Creare e stampare lettere di vettura ed etichette di spedizione

Quando ricevi un ordine, esistono una serie di passaggi obbligati per preparare la spedizione. La gestione dell’ordine è un processo lento e macchinoso: scopri come renderla veloce con la generazione massiva di lettere di vettura!

Come gestisci gli ordini oggi

1. Ricezione dell’ordine

È il momento più importante: quello in cui il corteggiato utente decide di preferire il tuo prodotto a quelli della concorrenza e fa click sul bottone “acquista” del tuo store on line. Una volta piazzato l’ordine da parte dell’utente esso ti viene notificato e compare nella lista degli ordini nel backend della tua piattaforma e-commerce.

2. Raccolta

Questa fase fa riferimento al momento in cui decidi di processare tutti gli ordini ricevuti in giornata (o il giorno prima) che devono, quindi, essere preparati per la spedizione. Come detto, in genere, la fase di raccolta viene fatta ogni mattina e comprende tutti gli ordini effettuati il giorno precedente sullo store on line

3. Preparazione del pacco

Viene preso dal magazzino il prodotto scelto dal cliente, inserito nella scatola del formato corretto con eventuali protezioni e imballi anti urto. Dentro al pacco viene solitamente inserita la fattura.

4. Stampa della lettera di vettura

La lettera di vettura è un documento che viene utilizzato dal corriere per effettuare la consegna della spedizione e contiene tutte le indicazioni necessarie ad eseguire la consegna: nome destinatario, luogo di destinazione, natura, peso, quantità dei colli da trasportare, eventuali informazioni e note da tenere in considerazione per effettuare la consegna. Va preparata riportando tutti i dati corretti del cliente e correttamente stampata nel giusto formato per evitare eventuali smarrimenti

Tutte queste attività quanto ti costano? 

Per ogni singolo pacco potrebbero volerci anche 15 minuti se le informazioni non sono gestite in modo organico e se non ti servi di strumenti di ausilio per automatizzare il processo. Moltiplica per il numero di ordini che ricevi ogni giorno (10,100,1000?) e capisci perché per preparare le spedizioni del tuo e-commerce occorrono X persone occupate per Y ore.  Eventuali errori e imprecisioni, più che normali e frequenti in una gestione manuale delle attività, possono causare un ulteriore dilatazione dei tempi e dei costi. Pensa ad esempio a tutti gli errori di impacchettamento (per colpa di chi? Il magazzino dice che ha sbagliato chi ha stampato i segnacollo e viceversa): ti costano in termini di spedizione, reso, tempo dedicato a riprocessare l’ordine e al customer care, reputazione nei confronti del cliente.

Perché gestire meglio la preparazione degli ordini, stampando le lettere di vettura in bulk?

La fase di preparazione e invio della spedizione è oltre modo strategica per una serie di motivi ben precisi:

• Velocità

Più il processo di preparazione della spedizione viene gestito velocemente prima il cliente riceverà il suo ordine. Il tempo che intercorre tra l’effettuazione di un ordine e la ricezione dello stesso da parte dell’utente è una variabile strategica importante nel definire le scelte di acquisto e consumo dei potenziali clienti. Gli utenti, infatti, desiderano ricevere i prodotti il prima possibile. Se sei veloce nel gestire il processo di spedizione puoi creare un vantaggio competitivo rispetto ai tuoi competitor.

• Customer care

Una corretta gestione della fase di preparazione della spedizione ti permette di non incappare nella gestione di eventuali clienti scontenti a causa di errori o ritardi. Un lavoro ben eseguito prima ti permette di evitare lo spreco di tempo e costi dopo.

• Costi

La gestione del processo di spedizione per te che gestisci un e-commerce rappresenta un costo. Più il processo viene gestito in modo celere e preciso, minori sono i costi che verranno generati per la tua attività.

Come stampare le lettere di vettura in bulk?

Ti abbiamo convinto su quanto sia strategica la fase di preparazione della spedizione per il tuo e-commerce? Bene! Vediamo come è possibile ottimizzare i tempi e i costi di preparazione dell’ordine.
La parola d’ordine è una: automatizzare.
Grazie a Shippypro, infatti, puoi gestire in modo massivo e automatico alcune attività.

Un esempio? La creazione delle lettere di vettura. Si tratta di un processo lungo e molto predisposto alla generazione di errori. Generalmente, viene gestito attraverso la creazione di un file (tipo .xls, .csv o .numbers) contenente tutti gli ordini da spedire. Tale file viene caricato sul sito del corriere di riferimento, diverso in base alla destinazione dell’ordine e alle tariffe proposte dai vari vettori. In seguito, è possibile procedere alla stampa delle lettere di vettura dal sito di ciascun corriere. Spesso non ci si avvale nemmeno di file csv o simili, ma si copia incollano direttamente i dati dell’ordine dalla piattaforma su cui l’abbiamo ricevuto al sito del corriere.

Quali sono gli svantaggi di tale tipo di gestione?

• Smarrimento dati

Questo flow di gestione può generare una perdita di dati strategici ai fini del buon esito della spedizione, così come errori nei protocolli di esportazione e importazione dei dati o errori manuali di copia-incolla.

• Costi

Il tempo di evasione di tutte le attività suddette porta via tempo e denaro alle risorse impiegate nel processo. Abbiamo calcolato che per generare una lettera di vettura in modo standard possono occorrere fino a 6 minuti, in assenza di errori e anomalie.

• Incompatibilità tra formati

Le lettere di vettura di ciascun corriere si presentano in formati differenti che, in fase di stampa, vanno resi omogenei per evitare errori e smarrimenti

Un software di gestione automatica come Shippypro ti permette di creare in modo massivo tutte le lettere di vettura da accompagnare ai prodotti pronti per essere spediti.  

Quali plus è in grado di garantire una soluzione di questo tipo?

• Sincronizzazione automatica dei dati

I dati dei tuoi ordini vengono trasmessi in automatico al corriere dal software, che ti indica il prezzo migliore per ogni spedizione.

• Rapidità di stampa

Un software automatico di creazione delle lettere di vettura dialoga alla perfezione con la tua stampa per permetterti di stampare in modo rapido e veloce tutte le lettere di vettura, senza incappare più in noiosi e ripetitivi adattamenti legati ai diversi formati utilizzati dai corrieri

• Assenza di errori

Stop a inutili e numerosi passaggi di informazioni: puoi centralizzare tutto ciò che ti serve in un unico software per la gestione delle spedizioni.

Quindi, perchè non provare gratis un account Shippypro per metterci alla prova? Gratis per sempre fino a 30 ordini al mese: prendi tutto il tempo per provarlo! Non ti verrà richiesta nessuna carta né di pagare: pagherai solo se vedi che Shippypro aiuta la tua crescita e vuoi fare un upgrade!