Qué es la rotura de stock y 7 estrategias para evitarla

Nos podemos imaginar la situación: acabas de recibir un pedido importante para tu tienda online. Seguidamente contactas con el mayorista para que te haga el suministro de la mercancía necesaria, pero este te responde que no podrá atender tu solicitud porque se ha producido una «rotura de stock».

Lo que había empezado maravillosamente bien, se ha transformado por arte de magia en una jornada sombría al escuchar esas tres palabras malditas, que son siempre el presagio de problemas, reclamaciones e insatisfacciones de los clientes.

No cabe duda de que las consecuencias de una rotura de stock son siempre demoledoras, ya que el pedido puede anularse o, como poco, retrasarse en exceso. 

En este post te vamos a explicar qué es la rotura de stock y te vamos a mostrar cómo evitar la rotura de stock para que esta circunstancia no se cargue tu rentabilidad. 

Te lo contamos todo tras el índice de contenidos. 

Índice de contenidos:

• Qué es la rotura de stock
• Índice de rotura de stock: cómo calcular rotura de stock
• Cómo evitar la rotura de stock: 7 estrategias
• Rotura de stock: ejemplos
• ShippyPro y las roturas de stock

Qué es la rotura de stock

La rotura de stock es uno de los grandes problemas logísticos a los que se enfrentan las empresas de comercio electrónico, dado que la falta de producto en los almacenes conlleva siempre retrasos y pérdidas económicas. 

Con esto queda claro que la rotura de stock se produce cuando un producto se agota y no hay stock disponible para satisfacer la demanda de un cliente. 

Aunque a continuación lo vamos a ver con más nivel de detalle, seguro que ya te estás imaginando que cuestiones como el inesperado aumento de la demanda, problemas en la cadena de suministro o una mala planificación en la producción son algunas de las causas de las roturas de stock. 

En ShippyPro consideramos que la rotura de stock es un grave problema para el ecommerce porque afecta negativamente a la experiencia de compra, lo cual también tiene repercusiones en la satisfacción del cliente y en la rentabilidad de tu tienda online. 

Estas negativas consecuencias de la rotura de stock vienen causadas porque el producto se agota en los almacenes y no es posible reponerlo de inmediato. Como el producto no está disponible para la venta, se genera insatisfacción en el comprador, que desea tenerlo en sus manos cuanto antes. 

Vamos a ver este tema con más detalle. 

Consecuencias de la rotura de stock

Para comprender bien qué es una rotura de stock es importante conocer cuáles son las consecuencias de este problema:

• Pérdida de clientes: la rotura de stock produce mala imagen y pérdida de clientes. Ten en cuenta que si un cliente está buscando un producto y no lo encuentra en tu tienda online, lo más probable es que lo busque en otras tiendas que le garanticen una entrega rápida. Y esto implica no solo que se pierda una venta, sino que además el comprador deje de ser leal a tu ecommerce. 
• Problema reputacional: si en tu tienda online hay frecuentes rupturas de stock, los clientes empezarán a sentir que tu marca es poco confiable porque realizar transacciones sin disponer del producto denota poca profesionalidad por tu parte. Eso provocará en tu negocio una pérdida de reputación difícil de recuperar. 
• Disminución de los ingresos: si un producto se agota con rapidez, debe reabastecerse con mayor celeridad. Y si no es posible hacerlo con la velocidad suficiente, entonces se perderán muchas ventas e ingresos. Cuanto más dure la rotura de stock, más ingresos perderá tu tienda online.
• Costes inesperados: la rotura de stock puede producir costes adicionales e inesperados en tu negocio de ecommerce. Cuestiones como tener que cubrir los gastos de envío urgentes para reponer el stock de forma más rápida es algo a considerar. Por no hablar del lucro cesante que se produce con la cancelación de pedidos o el coste de lidiar con las quejas de los clientes. Además, en muchos casos, también es necesario implementar estrategias para recuperar la confianza del cliente en forma de programas de fidelización o cupones de descuento.

Stock mínimo, stock óptimo y rotura de stock

Llegados a este punto, debes entender las diferencias entre stock mínimo, stock óptimo y rotura de stock. 

Vamos a ver cada concepto por separado para que te hagas una idea clara: 

Stock mínimo

El stock mínimo es la cantidad mínima de productos que se deben tener en el inventario para evitar la rotura de stock antes de que se produzca la siguiente reposición. 

Imagina, por ejemplo, que sueles vender 5 televisores a la semana en tu tienda online de electrodomésticos. 

En ese caso, el stock mínimo que deberías tener sería de 5 televisores a la semana, si quieres atender correctamente la demanda (sabiendo que no te van a servir más cantidad en toda la semana). 

Stock óptimo

Aquí hacemos referencia a la cantidad de producto que se debe tener en inventario para satisfacer la demanda y minimizar los costes de almacenamiento. 

