Gestione di spedizioni e resi paperless: cosa c'è da sapere?

La gestione paperless di spedizioni e resi rappresenta una necessaria innovazione per le aziende che operano nel settore della logistica.

Questo approccio, che elimina l'uso di documenti cartacei, offre numerosi vantaggi in termini di efficienza operativa, sostenibilità e conformità normativa.

In questo articolo, analizzeremo in dettaglio i benefici, le modalità di implementazione e i costi associati alla transizione verso un sistema di gestione della documentazione paperless.

Da dove nasce l'esigenza della dematerializzazione dei documenti?

La scelta di passare al digitale quando si parla dei documenti di spedizione e reso nasce da diverse esigenze delle aziende, degli stati e degli stessi consumatori. C'è quindi una componente pratica e una componente sociale dietro a questo cambiamento. 

Ecco un breve elenco (non in ordine di importanza) delle motivazioni che spingono verso resi e spedizioni paperless. 

Globalizzazione e boom dell'export

Con l'espansione delle aziende verso paesi esteri (UE ed Extra-UE) nasce l'esigenza di armonizzare i sistemi di documentazione per accelerare le operazioni di sdoganamento e ridurre i tempi di consegna della merce. 

La digitalizzazione facilita il trasferimento di dati tra regolamenti diversi perché consente di compilare in modo automatico i documenti richiesti.

Attenzione all'ambiente 

Non è un segreto: la produzione di carta ha un impatto reale sull'ambiente tanto che, negli anni meno digitalizzati, ha portato il mondo verso l'emergenza deforestazione. 

Secondo un'analisi condotta da McKinsey, il 40% dei documenti di spedizione è ancora cartaceo (fonte). Ogni tonnellata di carta porta a emissioni pari a 27-29kg di CO2 circa, e di carta ne produciamo davvero molta! 

Secondo i dati FAO, l'Italia solo nel 2022 ha prodotto 8,7 milioni di tonnellate di carta e cartone.  Considerando circa 24-25 alberi abbattuti per ogni tonnellata di carta prodotta, abbattiamo al ritmo di 208 milioni di esemplari ogni anno solo nel nostro paese.

Ottimizzazione dei costi 

Stando al caso studio elaborato da McKinsey (fonte), si potrebbero risparmiare fino a 6,5 miliardi di dollari se le aziende utilizzassero solo documenti di trasporto (DDT) digitali. 

A questo risparmio diretto si aggiunge la possibilità di migliorare il commercio internazionale, accelerando i tempi e facilitando gli scambi tra nazioni. Secondo le stime della Camera di Commercio Internazionale, ad esempio, la documentazione di spedizione paperless potrebbe generare 267 miliardi di dollari di export in più tra i paesi del G7 entro il 2026. 

Spedizioni e resi paperless: i vantaggi

Maggiore efficienza operativa

La dematerializzazione dei documenti accelera i processi logistici, riducendo i tempi di gestione e migliorando l'accuratezza delle informazioni.

L'eliminazione della carta riduce gli errori di trascrizione e facilita l'accesso ai dati in tempo reale. Strumenti digitali avanzati, come le API, permettono una gestione automatizzata delle spedizioni, tracciamento e resi, migliorando l'efficienza complessiva del flusso logistico​.

Sostenibilità ambientale

Uno dei principali benefici della gestione paperless è la riduzione dell'impatto ambientale. L'eliminazione della carta contribuisce alla diminuzione delle emissioni di CO2 associate alla produzione e al trasporto dei documenti cartacei.

Sono sempre di più i corrieri che consentono di effettuare resi senza la necessità di stampare etichette, rendendo il processo più sostenibile e comodo per i clienti​. 

Conformità normativa

Adottare una gestione digitale dei documenti facilita il rispetto delle normative vigenti in materia di conservazione e protezione dei dati.

Piattaforme integrate garantiscono che i documenti siano archiviati in modo sicuro e accessibili solo al personale autorizzato, riducendo il rischio di perdita o furto di informazioni sensibili.

La conformità al GDPR e ad altre regolamentazioni è semplificata grazie all'uso di sistemi digitali che assicurano la tracciabilità e la protezione dei dati.

Costi di implementazione di un sistema di gestione documenti paperless

Quando si parla di costi, sono rare le occasioni in cui la risposta non sia "dipende". Anche nel caso della dematerializzazione di documenti i costi di implementazione possono variare a seconda della soluzione selezionata. 

Implementare una gestione paperless richiede un investimento iniziale in software, in alcuni casi hardware e formazione. Tuttavia, i costi iniziali possono essere compensati dai risparmi ottenuti grazie alla riduzione del consumo di carta, dei costi di stampa e della manodopera necessaria per la gestione dei documenti cartacei.

Il ROI di un sistema paperless può essere significativo non solo in termini monetari ma anche di miglioramento dell'efficienza e riduzione degli errori quindi, di conseguenza, di tempo. 

Come implementare un sistema per spedizioni e resi paperless? 

Il primo passo per una gestione paperless efficace è la digitalizzazione dei processi. Questo implica l'uso di software per la creazione, archiviazione e gestione dei documenti digitali. 

Successivamente, la transizione a un sistema paperless richiede un adeguato programma di formazione per il personale. Gli operatori devono essere formati sull'uso dei nuovi strumenti digitali e sulle best practice per la gestione dei documenti elettronici. Questo assicura che tutti i membri del team siano in grado di sfruttare al meglio le nuove tecnologie e di operare in conformità con le normative vigenti.

Per massimizzare i benefici della gestione paperless, è essenziale che le nuove soluzioni digitali siano integrate con i sistemi esistenti dell'azienda. Questo include ERP, sistemi di gestione del magazzino (TMS, OMS, WMS) e canali di vendita. L'integrazione facilita la condivisione dei dati e l'automazione dei processi.

In conclusione

Ne abbiamo già discusso in questo articolo sulla gestione della documentazione doganale, il mondo sta andando verso la digitalizzazione della burocrazia e delle spedizioni, in particolare.

Quella che oggi è una facoltà, tra qualche anno sarà un obbligo per tutte le aziende a livello globale: muoversi con anticipo può dare il tempo alle persone di adattarsi al cambiamento e offrire un margine competitivo da sfruttare per accelerare l'espansione internazionale prima della concorrenza. 

In questo senso, ShippyPro offre delle soluzioni per la gestione di documenti dematerializzati via API. Contattaci per saperne di più o visita la nostra pagina dedicata alle API Paperless.