I 15 errori di spedizione più complessi e come evitarli

Gli errori di spedizione sono molto più che un disagio per il funzionamento di un'azienda: le loro conseguenze si riversano a cascata sull'intera customer experience mettendo a rischio il lavoro di marketing, logistica, customer service e spesso anche delle vendite. 

In questo articolo, abbiamo raccolto i 15 errori di spedizione più complessi e comuni da gestire proponendo degli step pratici per poterli evitare o gestire. 

Errori critici nella gestione del magazzino

La gestione del magazzino costituisce il punto di partenza per qualsiasi spedizione efficiente. Circa il 50% di tutti i costi di stoccaggio sono sostenuti nell'area di preparazione ordini. Questo rende la fase di picking particolarmente vulnerabile agli errori che, sebbene possano sembrare marginali con un tasso medio dello 0,3%, generano conseguenze operative significative (fonte).

Picking errato e spedizione di articoli simili

Lo scambio di articoli simili rappresenta uno degli errori più insidiosi nel processo di spedizione. Quando i prodotti hanno dimensioni, colori o imballaggi simili, la probabilità di errore aumenta esponenzialmente. 

Per affrontarli in modo efficace, è necessario introdurre sistemi avanzati di picking assistito da tecnologia (ad esempio scanner barcode o soluzioni pick-to-light/pick-by-voice) che minimizzino l'intervento manuale e riducano drasticamente gli errori umani.

La definizione precisa delle aree di stoccaggio deve essere supportata da software WMS (Warehouse Management System) che separino fisicamente o digitalmente SKU simili e implementino controlli sistematici di verifica finale tramite software che incrocino barcode, SKU e ordini prima della fase di spedizione.

Mancata verifica incrociata tra ordine e contenuto

La verifica incrociata tra l'ordine e il contenuto effettivo del pacco rappresenta una barriera fondamentale contro gli errori di spedizione. Quando questa fase viene trascurata, gli errori di quantità e omissione diventano inevitabili. Sotto pressione o per mancanza di attenzione, un dipendente può assemblare il numero sbagliato di articoli o, peggio, omettere completamente un articolo richiesto.

Per rendere il processo di verifica più efficace è utile implementare sistemi RFID o barcode tracking integrati direttamente nel software di gestione ordini e magazzino. Tale approccio consente di realizzare controlli sistematici immediatamente prima della chiusura del pacco, evidenziando in tempo reale eventuali discrepanze quantitative o qualitative. La gestione degli errori dovrebbe essere supportata da algoritmi predittivi capaci di identificare pattern ricorrenti e anticipare criticità operative.

Assenza di controllo qualità pre-spedizione

Il controllo qualità pre-spedizione rappresenta l'ultimo baluardo contro gli errori logistici. Questo processo si inserisce strategicamente tra le attività di imballo e quelle di spedizione, intercettando prodotti difettosi prima che raggiungano il cliente finale. Secondo i dati raccolti, circa il 6% delle spedizioni vengono intercettate per non conformità, evitando così reclami e costi aggiuntivi legati alla gestione di resi e rifornimenti.

Adottare controlli statistici (metodologia Six Sigma o Total Quality Management - TQM) permette di intercettare difetti di produzione, danneggiamenti nell'imballaggio o problemi di assemblaggio. Investire in automazione visiva (computer vision systems) aumenta significativamente la capacità di identificare non conformità in modo rapido e preciso.

Adottando un approccio integrato che combini controlli in fase di ricezione e in fase di imballo, è possibile creare una barriera efficace che riduce drasticamente i rischi di spedire materiali difettati, garantendo al contempo un'esperienza cliente impeccabile.

Problemi legati ai dati del destinatario

La precisione dei dati del destinatario influisce direttamente sulla consegna. Le statistiche mostrano che una percentuale significativa di pacchi non viene consegnata a causa di informazioni incomplete o errate, generando ritardi costosi e danneggiando la reputazione aziendale.

Indirizzo incompleto o CAP errato

Gli errori nel Codice di Avviamento Postale sono particolarmente problematici poiché lo smistamento automatizzato si basa principalmente sulla lettura del CAP. Per le grandi città suddivise in zone postali, è fondamentale indicare il CAP specifico e non quello generico (ad esempio, 50134 anziché 50100). Un indirizzo incompleto, specialmente senza numero civico, causa inevitabilmente una mancata consegna.

Inoltre, quando il corriere non può raggiungere fisicamente l'indirizzo indicato, come nel caso di aree private con accessi limitati, la consegna diventa impossibile. Per prevenire questi errori, è essenziale:

1. Implementare sistemi di validazione automatica degli indirizzi

2. Richiedere la conferma attiva dell'indirizzo completo prima dell'acquisto

3. Sviluppare protocolli interni per gestire gli ordini con indirizzi incompleti

Numero di telefono non valido

Il numero di telefono, sebbene non obbligatorio secondo alcuni vettori, diventa cruciale quando insorgono problemi di consegna. I sistemi avanzati di validazione dovrebbero verificare:

• La presenza di spazi superflui prima o dopo il numero
• Il rispetto del limite massimo di caratteri (generalmente 15)
• La corrispondenza con il prefisso nazionale

Quando un corriere non riesce a contattare il destinatario per chiarire dettagli dell'indirizzo, il pacco entra in giacenza, avviando costose procedure di restituzione.

