By
·
3 minute read
L'ottimizzazione dei costi e l'aumento della marginalità sono diventate, oggi più che mai, le priorità per aziende di tutti i settori e di ogni dimensione. La riduzione dei costi, però, è un argomento spinoso e non è così semplice raggiungere risultati ottimali.
Perché? Spesso non è semplice comprendere e analizzare correttamente le fatture specialmente in ambito logistica e trasporti.
Per questa ragione abbiamo creato una guida completa sul Freight Audit. Leggi per sapere di cosa si tratta e come portare avanti un'analisi delle fatture corriere scalabile.
Cosa significa Freight Audit e perché è necessario?
Si definisce freigh audit l'analisi delle fatture corriere per identificare errori di fatturazione, costi extra e altre discrepanze. Si tratta di un'attività fondamentale - soprattutto per le aziende che lavorano con volumi di spedizione molto alti - perché consente di monitorare i costi legati alla logistica e ridurre gli sprechi di budget.
Le motivazioni che portano le aziende a investire tempo e risorse nell'analisi fatture logistiche sono diverse:
- La persona che controlla le fatture corriere spesso non è la stessa che ha siglato il contratto. Quindi, non conoscendo bene i termini concordati tra azienda e fornitore, non è pienamente in grado di verificare i costi inseriti in fattura;
- Diversi costi sono variabili e a consumo come benzina, aree remote, giacenza, consegne mancate...
- Il costo della benzina fluttua con il mercato
- I costi di giacenza variano in base alla durata della stessa
- Anche i cambi di indirizzo possono portare a costi extra.
- Il tempo utilizzato per analizzare la contabilità è un costo interno. Considerando migliaia di righe al mese da controllare, è chiaro che rischia di diventare un'attività molto dispendiosa.
4 vantaggi del freight audit
Recupero e risparmio di budget
L'obiettivo dell'audit è quello di passare sotto la lente di ingrandimento ogni fattura per identificare errori, addebiti duplicati o costi extra. Recuperando i fondi per le imprecisioni e negoziando tariffe migliori con i corrieri, le aziende possono ridurre significativamente i costi di spedizione e migliorare le strategie generali di gestione dei costi.
Compliance
Gli audit delle spedizioni garantiscono la conformità agli accordi contrattuali e alle normative di settore, riducendo al minimo il rischio di sanzioni e problemi legali. Ritenendo i corrieri responsabili del rispetto degli accordi sui livelli di servizio (SLA) e dell'accuratezza della fatturazione, le aziende possono mantenere un elevato livello di fiducia e integrità nelle loro operazioni di supply chain.
Decisioni data-driven
Il freight audit genera informazioni utili grazie a funzionalità avanzate di analisi e reporting. Analizzando le metriche di performance, le aziende possono identificare le aree di ottimizzazione, negoziare contratti favorevoli e promuovere iniziative di miglioramento continuo in tutto l'ecosistema della supply chain.
Maggiore visibilità sui costi
Conducendo un audit è possibile avere una visibilità completa dei processi di spedizione, fornendo informazioni dettagliate sulle prestazioni dei corrieri. Questa trasparenza consente alle aziende di ottimizzare le operazioni logistiche, ridurre i rischi e scegliere i partner logistici più adatti alle loro esigenze.
Come condurre l'analisi delle fatture corriere passo a passo
Condurre un'analisi fatture manualmente richiederebbe diverse ore, specialmente per aziende con volumi di spedizione molto grandi. Ma per le aziende più piccole, magari senza software a disposizione, ecco il processo passo a passo:
- Raccogli tutte le fatture corriere in un archivio digitale ordinato e aggiornato
- Rimuovi tutte le righe duplicate e verifica che i dati siano formattati correttamente
- Ricerca gli errori
- Cerca discrepanze rispetto al contratto e sovrapprezzi.
Tieni il contratto corriere a portata di mano lungo tutto il processo perché ti aiuterà a identificare i costi extra in meno tempo.
Una volta terminato l'audit, puoi interfacciarti con il tuo partner logistico per risolvere i problemi individuati e rinegoziare termini più vantaggiosi.
Infine, l'implementazione di processi e controlli migliori per prevenire futuri errori di fatturazione è un requisito indispensabile per garantire la sostenibilità dei futuri audit.
7 fattori che possono impattare i costi in fattura
Cosa andare a cercare? Ecco 7 problemi comuni che possono portare a costi extra per la logistica della tua azienda:
- Mancate consegne
- Giacenza in magazzino
- Pacchi fuori misura (a volte succede che venga calcolato un peso più alto rispetto a quanto misurato internamente)
- Spedizione in aree remote/lontane (for example, to islands)
- Consegna nel fine settimana
- Correzioni dell'indirizzo errate o non giustificabili
- Mancata implementazione della scontistica.
Freight audit software: i vantaggi
Sebbene il freight audit possa offrire numerosi vantaggi, le aziende potrebbero avere delle difficoltà durante la sua esecuzione, in particolare quando si tratta di:
- Gestire grossi volumi di spedizioni e numerosi contratti corriere
- Identificare complessi errori di fatturazione e discrepanze
- Garantire una comunicazione e un follow-up costanti con i corrieri
- Avere i costi corriere sempre aggiornati
- Implementare efficacemente i processi di auditing senza interrompere le operazioni quotidiane.
Ecco perché le aziende investono nell'automazione e scelgono software per analizzare le fatture dei corrieri.
Questi sistemi sfruttano l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale per esaminare enormi database e confrontare i contratti con i dati delle fatture. Il risultato è un'analisi approfondita dei costi logistici e dei sovrapprezzi che possono essere evitati o rinegoziati.
Ecco alcuni vantaggi del freight audit automatizzato:
- Minori costi interni in termini di persone e tempo speso per l'analisi fatture ogni mese;
- Ottimizzazione dei costi della logistica;
- Maggior controllo sui KPI logistici, quindi maggiori margini di rinegoziazione con i fornitori;
- Automazione delle attività come il controllo fatture e la risoluzione di contesi;
- Riduzione degli errori.
Freight audit: il futuro dell'analisi dei costi di trasporto
L'ottimizzazione dei costi e il miglioramento dei margini di profitto rimangono le priorità principali per le aziende di tutti i settori. L'analisi dei costi di trasporto emerge come una soluzione strategica, che consente alle aziende di identificare errori di fatturazione, sovrapprezzi e discrepanze nelle fatture di spedizione e nei contratti con i corrieri.
Snellendo le operazioni, riducendo i costi interni e sfruttando l'automazione, il software per l'automazione dell'analisi fatture consente alle aziende di aumentare l'efficienza, ottimizzare i costi della logistica e migliorare la redditività della gestione della supply chain.
Grazie a tecnologie avanzate come l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale, le aziende possono affrontare con sicurezza le complessità della fatturazione logistica guadagnando sul budget e sull'efficienza operativa.
Giulia Castagna è Sr. Content Manager a ShippyPro. Ha iniziato a scrivere a 4 anni e non ha più smesso. Parla di marketing, ecommerce e, nelle notti di luna piena, anche di logistica.