Avec le commerce mondial et la complexité croissante des réglementations douanières, les entreprises doivent trouver des moyens de simplifier et de rationaliser ces processus. Au cours de la dernière décennie, le processus de dédouanement a été entièrement numérisé à différentes étapes, mais de nombreuses entreprises gèrent encore ce processus en partie numériquement et en partie sur papier.
Dans cet article, nous abordons la question de la gestion de la documentation douanière : quelles pratiques peuvent faciliter la vie des entreprises et comment aborder le problème.
En matière de commerce international et d'expéditions transfrontalières, il n'existe pas de réponse unique à la question : quels sont les documents de base requis pour le dédouanement des marchandises ?
Certains documents sont toutefois obligatoires, quels que soient le pays d'origine et la destination des marchandises :
D'autres documents peuvent être exigés en fonction de la catégorie de marchandises (par exemple, pour les envois de denrées alimentaires, de plantes, d'animaux, de produits chimiques ou pharmaceutiques, etc.)
Les personnes qui commercent avec les pays de l'UE peuvent se référer à cet article officiel qui contient tous les documents requis pour le dédouanement et la manière de les remplir.
Pour ceux qui commercent avec les États-Unis, nous recommandons le site officiel de l'U.S. Customs and Border Protections.
Ces dernières années, le processus de dédouanement a été digitalisé, ce qui permet aux entreprises de gérer les documents douaniers plus efficacement. Cependant, certaines entreprises utilisent encore des méthodes basées sur le papier, souvent en raison d'une résistance interne au changement ou d'un manque de ressources pour mettre en œuvre des solutions numériques complètes.
La dématérialisation des documents douaniers n'est plus une option pour de nombreux pays. En fait, l'Union européenne a lancé depuis longtemps un projet en plusieurs phases (actuellement en phase 2) pour l'informatisation des transactions d'exportation au niveau national et au sein de l'Union européenne.
L'Automated Export System (abrégé AES) est un système déjà utilisé dans des pays tels que les États-Unis. Il s'agit d'un système de dialogue entre les commerçants et les autorités douanières locales.
Les applications remaniées permettront, entre autres, l'acquisition, la rectification et l'annulation d'une déclaration par le biais d'un système d'échange d'informations :
La digitalisation de la gestion douanière s'annonçant pour toutes les entreprises, il est utile de commencer à travailler sur ce front en adaptant les outils de l'entreprise.
La gestion sans papier présente plusieurs avantages pour les entreprises, parmi lesquels :
La première option pour les entreprises consiste à intégrer une application personnalisée dans leur système de gestion des marchandises ou de gestion des transports pour gérer leurs flux logistiques et les documents qui s'y rapportent.
Bien qu'elle offre une personnalisation et une flexibilité maximales pour les besoins de l'entreprise, ainsi qu'un contrôle élevé sur l'ensemble de la documentation, elle présente une barrière à l'entrée très élevée en raison du budget du projet.
L'externalisation de l'ensemble du processus de création et d'archivage des documents est certainement plus rentable que la première option et les délais de mise en œuvre sont très courts.
À qui peut-on confier la gestion des documents d'expédition ? De nombreux transporteurs offrent cette possibilité, par exemple. Il va de soi qu'en cas d'externalisation, vous avez moins de contrôle sur la production des documents et sur leur archivage.
La solution intermédiaire entre la création sur mesure et l'externalisation totale est sans aucun doute d'opter pour une solution prête à l'emploi, qu'il s'agisse d'un logiciel à intégrer dans sa propre pile ou d'une gestion de documents via une API.
Dans ce cas, l'entreprise bénéficierait de délais de mise en œuvre très courts et de coûts inférieurs à ceux d'une solution personnalisée, tout en ayant la possibilité d'internaliser la gestion de la documentation douanière.
La digitalisation et la gestion sans papier représentent l'avenir de la logistique internationale. Les réglementations douanières ne cessant de s'actualiser, il est essentiel que les entreprises gardent une longueur d'avance en investissant dans des technologies qui permettent une gestion plus efficace et plus durable des opérations douanières.
Enfin, la mise en œuvre d'une solution numérique complète pour la gestion des droits de douane n'est pas seulement une nécessité opérationnelle et législative, mais aussi un choix stratégique qui peut offrir des avantages concurrentiels significatifs à long terme.