Siguiendo con el ejemplo de la tienda de electrodomésticos, piensa ahora en el número de neveras que se venden a la semana. 

Porque si pides demasiadas, estarás generando una ocupación del almacén excesiva. Pero si pides pocas, entonces es posible que se produzcan roturas de stock. 

Rotura de stock

Si no planificas bien el stock mínimo y el stock óptimo, lo más probable es que se produzca una rotura de stock, ya que la demanda será mayor que el número de productos disponibles en tu almacén. 

Siguiendo con el ejemplo de rotura de stock de una tienda de electrodomésticos, si no has planificado bien el stock óptimo de lavadoras, es posible que se produzca un problema en la cadena de distribución y que tu mayorista deje de servirte lavadoras durante varias semanas. 

En ese caso es posible que no dispongas de suficientes lavadoras para atender a la demanda. 

Índice de rotura de stock: cómo calcular rotura de stock

Es probable que llegados a este punto te estés preguntando cómo calcular la rotura de stock. 

Por eso, en esta sección vamos a profundizar en un concepto crucial para tu tienda online: el índice de rotura de stock. 

Si manejas bien esta kpi de logística podrás establecer acciones y medidas que eviten en gran medida las consecuencias negativas de una mala gestión del stock. 

Para calcular el índice de rotura de stock es necesario tener en cuenta varios factores: 

• Tiempo de espera para recibir el producto. 
• Nivel de la demanda. 
• Tiempo de entrega del proveedor. 

La fórmula más habitual para calcular la tasa de rotura de stock puede enunciarse del siguiente modo: 

TASA DE ROTURA DE STOCK = (UNIDADES PEDIDAS - UNIDADES RECIBIDAS) / UNIDADES PEDIDAS

Vamos a ver ahora un ejemplo de rotura de stock, para calcular el índice. 

Imagina que tienes una tienda online de esterillas de yoga y que tu volumen de pedidos suele ser de 200 esterillas al mes. 

Pero un mes tu mayorista sufre problemas de fabricación y no puede enviar nada más que 150 esterillas a tu partner de logística de última milla, que se encargará de la entrega al cliente final. Con lo cual, 50 pedidos sufrirán retrasos o cancelaciones.  

En este caso, el índice de rotura de stock será el siguiente: 

ÍNDICE DE ROTURA DE STOCK = (200 unidades pedidas - 150 unidades suministradas) / 200 unidades pedidas = 0,25 o 25%. 

Esto quiere decir que un 25% de los clientes que hacen su pedido no van a recibir el producto en el plazo de tiempo establecido. 

No hace falta que hagas un gran ejercicio de imaginación para visualizar las insatisfacciones y protestas de todos esos clientes enfadados por no recibir su esterilla de yoga a tiempo. 

Cómo evitar la rotura de stock: 7 estrategias

Ahora que ya has aprendido cómo calcular la rotura de stock, vamos a darte algunas soluciones que te permitan evitar este problema. 

A continuación te ofrecemos una serie de acciones que puedes implementar para evitar la rotura de stock: 

1. Optimiza tu cadena de suministro: esfuérzate por mejorar la relación con tus proveedores. Solo de esa forma podrás asegurarte de que los productos que les pides te lleguen en tiempo y forma. 
2. Utiliza un sistema de gestión de inventario: con aplicaciones informáticas de gestión de inventarios dispondrás de herramientas específicas que te permiten prever cómo va a ser la demanda, para que te anticipes a los posibles cambios que se vayan produciendo. 
3. Establece un sistema de alerta temprana: otra opción es implementar un sistema que te permita saber con antelación cuándo un producto está llegando a niveles críticos, antes de que se produzca la rotura de stock. Haciendo las cosas con tiempo, puedes tomar medidas como retirar temporalmente el producto de tu tienda online o advertir a los compradores de que los plazos de entrega se van a dilatar en el tiempo. 
4. Analiza continuamente tus datos de ventas: revisa de forma periódica tus históricos de ventas para detectar tendencias y patrones en la demanda. Así podrás conocer la estacionalidad de tus productos y saber en qué época del año se venden más productos, con lo que es más fácil ajustar tu estrategia de inventario para que siempre haya un stock óptimo que permita satisfacer la demanda de tus clientes. 
5. Cuenta con proveedores alternativos: si tienes relación con otros proveedores alternativos, cuando tu proveedor principal sufra una rotura de stock tendrás otros mayoristas a los que recurrir para que te suministren los productos que necesitas. 
6. Implementa una política eficiente de devoluciones: si gestionas incorrectamente las devoluciones tendrás que almacenar muchos productos en tus almacenes, lo cual deja menos espacio para recibir nuevos productos. Así que convierte las devoluciones en nuevas ventas, para reducir tu índice de rotura de stock.
7. Establece un proceso de reabastecimiento continuo: para que tus productos siempre estén disponibles para tus clientes tienes que contar con un sistema de reabastecimiento constante, que funcione a la perfección. Piensa, por ejemplo, en los fabricantes de coches, que han optimizado tanto su cadena de suministros que son capaces de fabricar automóviles sin tener piezas en stock, gracias al modelo just in time.

