10 esempi di email transazionali: cosa sono e come usarle

Le email transazionali sono un modo semplice ed efficace per comunicare con i propri clienti, e forniscono informazioni importanti come la conferma della creazione di un account, di un ordine o il recupero delle credenziali d’accesso. 

Nel mondo dell’ecommerce sono diventate quasi più importanti dell’email marketing perché assolvono un compito funzionale. Permettono, infatti, di fidelizzare il cliente, di mantenere un contatto costante in modo che non si senta mai abbandonato e di sfruttare questi touchpoint per promuovere prodotti e servizi.

In questo articolo vogliamo approfondire questo aspetto così importante del marketing transazionale: vedremo cosa sono le email transazionali, quali tipologie esistono e alcuni esempi di email per i clienti.

Email transazionali: cosa sono e perché sono importanti

Le email transazionali sono comunicazioni inviate ad un determinato cliente per confermare transazioni, eventi o azioni compiute da quest’ultimo e devono essere spedite immediatamente con sistemi automatici.

Vengono utilizzate per dare il benvenuto ai propri clienti sull’ecommerce o sul sito, dare indicazioni per eventuali cambi di password o altri dati, per confermare un ordine e inviare fatture, per tracciare le spedizioni, ecc.

Sono di vitale importanza per il funzionamento di un ecommerce: avere un servizio di email transazionali poco efficiente potrebbe portare alla perdita di clienti e mettere a rischio l’intero ecosistema di un business.

L’importanza delle email transazionali 

Per capire l’importanza di questa tipologia di email è sufficiente mettersi nei panni dei propri clienti. Immaginiamo di aver appena terminato l’acquisto online di un prodotto high ticket, ovvero di fascia alta, e di non aver ricevuto alcuna comunicazione dall’ecommerce dove l’acquisto è stato effettuato. 

Anche il cliente più esperto di acquisti online sarebbe quanto meno preoccupato di aver perso i propri soldi e nutrirebbe forti dubbi sull’affidabilità di quel brand, evitando certamente qualsiasi tipo di acquisto futuro.

Le email transazionali servono proprio ad evitare questi inconvenienti, contribuendo, al contrario, ad accrescere la fiducia del cliente che è certo di ricevere un servizio impeccabile grazie ad un costante contatto con il brand. 

Un altro punto a favore delle email transazionali riguarda uno dei KPI di marketing più importanti, l’open rate, cioè il tasso di apertura delle email.

L’email marketing è una delle strategie di marketing più utilizzate. La maggior parte delle email transazionali ha un un open rate medio dell'80-85%, mentre per le email di marketing il tasso di apertura è compreso tra il 20-25% (dati Mailgun).

Questo perché le email transazionali contengono informazioni che le persone tendono a visualizzare immediatamente o a rivisitare spesso. 

Inoltre, le email transazionali si prestano bene a veicolare anche messaggi di marketing. Come vedremo più avanti, non è raro inviare email “ibride” che, oltre a fornire informazioni importanti per i clienti, sono in grado anche di promuovere il brand e i suoi prodotti. 

Prevedere una buona gestione di email transazionali, quindi, rappresenta una delle strategie migliori da mettere in campo per fidelizzare i propri clienti. 

Esistono diversi strumenti per gestirle al meglio, uno di questi è ShippyPro che attraverso i suoi template consente di personalizzare tutte le tipologie di email.

Le funzioni che queste mail possono assumere sono diverse, vediamo quindi quali sono le tipologie di email transazionali e alcuni esempi.

Email transazionali: 10 esempi di email per i clienti

Adesso che abbiamo stabilito cosa sono le email transazionali, vediamo quali tipologie esistono in base alla funzione che assolvono. Per ciascuna tipologia vedremo poi un esempio.

1. Conferma creazione dell’account
2. Email di benvenuto
3. Conferma dell’ordine
4. Tracciamento dell’ordine
5. Richiesta del feedback
6. Upselling e cross selling
7. Fatture e ricevute
8. Recupero delle credenziali d’accesso
9. Resi
10. Abbandono del carrello 

Vediamole una per una.

1. Conferma della creazione dell’account

Quando un utente si iscrive ad un sito o ad un ecommerce, oppure sottoscrive un abbonamento o un servizio, è importante che riceva un’email per la conferma della creazione dell’account. 

Questo tipo di comunicazioni sono utili anche per verificare la correttezza dell’indirizzo email fornito. L’opzione double opt-in, infatti, consente di inviare una mail di conferma all’utente che dovrà cliccare su un pulsante per attivare il proprio profilo. 

In questo modo si ottengono due risultati: la conferma della correttezza dell’indirizzo e la dimostrazione esplicita della volontà dell’utente di iscriversi. 

