5 conseils pour un dédouanement simple et rapide

En tant qu’entreprise de e-commerce, vous êtes certainement amené(e) à expédier des envois à l’international pour différentes raisons : du matériel étranger destiné à une usine située sur votre territoire ou des produits de votre fabricant. Il vous arrive probablement aussi d’envoyer un produit à un entrepôt à l’étranger ou à un entrepôt que vous utilisez pour les ventes réalisées via votre site Shopify.

Quoi qu’il en soit, si vous développez votre entreprise de e-commerce, vous serez inévitablement confronté(e) aux formalités de dédouanement. Dans cet article, nous vous expliquerons la procédure de dédouanement en détail et vous fournirons des conseils pour éviter les retards en douane.

Qu’est-ce que le dédouanement ? 

Le dédouanement désigne les formalités douanières nécessaires pour permettre à des marchandises d’entrer sur le territoire d’un pays ou d’en sortir. Chaque pays dispose de ses propres règlementations douanières, que vous devrez respecter.

De manière générale, pour que vos marchandises puissent être livrées, vous devrez compléter les documents exigés par les douanes et vous acquitter des droits applicables.

Comment fonctionne la procédure de dédouanement ?

Même si des exigences douanières spécifiques s’appliquent dans chaque pays, la procédure est similaire dans le monde entier.

Voici comment cette procédure se déroule :

1. L’agent des douanes vérifie l’ensemble des documents que vous avez fournis avec votre envoi. Il s’agit notamment de la facture commerciale, indispensable pour tout envoi international, et éventuellement d’autres documents, tel qu’un certificat sanitaire.
2. Ensuite, l’agent des douanes détermine les droits de douanes et taxes applicables, le cas échéant. Le type de produit, la quantité et les lois nationales auront une incidence sur leur montant.
3. L’agent des douanes réclame alors le paiement des droits de douane et taxes. S’ils n’ont pas été réglés à l’avance par l’expéditeur, le destinataire devra s’en acquitter à ce moment précis. Vous pouvez convenir de l’utilisation d’Incoterms avec vos fournisseurs (voir ci-dessous).
4. L’agent des douanes procède à la mainlevée de l’envoi dès que les droits de douanes et taxes ont été acquittés et les documents corrects fournis.

5 conseils pour un dédouanement simple et rapide

Pour assurer le dédouanement simple et rapide de vos envois, nous vous recommandons de suivre les 5 conseils clés suivants. À titre d’exemple, nous nous réfèrerons à une procédure de dédouanement classique avec notre partenaire FedEx.

Conseil 1. Assurez-vous que votre facture commerciale est complète et que la description des marchandises est précise

Vous devrez créer une facture commerciale pour l’importation. Vous pouvez le faire directement sur la plateforme FedEx en accédant à votre compte FedEx. Voici leur modèle de facture commerciale :

Lors de la création de votre facture commerciale, assurez-vous que vos descriptions sont précises. Ne vous contentez pas d’une brève description, mais ajoutez le plus de détails possible.

Vous trouverez des exemples de bonnes et mauvaises descriptions sur le site Internet de FedEx.

Nous vous recommandons de nous faire parvenir ce document par voie électronique. Ainsi, il sera accessible en permanence.

Vous devrez également inclure un bordereau d’expédition correct et complet. Il s’agit d’un document obligatoire fourni par le transporteur qui atteste de la réception et de la prise en charge de l’envoi par ce dernier. Ce document doit spécifier l’adresse de destination ainsi que les coordonnées du destinataire. Il peut être comparé à un reçu. Il vous sera remis par le transporteur. Veillez à en garder une copie pour votre administration et à inclure l’original dans votre envoi.

Conseil 2. Choisissez judicieusement vos Incoterms (ou International Commercial Terms)

Il existe différents types de règles définissant à qui incombe la responsabilité de dédouaner les marchandises devant être importées :

• Les Incoterms déterminent à quel moment de la procédure d’expédition la responsabilité d’un envoi (notamment les risques, les coûts et l’assurance) est transférée de l’expéditeur au destinataire.

Avant l’envoi des marchandises, l’expéditeur et le destinataire doivent convenir des Incoterms applicables et ainsi définir qui est responsable des différents coûts d’expédition.

• DAP signifie « Delivery At Place », tandis que DDP signifie « Delivered Duty Paid ».

 Mais que signifient ces acronymes et quelle est l’incidence de ces régimes sur la procédure de dédouanement ?

