Aduanas en España: guía práctica de la nueva normativa UE 2025

Las nuevas regulaciones aduaneras de la UE para 2025 cambiarán radicalmente el sistema aduanero en España, introduciendo más de 200 cambios operativos para las empresas que operan en el comercio internacional.

Estas transformaciones normativas representan la actualización más significativa del sistema aduanero europeo en la última década. Los cambios afectarán todos los aspectos de las operaciones aduaneras: desde la digitalización completa de las declaraciones hasta la implementación del nuevo sistema ICS2, pasando por los procedimientos de verificación y control de mercancías.

Esta guía examina en detalle las nuevas normativas, los requisitos técnicos, los procedimientos de declaración y los cumplimientos necesarios para asegurar la conformidad antes de fin de año.

Panorama de las nuevas regulaciones aduaneras 2025

El reglamento de ejecución de la UE 2024/2522 introduce cambios significativos en la nomenclatura arancelaria y la tarifa aduanera común a partir del 1 de enero de 2025. Este update es un paso fundamental en la modernización del sistema aduanero español y europeo.

Principales cambios en el Código Aduanero de la UE

La nueva normativa introduce subpartidas específicas para facilitar el control de mercancías particulares. En particular, se han creado nuevas clasificaciones.

Además, el sistema prevé la actualización de la Nomenclatura Combinada (NC), que constituye el marco fundamental para la declaración de mercancías durante la importación o exportación desde la Unión Europea.

Sistema ICS2: requisitos y cronograma

El Import Control System 2 (ICS2) representa una de las innovaciones más relevantes. Este sistema informático ha sido diseñado para recoger datos de todas las mercancías entrantes a la UE antes de su llegada. Los operadores económicos deberán presentar una Declaración Sumaria de Entrada (ENS) que contenga información detallada sobre la seguridad y protección de las mercancías.

La implementación del ICS2 se desarrolla en tres fases principales:

1. Release 1: Ya activa desde marzo de 2021 para operadores postales y correos exprés

2. Release 2: Operativa desde marzo de 2023 para todas las mercancías transportadas por aire

3. Release 3: Entrará en vigor el 3 de junio de 2024, extendiéndose a todas las mercancías transportadas por vía marítima

Impacto en el comercio internacional

Las nuevas normativas implican cambios operativos significativos para las empresas. Es especialmente relevante la introducción de las Disposiciones Nacionales Complementarias al Código Aduanero de la Unión, que reducen a 122 artículos las anteriores 400 disposiciones del texto único de las leyes aduaneras.

El nuevo sistema sancionador distingue los ilícitos en administrativos y penales, basándose en criterios objetivos como el umbral de los 10,000 euros para los derechos de aduana evadidos. Además, la regulación del contrabando se simplifica, centrándose en dos tipos principales:

• La declaración infiel
• La omisión de declaración

Un aspecto innovador es la introducción del requisito generalizado del e-DAS para todos los traslados nacionales de productos energéticos, con excepción del GLP destinado a la combustión. De manera similar, la Agencia de Aduanas tendrá acceso a los datos relativos a la facturación electrónica de los operadores durante inspecciones y accesos.

En cuanto a la sostenibilidad ambiental, la entrada en vigor del reglamento UE 2023/1115 (EUDR) se ha pospuesto hasta el 30 de diciembre de 2025, concediendo a las empresas más tiempo para adaptarse a los requisitos de diligencia debida relacionados con la deforestación.

Requisitos técnicos para la conformidad

La transformación digital de los procedimientos aduaneros españoles en 2025 requiere requisitos técnicos específicos para garantizar el cumplimiento de las nuevas normativas europeas. Estos cambios implican principalmente tres áreas fundamentales: documentación digital, trazabilidad de mercancías y certificaciones.

Documentación digital obligatoria

A partir del 2 de diciembre de 2024, todas las declaraciones aduaneras relacionadas con exportaciones y tránsitos deben presentarse exclusivamente en formato electrónico. El nuevo sistema utiliza mensajes XML estructurados específicamente para cada tipo de operación:

• Declaraciones de exportación: códigos B1, B2, B4
• Declaraciones de tránsito: códigos D1, D2, D4
• Declaraciones de importación: códigos H1-H7

Además, a partir del 21 de enero de 2025, entra en vigor el nuevo sistema informativo NCTS fase 5, que digitaliza completamente las declaraciones aduaneras de tránsito. Este sistema exige la inclusión de información detallada como el monto de la garantía comprometida en el tránsito y la indicación obligatoria de la aduana de frontera.

Sistemas de trazabilidad de mercancías

La normativa introduce nuevos requisitos para la trazabilidad de las mercancías, particularmente estrictos en cuanto a:

1. Identificación de los medios de transporte: Ya no se permiten indicaciones genéricas como "CAMIÓN" o "AVIÓN" en los documentos de tránsito.

2. Sistema de sellado: Es obligatorio utilizar sellos conformes a los artículos 301 y 317 del Reglamento de ejecución UE 2015/2447, con registro en un registro digital específico.

3. Geolocalización: Para ciertos productos, es necesario disponer de sistemas de geolocalización de mercancías, especialmente relevante para las Declaraciones de Debida Diligencia.

