5 suggerimenti per uno sdoganamento più agevole

Le società di e–commerce come la vostra spesso effettuano spedizioni internazionali per vari motivi. Talvolta importano dall’estero materiali che vengono poi trasformati sul loro territorio nazionale. Altre volte importano prodotti finiti, fabbricati da produttori esteri. Altre volte ancora spediscono i loro prodotti in magazzini situati in altri paesi o utilizzati come base logistica per gestire le vendite effettuate tramite Shopify.

Senza dubbio, se le vostre attività di e–commerce crescono, prima o poi entreranno in gioco le dogane.

In questo post cercheremo di capire meglio come funziona l’iter di sdoganamento e vi offriremo alcuni suggerimenti per superare le dogane nel modo più agevole e lineare possibile.

Cos’è lo sdoganamento? 

Lo sdoganamento non è altro che la procedura di svincolo delle merci in dogana, affinché possano entrare o uscire da un determinato paese. Ogni paese ha una propria autorità doganale e propri obblighi in materia.

Generalmente, per concedere il via libera allo svincolo delle merci, le dogane richiedono la presentazione di una serie di documenti e il versamento dei dazi applicabili.

Come funziona l’iter di sdoganamento?

Ogni paese impone requisiti doganali locali, ma l’iter procedurale si assomiglia in tutto il mondo.

Ecco i passaggi previsti.

1. Il personale doganale verifica la documentazione acclusa dal mittente alla spedizione. La documentazione deve includere sempre una fattura commerciale, obbligatoria per le spedizioni internazionali, e altri documenti tra cui, ad esempio, dei certificati sanitari.
2. Il personale doganale determina se vanno applicati dazi e imposte e, nel caso, il loro ammontare. Il regime di tassazione e i dazi applicati dipendono in sostanza dal tipo di prodotto, dalle quantità e dalle leggi locali.
3. A questo punto, il personale doganale esige il pagamento dei dazi e delle imposte. Se non sono già stati saldati dal mittente, devono essere versati in questa fase. Vi suggeriamo di negoziare con i vostri fornitori gli Incoterms applicabili (il tema è approfondito più avanti).
4. Una volta ricevuto il saldo di tutti i diritti previsti e ottenuti tutti i documenti corretti, il personale doganale svincola la spedizione.

5 suggerimenti per uno sdoganamento più agevole

Per snellire il processo di sdoganamento il più possibile, trovate 5 validi suggerimenti qui di seguito. Abbiamo preso ad esempio una procedura di sdoganamento standard, effettuata in partnership con FedEx.

1. Assicuratevi di avere indicato tutti i dati necessari sulla fattura commerciale, inclusa una descrizione accurata delle merci

È necessario creare una fattura commerciale per ogni importazione. I titolari di Codice Cliente FedEx possono crearla direttamente sul portale FedEx. Ecco il modello di fattura commerciale proposto:

Quando preparate la vostra fattura commerciale, abbiate cura di inserire descrizioni accurate. Non fornite soltanto le descrizioni minime indispensabili, ma indicate quanti più dettagli possibile.

Sul suo sito internet, FedEx riporta alcuni esempi di descrizioni delle merci giuste e sbagliate.

Vi consigliamo di inviarci la documentazione per via digitale, in modo da averla sempre a disposizione.

Dovrete inoltre allegare una lettera di vettura completa e accurata. Le Lettere di Vettura, obbligatorie, sono emesse dal vettore. Attestano la ricezione e il possesso della spedizione da parte di quest’ultimo. Devono riportare l’indirizzo di destinazione e le informazioni e i recapiti del destinatario. Consideratele come una sorta di ricevuta che vi viene consegnata dal vettore: dovrete conservarne una copia per i vostri archivi e allegare l’originale alla spedizione.

2. Scegliete con attenzione le condizioni commerciali internazionali da applicare (Incoterms)

Gli Incoterms prevedono diverse modalità di consegna delle importazioni e, essenzialmente, stabiliscono quale soggetto è responsabile dello sdoganamento:

• Precisano, ad esempio, il momento in cui la responsabilità della spedizione (con i relativi rischi, oneri e assicurazioni) viene trasferita dal mittente al destinatario.

Prima che le merci vengano spedite, il mittente e il destinatario si accordano sugli Incoterms da applicare, che stabiliscono a quale soggetto spetta pagare i costi di spedizione.

• DAP sta per “Delivery at place” (Reso al luogo di destinazione), mentre DDP per “Delivered duty paid” (Reso sdoganato).