Rotura de stock: ejemplos

Ahora vamos a ver dos interesantes ejemplos de cómo evitar la rotura de stock de la mano de dos grandes empresas expertas en gestión logística. 

Cómo evita la rotura de stock Amazon

El primer ejemplo de buenas prácticas lo tenemos en Amazon. 

Amazon ha logrado el éxito en el comercio electrónico gracias a su brillante gestión logística basada en prevenir en gran medida las roturas de stock. 

Estas son algunas de las estrategias que ha implementado Amazon: 

• Planificación de la demanda: gracias al Big Data y al uso eficaz de loa algoritmos, Amazon cuenta con una ingente cantidad de información sobre el comportamiento de compra de sus clientes. De esa forma son capaces de anticipar la demanda y de ajustar sus niveles de inventario para mantener un equilibrio óptimo entre oferta y demanda. 
• Monitoreo constante del inventario: otro punto interesante lo encontramos en sus sistemas de seguimiento de inventarios en tiempo real. Eso les permite ver el stock disponible en cada centro de distribución, además de saber también cómo está el inventario de sus proveedores externos. Con esta información, la toma de decisiones es más eficaz y rápida. 
• Diversificación de proveedores y centros de distribución: la mejor manera de minimizar el riesgo de rotura de stock es colaborando con múltiples centros de distribución repartidos por toda la geografía. Esa capilaridad de centros logísticos —y de proveedores— le permite a Amazon recurrir a alternativas en caso de que un almacén en concreto sufra una rotura de stock. 
• Planificación a largo plazo: Amazon es consciente del incremento de demanda en épocas como la Navidad. Para atender esa alta demanda, necesitan asegurarse de que van a disponer del suficiente inventario cuando llegue esa época. Por eso, ellos comienzan a planificar muchos meses antes, contratando incluso a personal adicional con el que gestionar ese abastecimiento a mayores en todos sus centros de distribución.
• Uso de tecnología avanzada: elementos como la inteligencia artificial o el aprendizaje automático basado en machine learning son las mejores herramientas para optimizar la gestión de inventario. Como hemos visto un poco más arriba en esta misma sección, el uso de algoritmos para predecir los picos de demanda es fundamental para realizar un aprovisionamiento adecuado.

El ejemplo de Mercadona a la hora de evitar las roturas de stock

Otra gran empresa que ha sabido utilizar la gestión logística de forma óptima para evitar las roturas de stock es la cadena de supermercados Mercadona. 

Estas son algunas de las acciones estratégicas que han llevado a cabo a tal efecto: 

• Gestión de la demanda: Mercadona utiliza sistemas de previsión de la demanda y analiza múltiples fuentes de datos para anticiparse a los picos de demanda y garantizar que en todos sus establecimientos haya suficiente stock. 
• Colaboración con proveedores: Mercadona es un ejemplo de cómo estrechar relaciones con los proveedores implica reducir el índice de rotura de stock. La forma en la que Mercadona trata a sus proveedores (a nivel de comunicación interna y de confianza) hace que todos trabajen en la misma dirección. Sobre todo en caso de que se pueda producir una rotura de stock. Y eso evita o minimiza muchos problemas. 
• Logística eficiente: Mercadona ha implementado un sistema de logística eficiente que permite realizar entregas diarias de mercancías en todas sus tiendas. De esa forma, se garantiza que todas las tiendas cuenten con stock disponible.
• Rotación del stock: su sistema de gestión de las rotaciones es perfecto para minimizar las pérdidas por productos caducados o no vendidos. Por ejemplo: los productos que están a punto de caducar son colocados en la parte delantera de las estanterías para que se vendan con más rapidez.

ShippyPro y las roturas de stock

Seguro que ya sabes que ShippyPro es una plataforma de gestión de envíos y logística que puede ayudar a minimizar las pérdidas por rotura de stock de varias formas: 

• Seguimiento de stock en tiempo real: una herramienta de ShippyPro que te permite saber en todo momento la cantidad de inventario disponible en tu tienda online. 
• Configuración de alertas: la plataforma también te permite configurar alertas de stock mínimo y máximo, para que estés informado del momento en el que hay que reponer los productos antes de que se agoten. 
• Automatización del proceso de envío: como ShippyPro se integra con las principales plataformas de ecommerce, puedes automatizar la creación de etiquetas de envío, lo cual acelera el proceso de envío y reduce el tiempo de espera de los clientes.
• Optimización de la gestión de stock: también dispones de una aplicación para optimizar la gestión de stock, creando informes detallados sobre el rendimiento de tus ventas. Algo que te va a servir para tomar decisiones sobre abastecimiento y gestión de stock.