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Consejos para las facturas comerciales de ecommerce

Si tienes un negocio de ecommerce, es probable que hayas oído hablar de las facturas comerciales. Pero si hasta ahora solo has realizado envíos a nivel nacional, puede que aún no hayas tenido que usar una. Sin embargo, si estás pensando en expandir tu negocio a nivel internacional, necesitarás saber cómo hacerlas.

Así que echemos un vistazo a las facturas comerciales: qué son, cuándo debes usarlas y todo a lo que debes estar atento.

Tabla de contenido

¿Qué es una factura comercial?

Una factura comercial es un documento aduanero y es necesario cuando se envían productos al extranjero. Actúa como una declaración de aduana para las exportaciones. Gracias a este documento, tu paquete puede pasar por la aduana, además de que ayuda a las autoridades a decidir si se aplican impuestos y aranceles de importación.

¿Para qué sirven las facturas comerciales?

Las facturas comerciales no solo son importantes para que tu pedido pase por la aduana. También son útiles por varias otras razones, por ejemplo:

  • Proporcionar a tu cliente todos los detalles de su pedido
  • Te ayuda a entender tus ventas por año y calcular los informes anuales
  • Ayuda a tu empresa a determinar los productos más vendidos
  • Te aporta una mejor comprensión de los productos más populares por mercados específicos

Otros documentos de exportación habituales

Cuando realizas envíos internacionales como comerciante de ecommerce, las facturas comerciales no son el único documento de exportación en el que debes pensar. Según el país en el que te encuentres y el destino al que realices el envío, deberás incluir otros documentos aduaneros.

Si estás en el Reino Unido y envías productos al extranjero (a menos que estés enviando artículos desde Irlanda del Norte a la UE), debes incluir un formulario de aduanas.

  • Certificado de origen: confirma de dónde provienen los productos exportados y se emite para las mercancías que se venden al exterior como exportación permanente. Puede solicitarse en aduana.
  • Certificado de circulación EUR1: se utiliza para respaldar las solicitudes de tipos arancelarios preferenciales en el país de importación. Los productos deben ser originarios del Reino Unido y estar respaldados por un EUR1 debidamente cumplimentado y endosado.

Si envías productos desde Estados Unidos, necesitas un conjunto diferente de documentos junto con la factura comercial. Estos son:

  • Factura proforma: se utiliza como una herramienta para las negociaciones entre el comprador y el vendedor antes de enviar la mercancía. El vendedor debe utilizar este documento para cotizar el precio al inicio de una transacción de exportación. Debe incluir una descripción de los productos que se venden y se utiliza como confirmación de que el vendedor proporcionará los productos enumerados.
  • Lista de carga: este documento enumera el vendedor, el comprador, el transportista, el número de factura, la fecha de envío y el modo de transporte. También enumera el tipo de paquete (por ejemplo, caja, tambor, etc.), la cantidad de artículos, descripción, número de paquetes, el peso del paquete y sus dimensiones. Puede ser utilizado tanto por funcionarios de aduanas de EE. UU. como extranjeros para verificar el paquete antes de que salga de EE. UU. o al llegar al país de destino.
  • Información de exportación electrónica (EEI): tus datos digitales de exportación deben archivarse a través del Sistema automatizado de exportación (AES) online. Esto es necesario para cualquier envío que supere los $ 2,500 en valor.
  • Carta de porte aéreo: todos los envíos de carga aérea desde los EE. UU. deben tener una carta de porte aéreo. Esto proporciona información sobre el paquete, permitiendo realizar un seguimiento.
  • Conocimiento de embarque: contrato entre el propietario de la mercancía y el transportista, sirve para reconocer que se han recibido los artículos.

Cómo crear y rellenar una factura comercial

Existe un formato estándar que debe seguirse para las facturas comerciales; es bastante estándar así que puedes crear una plantilla para usar cada vez que tengas que enviar un pedido al extranjero.

Que incluir en la factura

Hay una lista de cosas importantes que tienes que incluir en cada factura comercial:

  • El nombre, la dirección y los datos de contacto del remitente
  • Nombre y dirección del destinatario
  • Fecha de envío
  • Descripción completa de cada artículo
    • Si hay varios artículos, estos deben enumerarse en una hoja separada y adjuntarse a la factura
  • Número de valor agregado
  • Cantidad de cada artículo
  • Moneda utilizada
  • El valor total de todos los bienes
  • País de origen
  • HS Code
  • Peso bruto (incluido el embalaje)
  • Peso neto (sin embalaje)
  • La siguiente declaración: “I declare all of the information to be true to the best of my knowledge”
  • Fecha y firma

Ten en cuenta que las facturas comerciales siempre deben escribirse en inglés.

Ejemplos de facturas comerciales

¿No estás seguro de cómo poner todo esto en un documento? A continuación se muestran algunos ejemplos de facturas comerciales que puedes utilizar como inspiración:

Ejemplo de plantilla de factura comercial
Fuente
Ejemplo de plantilla de factura comercial
Fuente
Plantilla de factura comercial
Fuente

Dónde adjuntar la factura para el despacho de aduanas

Una vez que hayas completado todos los datos relevantes en tu factura de aduana, debes adjuntarla en el exterior del paquete. Algunos transportistas también te permiten enviar una factura electrónica.

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