 Ma cosa significano davvero questi termini, e in che modo influiscono sull’iter di sdoganamento?

• DAP – Il venditore è responsabile della consegna delle merci fino al destino indicato dall’acquirente, ma non è responsabile delle formalità e degli oneri dell’importazione.
• DDP – Il venditore è tenuto a consegnare le merci a proprie spese e a proprio rischio, a gestire tutte le formalità e a farsi carico dei dazi all’importazione e di altri eventuali costi.

Com’è ovvio, spesso i venditori propendono per la modalità DAP, ma è bene valutare la modalità più indicata assieme ai propri fornitori, tenendo conto di chi ha maggiore esperienza nello sdoganamento in ingresso in un determinato paese. Vi suggeriamo di rivolgervi direttamente a vari fornitori per capire qual è il più esperto e decidere di conseguenza.

3. Documentatevi per capire se sono necessari altri documenti, in base al tipo di prodotto o al paese

A seconda del prodotto e del paese in cui viene spedito, possono essere necessari altri documenti oltre alla fattura e alla lettera di vettura.

Ad esempio, se spedite merci deperibili, dovrete probabilmente allegare un certificato sanitario. Anche i prodotti animali richiedono spesso un certificato di questa natura. Trovate qui un elenco delle certificazioni sanitarie per i prodotti animali previste dal governo britannico.

Non sapete a chi rivolgervi per capire quali altri documenti potrebbero essere richiesti?

Visitate i siti internet dei governi dei vostri paesi di importazione ed esportazione. 

4. Evitate di inserire i documenti all’interno della spedizione

La fattura commerciale e la Lettera di Vettura devono essere allegate in modo sicuro all’esterno della spedizione, non al suo interno. Se spedite con FedEx, potete creare la fattura con lo strumento FedEx Ship Manager dal vostro Codice Cliente FedEx.

Se i documenti si trovano all’interno della spedizione, le merci potrebbero restare bloccate per lungo tempo in dogana con conseguenti ritardi, dal momento che i funzionari doganali, per motivi di sicurezza, non aprono subito la spedizione per cercarli.

5. Archiviate e conservate copie dei documenti con cura

Create una cartella su una piattaforma di archiviazione in cloud, come Box o Dropbox, per i vostri documenti doganali. Scansionate e caricate in formato elettronico anche i documenti cartacei, per tenere traccia di tutto più facilmente. È importante anche organizzare bene le varie cartelle. Create una cartella per ogni anno, contenente una serie di cartelle che saranno nominate con ogni data di spedizione.

Come snellire le procedure doganali con FedEx

Effettuate spedizioni internazionali? Se la risposta è sì, scegliere FedEx come vostro partner potrebbe essere la mossa più intelligente. Società di spedizioni con un team di migliaia di esperti doganali, FedEx offre infatti una valida assistenza sulle procedure di sdoganamento.

Ma non solo! Ecco un elenco di alcune risorse di FedEx particolarmente utili:

• FedEx International Shipping Assist – Un servizio che consente di fornire facilmente una serie di dati relativi alle proprie spedizioni internazionali e ricevere i documenti doganali necessari.
• FedEx Electronic Trade Documents – Una risorsa che permette di caricare i documenti doganali in formato elettronico, per accelerare le procedure.
• FedEx Global Trade Manager – Uno strumento da cui ottenere documenti internazionali, stime sui diritti doganali e una rapida risoluzione di diversi problemi.
• FedEx Shipping Channel: Un ricco portale informativo per approfondire il funzionamento delle dogane.

Spedizioni verso il Regno Unito?

Dopo la Brexit, il Regno Unito ufficialmente non fa più parte dell’UE. Nella nostra esaustiva guida al post-Brexit troverete tante informazioni utili, pensate appositamente per aiutare le società di e–commerce a gestire al meglio la transizione.

Uno degli aspetti su cui la Brexit ha avuto ripercussioni sono proprio le dogane. Se spedite nel Regno Unito, dovrete obbligatoriamente compilare la fattura commerciale e tutti gli altri certificati richiesti, in base al tipo di prodotto.

Perché utilizzare ShippyPro per le vostre spedizioni internazionali

Grazie alla nostra integrazione con FedEx, i nostri clienti possono gestire le spedizioni e i resi dei loro e–commerce in tutta facilità. ShippyPro offre etichette stampabili sia per le spedizioni che per i resi. E, se spedite all’estero, ShippyPro e FedEx vi semplificano la vita, fornendovi etichette e documenti doganali generati automaticamente.