In questo caso specifico SemRush ha scelto di utilizzare un codice di verifica per confermare l’email. Ma le email transazionali sono altamente personalizzabili ed è possibile utilizzare diversi sistemi di conferma e ovviamente differenti tone of voice.

Ikea ad esempio ha scelto di posizionare un tasto nelle sue email per verificare l’indirizzo.

2. Email di benvenuto

L’email di benvenuto viene inviata dopo la registrazione e ha principalmente uno scopo di marketing più che funzionale. Ma nessuno vieta di combinare le due cose come ha scelto di fare Scalapay.

In questa email di benvenuto Scalapay ha scelto di evidenziare i servizi disponibili, offrendo l’accesso diretto attraverso il tasto “discover” e di dare spazio alle FAQ dei clienti.

Ikea, invece, nella sua email transazionale di benvenuto inserisce informazioni sulla carta Ikea Family che offre molti vantaggi e promozioni dedicate.

3. Conferma dell’ordine

Sono email con un tasso di apertura molto alto e devono essere inviate al cliente il prima possibile per tranquillizzarlo sulla buona riuscita dell’acquisto ed evitare di ricevere email e richieste da parte di clienti preoccupati. 

Devono contenere: 

• un breve ma dettagliato riepilogo dell’ordine;
• informazioni relative all’ordine, all’account, al servizio clienti, ecc;
• una stima dei tempi di consegna.

Ma questo tipo di email transazionale può essere utilizzata anche per presentare ai clienti le pagine istituzionali sui social network, oppure promuovere prodotti simili, complementari o accessori rispetto a quello acquistato.

In questa email MediaWorld ha dato maggiore spazio ai dati relativi all’ordine, ma si tratta soltanto della prima email di conferma: nel momento in cui, entro 24 ore, l’ordine sarà preso in carico, MediaWorld invierà un’ulteriore email di conferma con maggiori dettagli.

4. Tracciamento dell’ordine

Nelle spedizioni ecommerce il tracciamento dell’ordine è un’altra email transazionale fondamentale. 

L’utilizzo di sistemi automatizzati come il servizio di Track & Trace di ShippyPro tranquillizza l’utente e contribuisce a migliorare l’immagine del brand, trasmettendo professionalità e affidabilità. 

Il cliente riceve la conferma di spedizione e può verificare in qualsiasi momento dove si trova il suo pacco. In questo modo si eviterà di ricevere innumerevoli richieste e comunicazioni di utenti preoccupati che vogliono sapere dove si trova il proprio articolo.  

5. Richiesta del feedback

Con questo tipo di email transazionale è possibile richiedere un feedback al proprio cliente, utile per comprendere eventuali difficoltà e avere indicazioni per migliorare i prodotti e l’esperienza di navigazione. 

Spesso non si attribuisce la giusta importanza a questo genere di email transazionale. In realtà è fondamentale: ricevere un feedback positivo conferisce autorevolezza al brand e contribuisce ad aumentare la sua affidabilità.

Spesso i buyers dimenticano di lasciare il feedback, il momento migliore per richiederlo, quindi, è quello di massima soddisfazione ed emozione del cliente: subito dopo che ha ricevuto il suo pacco. È quello il momento in cui è più disponibile a lasciare un'opinione, soprattutto se può farlo attraverso un link in maniera semplice e veloce. 

Utilizzando questa strategia aumentano le probabilità di ricevere feedback con un contenuto emozionale più rilevante. 

Quando si tratta di acquisti che durano nel tempo come nel caso di un corso online, è più difficile stabilire qual è il momento migliore per richiedere il feedback. Al momento dell’acquisto il cliente ancora non sa se è soddisfatto perché non ha ancora avuto modo di provarlo, ma aspettare troppo tempo significherebbe abbassare le probabilità di ricevere una risposta. Una buona strategia può essere quella di promettere una piccola sorpresa una volta inserita la valutazione, come ha scelto di fare Veronica Gentili per un suo corso. In questo modo si può incuriosire il cliente e spingerlo a lasciare la propria opinione.

6. Upselling e cross selling 

Si tratta di tutte le e-mail che fanno seguito al primo acquisto eseguito da un cliente e hanno l’obiettivo di promuovere altri prodotti più avanzati o correlati al primo. 

Le strategie di marketing utilizzate in questo caso sono:

• il cross selling, ovvero la promozione di un prodotto correlato o complementare al primo acquisto, a cui il cliente potrebbe essere interessato (un accessorio per il nuovo smartphone appena acquistato);
• l’upselling, che prevede la promozione di un prodotto di qualità superiore rispetto a quello appena acquistato (o che si intende acquistare) e che fa leva su una differenza di prezzo marginale per un prodotto di gran lunga superiore (uno smartphone di fascia più alta rispetto a quello che si è appena inserito nel carrello).