• DAP – Le vendeur est responsable de la livraison des marchandises jusqu’à l’adresse de destination de l’acheteur, mais n’est pas responsable des frais et formalités d’importation.
• DDP – Le vendeur doit livrer les marchandises à ses frais et à ses risques et périls, s’occuper de toutes les formalités et acquitter les droits de douane à l’importation ainsi que tous autres frais.

Les vendeurs préfèrent généralement opter pour le régime DAP, mais vous pouvez choisir entre ces deux solutions en concertation avec vos fournisseurs en tenant compte de l’entreprise qui a le plus d’expérience en matière de dédouanement dans le pays en question. Consultez chacun de vos fournisseurs pour définir qui est le plus expérimenté et ainsi prendre une décision avisée.

Conseil 3. Renseignez-vous sur les éventuels autres documents à fournir, qui varient selon le type de produit et le pays

Selon le produit que vous expédiez et le pays de destination, certains documents supplémentaires peuvent être obligatoires en plus de la facture commerciale et du bordereau d’expédition.

Par exemple, si vous expédiez des denrées périssables, vous devrez certainement fournir un certificat sanitaire. Les produits d’origine animale doivent également être accompagnés de ce document. Cliquez sur ce lien pour connaître les certificats sanitaires obligatoires en Grande-Bretagne pour les produits d’origine animale.

Vous ne savez pas quels documents sont obligatoires pour votre envoi ?

Rendez-vous sur le site du gouvernement des pays d’origine et de destination de vos marchandises. 

Conseil 4. N’insérez pas vos documents à l’intérieur de l’envoi

La facture commerciale et le bordereau d’expédition doivent être joints à votre envoi sans risque de s’égarer, mais ne doivent pas être placés à l’intérieur. Si vous utilisez FedEx, vous pouvez créer la facture à l’aide de FedEx Ship Manager depuis votre compte FedEx.

Si vous insérez vos documents à l’intérieur de votre envoi, vous risquez d’importants retards, notamment en douane. En effet, pour des raisons de sécurité, les agents de douane n’ouvriront pas votre colis immédiatement pour récupérer les documents votre colis.

Conseil 5. Conservez des informations détaillées et des copies des documents relatifs à vos envois

Créez un dossier numérique sur une plateforme de stockage sécurisé sur le cloud, telle que Box ou Dropbox, dans lequel vous pourrez enregistrer tous vos documents de douane. Scannez et chargez tous vos documents papier pour garder une trace de vos envois. Veillez à organiser vos dossiers numériques : créez un dossier par année, puis des sous-dossiers par date pour chaque envoi.

Comment FedEx facilite vos procédures de dédouanement

Réalisez-vous des envois internationaux ? Si oui, choisir FedEx comme transporteur peut s’avérer un choix judicieux. Notre entreprise offre des services d’aide au dédouanement assurés par des milliers d’experts.

Voici quelques ressources FedEx utiles qui pourraient vous intéresser :

• FedEx International Shipping Assist – Saisissez les informations relatives à votre envoi international en toute simplicité pour recevoir les documents de douane obligatoires.
• FedEx Electronic Trade Documents – Transmettez vos documents de douane obligatoires par voie électronique, pour un traitement plus rapide.
• FedEx Global Trade Manager – Recevez vos documents internationaux, estimez les droits de douane et taxes applicables et réglez les éventuels problèmes depuis une même plateforme.
• FedEx Shipping Channel – consultez ce site pour trouver toutes les informations utiles concernant le dédouanement.

Vous expédiez vers le Royaume-Uni ?

Depuis le Brexit, le Royaume-Uni ne fait plus partie de l’UE. Notre guide complet sur la période post-Brexit comprend de précieuses informations pour aider les entreprises de e-commerce à gérer cette transition.

Le Brexit a eu d’importantes répercussions sur les procédures douanières. Lorsque vous expédiez vers le Royaume-Uni, assurez-vous de remplir une facture commerciale et de fournir les certificats requis, selon le type de produit.

Pourquoi utiliser ShippyPro pour vos envois internationaux

Grâce à notre intégration avec FedEx, vous pouvez gérer les envois et retours de votre boutique de e-commerce en toute simplicité. ShippyPro vous fournit des étiquettes prêtes à imprimer, à la fois pour vos envois et vos retours. En utilisant ShippyPro avec FedEx, vous évitez toutes les problématiques liées aux envois internationaux grâce aux documents de douanes et étiquettes générés automatiquement.