tasa de cierre: un indicador que nos ayuda a cuantificar la relación entre la tasa de cierre y las oportunidades gestionadas o asignadas, para comprender la eficacia de los recursos de ventas y cómo utilizarlos.
  • Tiempo de conversión de leads: esta KPI indica el tiempo que se tarda en convertir una oportunidad o lead en un cliente real. Monitorizarlo es muy importante porque significa entender mejor el proceso de ventas y cómo mejorar su eficiencia
  • Coste medio por lead: a menudo tendemos a centrarnos en cerrar un contrato sin medir cuántos recursos financieros fueron necesarios para obtenerlo. Esta KPI es esencial porque nos ayuda a analizar la eficiencia de la venta y puede ayudarnos a recuperar recursos financieros.

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KPIs de logística

Existen numerosos tipos de indicadores de rendimiento para el sector logístico en función de las fases del transporte que queramos analizar, desde la obtención de recursos, pasando por la logística de almacén, hasta la entrega al cliente.

  • Número de envíos: esencial para conocer el volumen de envíos de proveedores y clientes.
  • Tiempo de envío: un indicador fundamental para identificar posibles problemas en la gestión del cumplimiento de los pedidos y mejorarlo.
  • Coste de transporte por venta: gracias a esta importante KPI es posible analizar y controlar la relación entre los costes totales de transporte y las ventas realizadas. Este valor verifica la sostenibilidad de los gastos logísticos de la empresa.
  • Tasa de puntualidad: este indicador identifica el porcentaje de entregas puntuales sobre el total de entregas realizadas. Es una KPI cualitativa que estudia la eficiencia del transporte, con el fin de mejorarla si es necesario.

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KPIs de comercio electrónico

También existen KPIs específicos para la venta online, desde el número de visitantes únicos a tu eshop hasta datos de captación y retención de clientes. Descubramos juntos los principales.

  • Tasa de conversión: se calcula para cada canal digital y analiza la relación entre el número de visitas totales al ecommerce y el número de pedidos online recibidos.
  • Tasa de abandono del carrito: esencial para conocer los puntos débiles de tu tienda online. Analiza todos los aspectos cruciales de la experiencia de compra, desde los métodos de pago elegidos, pasando por los métodos de pago ofrecidos al usuario, hasta las opciones de entrega incluidas.
  • Tráfico directo: a partir del número de usuarios que visitan el ecommerce tecleando directamente la dirección en el navegador, este KPI indica el nivel de fidelización de los clientes, midiendo también la fuerza de la presencia online de la marca.
  • Entrega según lo prometido: un indicador fundamental para las plataformas de venta online porque mide el porcentaje de pedidos entregados a tiempo. Este KPI es esencial para investigar la eficiencia del back office, la logística y los envíos.

KPIs de marketing

Los KPIs de Marketing varían mucho en función del tipo de empresa y de los objetivos específicos. Aquí enumeramos algunos de las más utilizados.

  • CAC o Coste de adquisición de clientes, es decir, el coste de adquisición por cliente único. Se trata de una KPI fundamental que se obtiene calculando las inversiones generales en marketing y los clientes adquiridos en un período determinado.
  • El CTR o Click Through Rate mide la tasa de clics en un contenido y por lo tanto es capaz de determinar su eficacia.
  • Analítica de sitios web: generalmente está relacionada con el número de visitantes de un sitio web, el tiempo medio de visita y el tiempo de permanencia en una página específica. Este indicador es muy valioso para los motores de búsqueda.
  • Tasa de abandono: ayuda a medir el porcentaje de usuarios "perdidos", es decir, aquellos que han abandonado un determinado servicio en un periodo bien definido, sobre el total de clientes activos de una empresa

KPIs de redes sociales

Existen muchos KPIs para analizar la presencia de una empresa en las redes sociales. Algunos de ellos son:

  • Crecimiento de la base de fans y seguidores: no solo hablamos de un aspecto cuantitativo, sino también cualitativo. De hecho, la comunidad online ideal debe estar formada por un público bien definido e interesado en el valor de una marca.
  • Engagement de la comunidad: analiza el nivel de implicación. Las publicaciones con un alto nivel de engagement (comentarios, guardados, Me gusta, etc.) serán más visibles para otras personas. Este indicador también te permite entender cómo de relevante e interesante es el contenido que estás ofreciendo.
  • Aumento del reconocimiento de marca: una importante KPI social que mide el número de menciones a tu marca, permitiéndote así controlar su reputación.