Ecco un esempio di email transazionale dove, in seguito al primo acquisto di un corso base di fotografia di Viaggio Solo Andata, viene proposto un prodotto ulteriore più avanzato, con uno sconto rilevante riservato ai clienti.

Sono uno strumento fondamentale per incrementare il fatturato di un ecommerce. È molto più facile, infatti, stimolare un cliente soddisfatto a comprare nuovamente, che spingere un utente a fare il suo primo acquisto.

7. Fatture e ricevute

Il servizio di email transazionale deve comprendere necessariamente anche le mail per l’invio di fatture e ricevute.

L’invio di queste mail può essere contestuale alla conferma dell’ordine, integrando la fattura nella stessa email, oppure possono essere inviate separatamente.

Il contenuto in questo caso sarà molto semplice, perché sarà necessario inserire semplicemente la fattura. Ecco un esempio per l’acquisto di un corso online.

8. Recupero delle credenziali d’accesso

Altra email transazionale fondamentale è quella che consente il recupero delle credenziali d’accesso. Se un utente dimentica la propria password, deve avere la possibilità con pochi click di recuperarla creandone una nuova. 

Ciò può avvenire attraverso un tasto dedicato, all’interno del sito, dove il cliente deve poter cliccare per ricevere l’email transazionale per il recupero.

Ma alcuni brand scelgono di anticipare questi inconvenienti inviando, al momento dell’iscrizione, o poco dopo, la procedura per l’eventuale perdita delle credenziali, come ha scelto di fare Luca La Mesa nell’immagine qui sotto.

9. Resi

Le statistiche dei resi sono un punto dolente per ogni azienda. Ma la gestione dei resi e la comunicazione con i clienti non deve essere per forza complicata. Non a caso il servizio offerto da ShippyPro si chiama Easy Return, e come si vede nell’immagine sopra permette di personalizzare completamente il tipo di comunicazione inviata anche su questo fronte.

L’email transazionale in questo caso deve notificare la ricezione del modulo resi compilato dal cliente e offrire informazioni dettagliate riguardo al ritiro dell’oggetto o ai punti di consegna.

10. Abbandono del carrello 

Non si tratta esattamente di un'email transazionale, nel senso che non riguarda una transazione avvenuta, ma un acquisto mancato. Il carrello abbandonato è uno dei crucci più grandi per i titolari di un ecommerce. 

È necessario mettere in campo tutte le strategie migliori per capire se il cliente ha dei dubbi sulla spedizione o ha bisogno di indicare un luogo di ritiro prestabilito; se è rimasto colpito, in negativo, dai costi di spedizione o non si aspettava di dover completare tutti quei passaggi prima di acquistare. 

Inviare un’email transazionale per chiedere quale sia la motivazione che ha lasciato in sospeso l’acquisto e magari offrire un coupon sconto, può essere la soluzione per riportare il cliente al proprio sito.

Gestione email transazionali: come farla

Il marketing post-vendita può richiedere tempo e molte energie. Non è pensabile dimenticare di inviare email di conferma di un ordine o di una spedizione, né men che meno farlo a mano, diventa necessario utilizzare piattaforme che offrono servizi di email marketing. 

Questo generalmente è possibile attraverso i software CRM (Customer Relationship Management), le piattaforme CMS (Content Management System) come Prestashop, Magento, Woocommerce o, per quanto riguarda il tracciamento delle spedizioni, è un servizio effettuato direttamente dai corrieri che offrono questo servizio.

Una gestione così frammentata e demandata a strumenti e piattaforme differenti però può causare delle inefficienze e degli errori a livello di informazioni fornite. Ecco perché ShippyPro ha pensato di centralizzare in un unico pannello di controllo la gestione delle email transazionali legate alle spedizioni, garantendo: 

• il pieno controllo delle spedizioni in un’unica dashboard;
• la personalizzazione della pagina di tracking;
• la personalizzazione delle email transazionali;
• l’automatizzazione delle notifiche di tracking per ogni aggiornamento di stato della spedizione.

Email transazionali: conclusioni

In questo articolo abbiamo visto cosa sono le email transazionali, alcuni esempi per ciascuna categoria e quanto queste comunicazioni siano indispensabili per il funzionamento del proprio ecommerce. 

Non implementare le email transazionali genera, oltre ad un senso di disservizio e smarrimento per il cliente, anche un incremento esponenziale del tempo dedicato alla customer care.

Le email transazionali rappresentano ancora uno strumento fondamentale per consolidare il rapporto con il cliente, trasmettere affidabilità e serietà e conquistare la sua fiducia.