Certificaciones necesarias

A partir del 1 de enero de 2025, los operadores deben obtener certificaciones y autorizaciones específicas:

• Datos identificativos completos
• Autocertificación sobre la ausencia de violaciones aduaneras y fiscales en los últimos cinco años
• Documentación sobre la solvencia financiera
• Estimación detallada del valor y volumen de las importaciones

El sistema también prevé la integración con:

• FALSTAFF (Fully Automated Logical System To Avoid Forgery & Fraud): Plataforma telemática para la simplificación administrativa y la lucha contra la falsificación.
• Servicio Telemático Aduanero (STA): Sistema para la interacción de los operadores económicos con la Agencia de Aduanas.

Para la gestión documental, es necesario implementar sistemas de:

• Firma electrónica cualificada
• Archivado digital conforme a la normativa española
• Conservación electrónica de documentos durante 10 años

La Agencia de Aduanas ha extendido además sus capacidades de acceso a los datos relacionados con la facturación electrónica de los operadores durante inspecciones y controles. Esto requiere la implementación de sistemas informáticos compatibles con las nuevas modalidades de verificación y control.

Gestión práctica de las declaraciones aduaneras

La presentación de las declaraciones aduaneras en España está experimentando una completa digitalización, con la introducción de nuevos sistemas y procedimientos que cambian radicalmente el proceso declarativo.

Proceso de compilación en línea

La Agencia de Aduanas ha implementado un sistema informático avanzado que requiere la presentación de las declaraciones aduaneras exclusivamente en formato electrónico. Por lo tanto, los operadores económicos deben seguir estos pasos fundamentales:

• Preparación de la Declaración Sumaria de Entrada (ENS), obligatoria antes de la llegada de las mercancías al primer punto de entrada en la UE.
• Compilación a cargo del transportista o del importador-destinatario.
• Inclusión de documentos complementarios como facturas comerciales y certificados de origen.

Documento Administrativo Único (DAU)

• Uso del formulario común para todos los países de la UE.
• Inserción detallada de información sobre mercancías y transporte.
• Anexión de los documentos de soporte necesarios.

Además, el sistema contempla el uso del Master Reference Number (MRN), un código único asignado a cada declaración aduanera, que permite rastrear las operaciones de exportación y tránsito, verificar el estado de las declaraciones en tiempo real y obtener la prueba de la exportación para beneficiarse de la exención del IVA.

Gestión de mercancías sensibles

El régimen de perfeccionamiento activo es un aspecto crucial en la gestión de mercancías sensibles. Este sistema permite:

• Importación en Suspensión: exención del pago de aranceles e IVA para las materias primas.
• Possibilidad de realizar procesamientos como reparación, montaje y ensamblaje.
• Reexportación o liberación para consumo en la UE del producto transformado.

Procedimientos de Autorización

• Solicitud ante la oficina aduanera competente.
• Uso del sistema CDS (Customs Decision System).
• Demostración de la capacidad para identificar las materias primas en los productos transformados.

Además, la Agencia de Aduanas ha implementado servicios digitales específicos que incluyen:

• AIDA para la digitalización de procedimientos.
• Seguimiento de movimientos de exportación.
• Gestión de solicitudes de intervención AFA.
• Consulta de la tarifa aduanera TARIC.

Costos y cronograma de implementación

El ajuste al nuevo sistema aduanero digital requiere inversiones significativas por parte de las empresas españolas, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que operan en el comercio internacional.

Inversiones necesarias para las PYMEs

Para las PYMEs, la actualización de los sistemas informáticos representa el gasto más significativo. De hecho, a partir del 2 de diciembre de 2024, todas las declaraciones aduaneras relacionadas con exportaciones y tránsitos deben presentarse exclusivamente en formato electrónico. Esto implica:

• Un ajuste tecnológico con la implementación de software para la gestión de firmas digitales y el intercambio de información en formato XML.
• Formación del personal sobre las nuevas modalidades operativas digitales, gestión de declaraciones electrónicas y procedimientos de control y verificación.
• Consultoría especializada para revisar los procesos organizativos y actualizarlos y para la debida diligencia de los productos.

Conclusión

Las nuevas regulaciones aduaneras de la UE para 2025 representan una transformación radical del sistema aduanero español. Esta guía ha destacado los elementos clave que requieren atención especial por parte de los operadores económicos.

Las actualizaciones principales incluyen:

• La digitalización completa de las declaraciones aduaneras.
• La implementación del sistema ICS2.
• Requisitos técnicos específicos para la conformidad.
• Un nuevo sistema sancionador simplificado.
• Cronogramas precisos para la adaptación de las empresas.

Las empresas españolas deben considerar cuidadosamente los costos de implementación y planificar las inversiones necesarias para la actualización de los sistemas informáticos y la formación del personal. El cumplimiento de las nuevas normativas requiere un enfoque estructurado y metódico.

Los operadores económicos que se adapten a tiempo podrán beneficiarse de procedimientos aduaneros más eficientes y una mayor competitividad en el comercio internacional. Sin duda, esta transformación representa un desafío significativo, pero también ofrece oportunidades concretas para modernizar y optimizar las operaciones aduaneras.