Citofono non corrispondente al nome ordine

Una discrepanza fra il nome sull'ordine e quello sul citofono rappresenta un ostacolo frequente e sottovalutato. L'assenza del nominativo sui citofoni o cassette postali non giustifica legalmente l'irreperibilità del destinatario, tuttavia, nella pratica, questa situazione causa spesso tentativi di consegna falliti.

Pertanto, è consigliabile implementare nelle piattaforme e-commerce un campo aggiuntivo "c/o" (presso) per indicare il nome effettivamente presente sul citofono, specialmente per consegne in contesti aziendali o presso terzi. Questa soluzione proattiva riduce significativamente i ritardi di spedizione dovuti a identificazione errata del destinatario.

Etichettatura e documentazione: i rischi nascosti

Una documentazione di trasporto imprecisa rappresenta la causa primaria di ritardi nelle spedizioni, con percentuali di errore che variano dal 6% al 15% secondo le analisi del settore. Questi numeri, apparentemente contenuti, generano ripercussioni operative considerevoli quando moltiplicati per volumi elevati di spedizioni.

Etichette duplicate o non leggibili

La leggibilità dell'etichetta non è solo una questione estetica ma tecnica. Le etichette sfocate o con risoluzione inadeguata compromettono la scansione automatizzata, causando il blocco del pacco nei centri di smistamento. Per garantire l'efficienza operativa, è fondamentale:

• Utilizzare etichette bianche non riflettenti
• Mantenere il testo tra 8 e 12 punti
• Stampare file ad alta risoluzione, soprattutto con loghi aziendali

I problemi di stampa "massiva" rappresentano un rischio ulteriore nell'automazione delle etichettature, specialmente quando si utilizza software di gestione spedizioni non adeguatamente configurato.

Lettera di vettura mancante o errata

La lettera di vettura (LDV) non è semplicemente un documento accessorio ma un elemento costitutivo del contratto di trasporto, regolamentato dall'articolo 1684 del Codice Civile. Questo documento svolge tre funzioni essenziali: probatoria, informativa e di ricevuta.

Ogni lettera di vettura è unica e non può essere riutilizzata. Per spedizioni multicollo, sebbene ogni pacco debba riportare le informazioni di mittente e destinatario, la LDV è una sola e deve specificare il numero esatto dei colli. È inoltre indispensabile conservarla per almeno cinque anni dall'emissione per obblighi legali e fiscali.

L’adozione di piattaforme digitali integrate per la generazione e gestione elettronica delle lettere di vettura (e-LDV) minimizza errori manuali. Tali sistemi, oltre a garantire la conformità normativa, facilitano l'archiviazione digitale e la gestione documentale a lungo termine.

Errore di consegna invertito per etichette confuse

Il riutilizzo di imballaggi senza rimuovere le etichette precedenti rappresenta una delle cause principali di consegne errate. Un caso emblematico è quello delle etichette ristampate e applicate erroneamente su spedizioni diverse, con il risultato che il sistema accetta il pacco ma lo instrada verso il destinatario sbagliato.

Inoltre, quando si utilizzano scatole riciclate, è imperativo cancellare completamente qualsiasi codice a barre o etichetta precedente, poiché i sistemi di smistamento automatizzati potrebbero rilevare informazioni contrastanti, generando confusione nella tracciabilità e nell'instradata mento del pacco.

Blocchi nei centri di smistamento e dogane

I centri di smistamento e le dogane rappresentano i colli di bottiglia più critici nell'intero processo di spedizione internazionale. Secondo i dati raccolti, fino al 30% dei ritardi nelle consegne transfrontaliere è attribuibile a problematiche doganali o di smistamento.

Pacco non accettato dal centro di smistamento

Quando un pacco arriva al centro di smistamento, viene sottoposto a rigorosi controlli di conformità. I sistemi automatizzati verificano dimensioni, peso, forma e leggibilità dell'etichetta. Un'irregolarità in uno qualsiasi di questi parametri può causare il respingimento immediato del collo. Inoltre, pacchi con imballaggi danneggiati o con elementi sporgenti vengono automaticamente rifiutati poiché potrebbero danneggiare i nastri trasportatori o altri colli durante il transito.

Per prevenire questi blocchi operativi, è fondamentale standardizzare gli imballaggi e implementare controlli sistematici pre-spedizione, anziché affidarsi a verifiche casuali.

