La gestion dématérialisée des expéditions et des retours est une nécessité pour les entreprises de logistique.
Cette approche, qui élimine l'utilisation de documents papier, offre de nombreux avantages en termes d'efficacité opérationnelle, de durabilité et de conformité réglementaire.
Dans cet article, nous examinerons en détail les avantages, les méthodes de mise en œuvre et les coûts associés à la transition vers un système de gestion des documents sans papier.
La décision de passer au format électronique pour les documents d'expédition et de retour découle de différents besoins des entreprises, des États et des consommateurs eux-mêmes. Il y a donc une composante pratique et une composante sociale derrière ce changement.
Voici une courte liste (sans ordre d'importance particulier) des motivations qui poussent à la dématérialisation des retours et des expéditions.
L'expansion des entreprises à l'étranger (UE et hors UE) entraîne la nécessité d'harmoniser les systèmes de documentation afin d'accélérer le dédouanement et de réduire les délais de livraison des marchandises.
La digitalisation facilite le transfert de données entre les différentes réglementations, car elle permet de remplir automatiquement les documents requis.
La production de papier a un tel impact sur l'environnement que, dans des années moins digitalisées, elle a conduit le monde vers une situation d'urgence en matière de déforestation.
Selon une analyse effectuée par McKinsey, 40 % des documents d'expédition sont encore en papier (source). Chaque tonne de papier entraîne l'émission d'environ 27 à 29 kg de CO2, et nous produisons beaucoup de papier !
Selon les données de la FAO, la France a produit 7 millions de tonnes de papier et de carton rien qu'en 2022. Si l'on considère qu'environ 24 à 25 arbres sont abattus pour chaque tonne de papier produite, nous en abattons 168 millions chaque année rien que dans notre pays.
Selon l'étude de cas de McKinsey (source), jusqu'à 6,5 milliards de dollars pourraient être économisés si les entreprises n'utilisaient que des documents de transport électroniques.
En plus de cette économie directe, le commerce international pourrait être amélioré, en accélérant les délais et en facilitant les échanges entre les nations. La Chambre de commerce internationale, par exemple, estime que la dématérialisation des documents d'expédition pourrait générer 267 milliards d'USD d'exportations supplémentaires entre les pays du G7 d'ici à 2026.
La dématérialisation des documents accélère les processus logistiques, en réduisant les délais de traitement et en améliorant la précision des informations.
L'élimination du papier réduit les erreurs de transcription et facilite l'accès aux données en temps réel. Des outils digitaux avancés, tels que les API, permettent d'automatiser la gestion des expéditions, le suivi et les retours, améliorant ainsi l'efficacité globale du flux logistique.
L'un des principaux avantages de la gestion sans papier est la réduction de l'impact sur l'environnement. L'élimination du papier contribue à la réduction des émissions de CO2 liées à la production et au transport des documents papier.
De plus en plus de transporteurs autorisent les retours sans qu'il soit nécessaire d'imprimer des étiquettes, ce qui rend le processus plus durable et plus pratique pour les clients.
L'adoption de la gestion digitale des documents facilite le respect des réglementations en vigueur en matière de conservation et de protection des données.
Les plateformes intégrées garantissent que les documents sont archivés en toute sécurité et ne sont accessibles qu'au personnel autorisé, ce qui réduit le risque de perte ou de vol d'informations sensibles.
La conformité au GDPR et à d'autres réglementations est simplifiée grâce à l'utilisation de systèmes électroniques qui assurent la traçabilité et la protection des données.
Dans le cas de la dématérialisation des documents, les coûts de mise en œuvre peuvent varier en fonction de la solution choisie.
La mise en place d'une gestion sans papier nécessite un investissement initial en logiciels, dans certains cas en matériel et en formation. Toutefois, les coûts initiaux peuvent être compensés par les économies réalisées grâce à la réduction de la consommation de papier, des coûts d'impression et de la main-d'œuvre nécessaire à la gestion des documents papier.
Le retour sur investissement d'un système sans papier peut être significatif non seulement en termes monétaires, mais aussi en termes d'amélioration de l'efficacité et de réduction des erreurs, et donc du temps.
La première étape d'une gestion efficace sans papier est la digitalisation des processus. Cela implique l'utilisation de logiciels pour la création, l'archivage et la gestion de documents électroniques.
Ensuite, le passage à un système sans papier nécessite un programme de formation approprié pour le personnel. Les opérateurs doivent être formés à l'utilisation des nouveaux outils digitaux et aux meilleures pratiques en matière de gestion électronique des documents. Cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont en mesure de tirer pleinement parti des nouvelles technologies et d'opérer en conformité avec les réglementations en vigueur.
Pour maximiser les avantages de la gestion sans papier, il est essentiel que les nouvelles solutions électroniques soient intégrées aux systèmes existants de l'entreprise. Il s'agit notamment de l'ERP, des systèmes de gestion d'entrepôt (TMS, OMS, WMS) et des canaux de vente. L'intégration facilite le partage des données et l'automatisation des processus.
Comme nous l'avons déjà évoqué dans cet article sur la gestion des documents douaniers, le monde évolue vers la dématérialisation de la bureaucratie et de l'expédition en particulier.
Ce qui est aujourd'hui une option deviendra dans quelques années une obligation pour toutes les entreprises au niveau mondial : agir tôt peut donner aux gens le temps de s'adapter au changement et fournir un avantage compétitif à exploiter pour accélérer l'expansion internationale en devançant la concurrence.
C'est dans cette optique que ShippyPro propose des solutions de gestion de documents dématérialisés via API. Contactez-nous pour en savoir plus ou visitez notre page API Paperless.