Conseils et exemples de factures commerciales pour les entreprises ecommerce

Si vous avez une entreprise ecommerce, vous avez probablement entendu parler des factures commerciales. Mais si vous n’avez effectué que des envois nationaux jusqu’à présent, vous n’avez peut-être pas encore eu à en utiliser. Toutefois, si vous envisagez d’étendre votre activité à l’international, vous devrez vous familiariser avec celles-ci le plus tôt possible. 

Examinons ensemble les factures commerciales : ce qu’elles sont, quand vous devez les utiliser et ce à quoi vous devez faire attention.

Table des matières

Qu’est-ce qu’une facture commerciale ?

Une facture commerciale est un document douanier. Elle est nécessaire pour expédier des marchandises à l’étranger et fait office de déclaration en douane pour les exportations. Elle permet à votre colis de passer la douane et aide les autorités à décider si des taxes et des droits d’importation sont applicables.

À quoi servent les factures commerciales ?

Les factures commerciales ne sont pas seulement importantes pour le passage en douane de votre commande. Elles le sont également pour plusieurs autres raisons notamment pour :

• fournir à votre client tous les détails de sa commande
• elles vous aident à comprendre vos ventes annuelles et à calculer les rapports annuels.
• aider votre entreprise à déterminer les produits les plus vendus 
• vous permettre de mieux comprendre quels sont les produits les plus populaires sur certains marchés.

Autres documents d’exportation courants

Lorsque vous expédiez des marchandises à l’international en tant que e-commerçant, les factures commerciales ne sont pas le seul document d’exportation auquel vous devez penser. En fonction du pays dans lequel vous êtes implanté et de la destination de votre expédition, vous devrez inclure d’autres documents douaniers.

Si vous êtes au Royaume-Uni et que vous envoyez des marchandises à l’étranger (à moins que vous n’envoyiez des articles de l’Irlande du Nord vers l’UE), vous devez inclure un formulaire de douane. 

• Certificat d’origine : Il confirme la provenance des marchandises exportées et est délivré pour les marchandises vendues à l’étranger dans le cadre d’une exportation permanente. Il peut être demandé à la douane.
• Certificat de circulation EUR1 : Il est utilisé pour appuyer les demandes de taux de droits préférentiels dans le pays d’importation. Les marchandises doivent provenir du Royaume-Uni et être accompagnées d’un EUR1 correctement rempli et signé.

Si vous envoyez des marchandises des États-Unis, vous avez besoin d’un ensemble de documents différents en plus de la facture commerciale. Il s’agit des documents suivants

• Facture pro forma : elle est utilisée comme outil de négociation entre l’acheteur et le vendeur avant l’envoi des marchandises. Le vendeur doit utiliser ce document pour fixer le prix au début d’une transaction d’exportation. Il doit contenir une description des marchandises vendues et sert à confirmer que le vendeur fournira les produits tels qu’ils sont énumérés.
• Liste de colisage (Packing List) : Ce document indique le vendeur, l’acheteur, le transporteur, le numéro de facture, la date d’expédition et le mode de transport. Il indique également le type de colis (par exemple, boîte, caisse, fût), la quantité d’articles, la description, le nombre de colis, le poids du colis et ses dimensions. Il peut être utilisé par les agents des douanes américaines et étrangères pour contrôler le colis avant qu’il ne quitte les États-Unis ou à son arrivée dans le pays de destination.
• Dépôt électronique d’informations sur les exportations (EEI) : Vos données électroniques d’exportation doivent être déposées en ligne via l’Automated Export System (AES). Cette démarche est nécessaire pour tout envoi dont la valeur dépasse 2 500 dollars.
• Lettre de transport aérien : Tous les envois de fret aérien en provenance des États-Unis doivent être accompagnés d’une lettre de transport aérien. Celle-ci fournit des informations sur le colis afin de faciliter son suivi.
• Lettre de transport (Bill of Lading) : Contrat entre le propriétaire des marchandises et le transporteur, il accuse réception des marchandises.

Comment créer une facture commerciale

Il existe un format standard à respecter pour les factures commerciales. Elles suivent un format assez standard, ce qui vous permet de créer un modèle à utiliser chaque fois que vous devez envoyer une commande à l’étranger.

Ce qu’il faut inclure dans la facture

Il existe une liste d’éléments importants à inclure dans chaque facture commerciale. Il s’agit notamment des éléments suivants

• le nom, l’adresse et les coordonnées de l’expéditeur.
• le nom et l’adresse du destinataire
• la date d’expédition
• la description complète de chaque article
  • s’il y a plusieurs articles, ils doivent être énumérés sur une feuille séparée et joints à la facture
• numéro de TVA
• quantité de chaque article
• devise utilisée
• valeur totale de toutes les marchandises
• pays d’origine
• HS Code
• poids brut (emballage compris)
• poids net (hors emballage)
• la déclaration suivante : “Je déclare sur l’honneur que toutes les informations sont, à ma connaissance, exactes”.
• date et signature

Exemples de factures commerciales

Vous ne savez pas comment présenter tout cela dans un document ? Voici quelques exemples de factures commerciales dont vous pouvez vous inspirer :

Où joindre la facture pour le dédouanement

Une fois que vous avez rempli tous les détails pertinents sur votre facture douanière, il suffit de la joindre à l’extérieur de votre colis. Certains transporteurs vous permettent également d’envoyer une facture électronique.

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