Documentazione doganale incompleta

La documentazione doganale rappresenta l'ostacolo più frequente nelle spedizioni extra-UE. Per ogni spedizione verso paesi esterni all'Unione Europea è obbligatorio allegare:

• Dichiarazione doganale CN23 compilata correttamente
• Fattura commerciale (per merci destinate alla vendita)
• Dichiarazione di Libera Esportazione (per contenuti di valore superiore a 1.000€)
• Eventuale Dichiarazione di Washington per articoli in pelle

Pertanto, è imperativo verificare che tutti i documenti riportino informazioni identiche tra loro e con quanto dichiarato nella lettera di vettura. Qualsiasi discrepanza, anche minima, genera blocchi doganali che possono prolungarsi per giorni.

Classificazione errata delle merci

La classificazione doganale delle merci mediante i codici HS (Harmonized System) rappresenta una responsabilità diretta dell'operatore economico. Un errore di classificazione può determinare l'applicazione di tariffe doganali inappropriate e persino sanzioni. Analogamente, descrizioni vaghe o incomplete dei prodotti causano inevitabilmente ritardi nell'elaborazione doganale.

Per ottimizzare questo processo critico, è consigliabile sviluppare un database interno di classificazione per i prodotti ricorrenti e implementare controlli automatizzati per verificare la coerenza tra descrizione e codice HS prima di ogni spedizione.

Errori di sistema e automazione mal configurata

L'infrastruttura tecnologica rappresenta il sistema nervoso centrale di qualsiasi operazione logistica moderna. Secondo i dati del settore, il 30% degli errori di spedizione deriva da problematiche informatiche o di automazione mal configurata, con conseguenti ritardi nelle consegne e costi operativi imprevisti.

Software di spedizione non aggiornato

I sistemi di gestione spedizioni obsoleti costituiscono una vulnerabilità operativa critica. La mancata applicazione degli aggiornamenti software non compromette solo la sicurezza dei dati, ma anche l'efficienza dell'intero processo logistico. Infatti, molti degli attacchi malware più dannosi sfruttano le vulnerabilità del software nelle applicazioni più comuni. Un esempio emblematico è rappresentato dall'agenzia di affidabilità creditizia che ha subito una violazione di dati a causa di un aggiornamento ritardato di due mesi.

• Per ottimizzare le operazioni logistiche avanzate, è fondamentale:
• Implementare un protocollo di aggiornamento automatico per tutte le applicazioni critiche
• Pianificare gli aggiornamenti durante periodi di basso volume operativo
• Eseguire test di compatibilità tra sistemi interconnessi prima degli aggiornamenti generali

Automazioni che generano indirizzi errati

Quando i sistemi non sono integrati correttamente tra diverse piattaforme (e-commerce, magazzino, spedizione), la frammentazione dei dati genera discrepanze significative, particolarmente negli indirizzi di destinazione. Un indirizzo registrato errato o non aggiornato che non viene validato automaticamente comporta inevitabilmente la spedizione all'ubicazione sbagliata o il ritorno al magazzino aziendale.

Le soluzioni più avanzate per questo problema includono l'implementazione di API di validazione indirizzi in tempo reale che verificano la corrispondenza con database postali ufficiali prima della generazione delle etichette di spedizione.

Tracking non assegnato o non comunicato

L'assenza di tracking rappresenta una delle principali cause di inefficienza post-spedizione. Questo problema può verificarsi per molteplici ragioni: spedizioni prive di etichetta, pacchi non ancora ritirati o spedizioni internazionali gestite da corrieri terzi. Analogamente, eventi imprevisti come lavori stradali, condizioni meteorologiche avverse o scioperi possono bloccare l'aggiornamento dei sistemi di tracking per oltre 48 ore.

Per risolvere queste problematiche a livello avanzato, è essenziale sviluppare protocolli di gestione delle eccezioni che attivino automaticamente procedure di verifica quando il tracking non viene aggiornato entro tempistiche prestabilite, anziché attendere le segnalazioni dei clienti.

Errori di spedizione: conclusione

La spedizione è parte integrante dell'esperienza di acquisto, è l'anello di congiunzione tra l'azienda e il cliente. Per questa ragione è fondamentale riuscire a ridurre i punti di frizione lungo tutta la catena logistica: dalla preparazione dell'ordine - picking & packing - fino ad arrivare alla consegna. 

Ricapitolando, ecco gli errori di spedizione più complessi e diffusi tra le aziende: 

1. Picking errato e spedizione di articoli simili
2. Mancata verifica incrociata tra ordine e contenuto
3. Assenza di controllo qualità pre-spedizione
4. Indirizzo incompleto o CAP errato
5. Numero di telefono non valido
6. Citofono non corrispondente al nome ordine
7. Etichette duplicate o non leggibili
8. Lettera di vettura mancante o errata
9. Errore di consegna invertito per etichette confuse
10. Pacco non accettato dal centro di smistamento
11. Documentazione doganale incompleta
12. Classificazione errata delle merci
13. Software di spedizione non aggiornato
14. Automazioni che generano indirizzi errati
15. Tracking non assegnato o non comunicato