Gestione della documentazione doganale: come semplificare il processo

Con il commercio globale e la crescente complessità delle normative doganali, le aziende devono trovare modi per semplificare e ottimizzare questi processi. Negli ultimi dieci anni, il processo di sdoganamento è stato completamente digitalizzato in varie fasi, ma molte aziende gestiscono ancora questo processo in parte digitale e in parte cartacea. 

In questo articolo parliamo di gestione della documentazione doganale: quali pratiche possono semplificare la vita delle aziende e in che modo approcciare il problema. 

I documenti necessari per lo sdoganamento

Quando si parla di commercio internazionale e spedizioni cross-border al di fuori dell'Unione Europea, non esiste una risposta univoca alla domanda: quali sono i documenti base necessari per lo sdoganamento delle merci? 

Alcuni documenti, però, sono imprescindibili indipendentemente dal paese di origine e destinazione dei prodotti: 

• Fattura Commerciale o Proforma
• Air Waybill (AWB) e/o Road Waybill (CMR) e/o Rail Waybill (CIM)
• Documento di trasporto (DDT)

Altri documenti che possono essere richiesti a seconda della categoria merceologica (ad esempio, sono richiesti per la spedizioni di alimenti, piante, animali, prodotti chimici o farmaceutici...): 

• Certificazione di origine (NAFTA nel caso di paesi come Messico, Stati Uniti e Canada)
• Dichiarazione di esportazione  
• Licenza di esportazione

A chi commercia con l'UE può tornare utile questo articolo ufficiale con tutti i documenti necessari allo sdoganamento e alle modalità di compilazione. 

Per chi invece intrattiene relazioni commerciali con gli Stati Uniti, consigliamo di consultare il sito ufficiale di U.S. Customs and Border Protections. 

Digitalizzazione della documentazione doganale: cosa c'è da sapere

Negli ultimi anni, il processo di sdoganamento è stato digitalizzato, permettendo alle aziende di gestire i documenti doganali in modo più efficiente. Tuttavia, alcune aziende continuano a utilizzare metodi cartacei, spesso a causa di resistenze interne al cambiamento o per mancanza di risorse per implementare soluzioni digitali complete.

La digitalizzazione delle pratiche doganali, ormai, non è più un'opzione: l'Unione Europea ha infatti avviato da tempo un progetto articolato in diverse fasi (attualmente siamo alla Fase 2) per l'informatizzazione delle operazioni di esportazione in ambito nazionale e all'interno dell'Unione Europea. 

Uno spaccato su: Automated Export System (AES)

L'Automated Export System (abbreviato AES) è un sistema già in utilizzo in paesi come gli Stati Uniti e si tratta di un sistema di dialogo tra i merchant e le autorità per le dogane locali. 

Le applicazioni così reingegnerizzate consentiranno tra le altre cose: 

• L'acquisizione, la rettifica e l'annullamento di una dichiarazione attraverso un protocollo di colloquio, completamente digitalizzato, tra l'ufficio di esportazione e il dichiarante;
• L'invio della dichiarazione in modalità "parcellizzata" (in più step) oppure in modalità "completa" (con la totalità dei dati);
• Il superamento del limite dei 40 articoli per dichiarazione, previsto attualmente in AIDA;
• Nuove modalità di colloquio con i dichiaranti, basate sui più recenti standard internazionali (scambio di messaggi in formato XML tramite web services);
• Il riconoscimento delle altre Certification authorities per l'identificazione e la firma digitale.

Perché passare ora a una gestione paperless della dogana?

Dal momento che la digitalizzazione della gestione delle dogane è in arrivo per tutte le aziende, è utile iniziare a lavorare su questo fronte con l'adeguamento degli strumenti aziendali.

La gestione paperless offre diversi vantaggi per le aziende, tra cui:

• Riduzione dei costi: eliminando la carta, le aziende possono ridurre i costi associati alla stampa, all'archiviazione e alla gestione dei documenti fisici. Senza contare che molti partner logistici hanno iniziato a introdurre dei costi aggiuntivi per la gestione cartacea della documentazione legata alle spedizioni; 
• Riduzione degli errori: la digitalizzazione riduce il rischio di errori umani nella compilazione e nella gestione dei documenti evitando il blocco delle merci in dogana;
• Rapidità: la gestione elettronica dei documenti accelera il processo di sdoganamento, riducendo i tempi di attesa; 
• Conservazione dei documenti: le normative richiedono che tutti i documenti doganali siano conservati per almeno due anni, in quanto la dogana può richiederne la presentazione in qualsiasi momento. La digitalizzazione facilita la conservazione e il reperimento di questi documenti, riducendo il rischio di smarrimenti e aumentando l'efficienza del processo; 
• Sostenibilità ambientale: riducendo l'uso di carta, le aziende contribuiscono alla sostenibilità ambientale, un aspetto sempre più importante nei bilanci di sostenibilità delle imprese.

Come affrontare la digitalizzazione della documentazione doganale

1. Soluzioni personalizzate

La prima opzione per le aziende è quella di farsi costruire un applicativo su misura da integrare sul proprio OMS o TMS per gestire i flussi logistici e i documenti ad esso collegati. 

Se da un lato offre massima personalizzazione e flessibilità sulle esigenze aziendali insieme a un alto controllo su tutta la documentazione, dall'altro ha una barriera di ingresso molto alta a causa del budget di progetto. 

2. Outsourcing

Esternalizzare tutto il processo di creazione e archiviazione dei documenti è sicuramente più vantaggioso rispetto alla prima opzione dal punto di vista economico e ha tempi di implementazione molto ridotti. 

A chi si può esternalizzare la gestione della documentazione di spedizione? Molti corrieri offrono questa opportunità, ad esempio. Chiaramente con l'esternalizzazione si ha meno controllo sull'output dei documenti e sulle modalità di archiviazione. 

3. Soluzione pronta all'uso

La via di mezzo tra il progetto personalizzato e l'esternalizzazione totale è sicuramente optare per una soluzione pronta all'uso che sia essa un software da integrare nel proprio stack oppure la gestione dei documenti tramite API. 

In questo caso l'azienda avrebbe tempi di implementazioni molto ridotti, costi più bassi rispetto a una soluzione custom ma con la possibilità di portare in casa la gestione della documentazione doganale. 

In conclusione

La digitalizzazione e la gestione paperless rappresentano il futuro della logistica internazionale. Con il continuo aggiornamento delle normative doganali, è essenziale che le aziende restino all'avanguardia, investendo in tecnologie che permettano una gestione più efficiente e sostenibile delle operazioni doganali.

Infine, implementare una soluzione digitale completa per la gestione dei dazi doganali non è solo una necessità operativa e legislativa, ma anche una scelta strategica che può offrire vantaggi competitivi significativi nel lungo termine.