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Cómo medir los distintos tipos de KPIs

Existen muchas herramientas para medir los KPIs que varían según el tipo de KPI.

Para los KPI de producción, las herramientas más utilizadas son los softwares MES (Manufacturing Execution System), capaces de detectar datos e indicadores relacionados con todas las fases de producción directamente desde la maquinaria de producción o si los operarios los introducen manualmente. Entre los más populares nos gustaría mencionar Katana.

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Katana es especialmente popular entre los vendedores online, ya que optimiza la gestión de la producción, desde el inventario hasta las materias primas, también mediante el control de KPIs específicos. El sistema se integra perfectamente con las principales plataformas de comercio electrónico, como Shopify y WooCommerce, y con los servicios de contabilidad Xero y QuickBooks.

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SAP SCM, indicada específicamente para la gestión de la cadena de suministro, se encuentra entre las aplicaciones para empresas más populares desarrolladas por SAP. SAP SCM permite gestionar íntegramente los procesos relacionados con la Cadena de Suministro, desde el aprovisionamiento hasta la entrega de bienes o servicios, apoyando a las empresas en su planificación, así como en la mejora de su eficiencia, control y visibilidad.

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Para mejorar la eficiencia del control de gestión recomendamos CCH® Target di Wolters Kluwer. Ideal para una planificación fiable y una mayor profundidad de análisis, gracias a la unión de datos, procesos y personas en una única plataforma, aumenta la productividad de toda la empresa. También permite comprobar el progreso del trabajo y obtener una visión completa de los procesos fiscales, administrativos y de producción.

Supervisar la productividad y la eficacia del equipo de ventas mientras les brindas una herramienta indispensable es posible con la solución adecuada.

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Sales Force es probablemente una de las herramientas de gestión de ventas más populares del mundo. Se trata de una solución adecuada para empresas de todos los tamaños y de cualquier sector. Te permitirá tener bajo control todos los aspectos del proceso de ventas para mejorarlo y aumentar la productividad. Una herramienta que permite a las empresas gestionar y medir sus ventas al tiempo que ayuda al equipo de ventas a gestionar mejor los clientes.

Odoo es una de las herramientas más valoradas por las empresas que venden online, específica para la optimización del comercio electrónico.

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Odoo es un software de planificación de recursos empresariales que ayuda a las empresas a gestionar las ventas, el inventario, la producción, el almacén, la gestión de existencias, la contabilidad, la facturación y la relación con los clientes (CRM). Odoo se puede personalizar según las necesidades, y está disponible en la nube, así como en aplicación para instalar, y es compatible con los principales sistemas operativos (Mac y Windows) y dispositivos móviles iOS y Android.

Entre las herramientas más populares utilizadas para analizar el rendimiento del Marketing y las redes sociales tenemos Google Analytics.

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Google Analytics es una de las herramientas más populares para analizar y supervisar el rendimiento del marketing. Permite recopilar y analizar parámetros que van desde el número de visitantes únicos hasta el tiempo de permanencia en las páginas, el origen de los usuarios, la tasa de rebote y la tasa de conversión.

Gracias al tipo de análisis que ofrece, perrmite supervisar eficazmente el rendimiento de un sitio, así como de una campaña específica, controlar sus KPI y elaborar estadísticas precisas. Basta con hacer clic en la pestaña Social Acquisition para analizar la actividad en las redes sociales, valorar qué canales generan el tráfico de las publicaciones y en cuáles.

En conclusión

Analizar y supervisar los KPI es esencial para ahorrar costes y optimizar los procesos empresariales.

Esperamos que este repaso a los KPIs empresariales más comunes te ayude a mejorar tu negocio día a día.

En nuestro blog encontrarás muchas otras actualizaciones y artículos útiles para gestionar tu negocio internacional en todos los aspectos, desde el marketing hasta la logística, pasando por la sostenibilidad.

ShippyPro Team

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