Fatture commerciali: suggerimenti ed esempi per le aziende ecommerce

Se gestisci un’attività di ecommerce, quasi sicuramente avrai sentito parlare di fatture commerciali. Ma se finora non hai mai spedito all’estero può darsi tu non ne abbia mai creata una. Tuttavia, se stai pensando di far crescere il tuo business a livello internazionale, ti conviene imparare a conoscerle il prima possibile.

Diamo quindi un’occhiata alle fatture commerciali: cosa sono, quando si utilizzano e tutto ciò che devi tenere sotto controllo. 

Che cos’è una fattura commerciale?

Una fattura commerciale è un documento necessario quando si spediscono beni all’estero e funge da dichiarazione doganale per le esportazioni. Agevola il passaggio dei tuoi pacchi alla dogana e aiuta le autorità a stabilire quali imposte e dazi d’importazione applicare. 

A cosa servono le fatture commerciali?

Le fatture commerciali non sono importanti solo per far passare i tuoi ordini alla dogana. Servono infatti per molti altri motivi, tra cui:

• Fornire al cliente tutti i dettagli del suo ordine 
• Aiutarti a capire le tue vendite annuali e calcolare i resoconti annuali 
• Aiutare la tua azienda a stabilire i prodotti più venduti
• Permetterti di capire quali sono i prodotti più popolari nei vari mercati 

Fatture commerciali e altri documenti per spedizioni internazionali

Quando spedisci a livello internazionale come venditore ecommerce, le fatture doganali non sono l’unico documento di esportazione di cui dovrai occuparti. A seconda del paese in cui risiedi e del luogo in cui devi spedire, dovrai infatti includere altri documenti doganali. 

Se ti trovi nel Regno Unito e devi spedire all’estero (a meno che tu non stia inviando merci dall’Irlanda del Nord verso l’UE), hai bisogno di inserire un modulo doganale.

• Certificato di Origine: questo documento attesta la provenienza dei beni esportati ed è rilasciato per i beni venduti all’estero come esportazione permanente. Può essere richiesto alla dogana.  
• Certificato di Circolazione EUR1: viene usato per supportare le richieste di agevolazioni tariffarie dei dazi nel paese di importazione. Le merci devono provenire dal Regno Unito ed essere supportate da un EUR1 correttamente compilato e approvato.

Nel caso in cui tu stia inviando merci negli Stati Uniti, insieme alla fattura commerciale saranno necessari altri documenti. Ecco quali:

• Fattura Proforma: viene utilizzata come strumento di negoziazione tra il venditore e il compratore prima dell’invio della merce. Il venditore deve indicare il valore della merce all’inizio della transazione di esportazione. Deve contenere anche una descrizione della merce ed è impiegata come conferma che il venditore fornirà i prodotti elencati.  
• Packing List: questo documento elenca venditore, compratore, corriere, numero di fattura, data di spedizione e modalità di trasporto. Specifica inoltre tipo di pacco (ad es. scatola, cassa, fusto), quantità dell’articolo, descrizione, numero di colli, peso del pacco e dimensioni. Può essere utilizzato sia dalle autorità doganali statunitensi che da quelle straniere per controllare il pacco prima che lasci gli Stati Uniti o all’arrivo nel paese di destinazione.  
• Scheda EEI  (Electronic Export Information Filing -Informazioni di Esportazioni Elettroniche): i dati di esportazione elettronica devono essere archiviati tramite il Sistema AES (Automated Export System) online. Questo vale per tutte le spedizioni di valore superiore a $2,500.
• Lettera di vettura aerea: tutte le spedizioni aeree dagli Stati Uniti devono essere accompagnate da una lettera di vettura aerea che fornisce informazioni sul pacco e ne consente il tracking. 
• Polizza di carico: un contratto tra il proprietario della merce e il corriere, utilizzato come prova di ricezione della merce. 

Come creare una fattura commerciale

Le fatture commerciali hanno un formato abbastanza standard da seguire. Questo ti consente di creare un modello da utilizzare ogni volta che devi spedire un ordine all’estero.

Cosa includere nella fattura

Ecco un elenco delle cose importanti da inserire in ogni fattura commerciale:

• Nome, indirizzo e dettagli di contatto del mittente 
• Nome e indirizzo del destinatario 
• Data di spedizione 
• Descrizione completa di ciascun articolo
  • In caso di più articoli, questi devono essere elencati su un foglio a parte e allegati alla fattura 
• Partita IVA
• Quantità di ciascun articolo
• Valuta impiegata 
• Valore totale di tutte le merci
• Paese d’origine 
• Codice HS
• Peso lordo (incluso l’imballaggio)
• Peso netto (escluso l’imballaggio)
• La seguente dicitura: “I declare all of the information to be true to the best of my knowledge”
• Data e firma

Come abbiamo visto dalla frase nell’elenco precedente, ricorda che le fatture commerciali vanno sempre scritte in inglese.

Esempi di fatture commerciali

Non sei sicuro di come inserire tutto questo in un unico documento? Ecco alcuni modelli di fatture commerciali da cui prendere spunto:

Dove allegare la fattura per lo sdoganamento

Una volta compilata con tutti i dettagli necessari per lo sdoganamento, la fattura dev’essere semplicemente attaccata all’esterno del pacco. Alcuni Corrieri consentono anche di inviare una fattura elettronica.

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