Gestión de los documentos de transporte (DDT) de los envíos

En este post te vamos a mostrar qué son los documentos de transporte (DDT), por qué son importantes y cuáles son los principales tipos.

Además, vas a ver que con ShippyPro la tarea se vuelve bastante más rápida y cómoda que si tuvieses que preparar cada documento de transporte de manera tradicional. 

Ya verás cómo a partir de ahora te resulta mucho más fácil y rápido enviar paquetes a tus clientes. 

Índice de contenidos:

• ¿Qué es un documento de transporte?
• ¿Qué es CMR y por qué es importante?
• Tipos de documentos de transporte
• Factura comercial internacional
• Gestiona tus documentos de transporte con ShippyPro

¿Qué es un documento de transporte?

Un documento de transporte es un justificante emitido por un transportista —o por el expedidor de la mercancía— con el objetivo básico de acreditar la entrega de la carga al destinatario. 

Esto quiere decir que sin este documento nunca debería iniciarse el envío de mercancía, ya que no sería posible acreditar que la carga se ha depositado en las instalaciones del destinatario. 

¿Qué datos aparecen en los documentos de transporte?

Este documento es importante porque debe reflejar la información básica y detallada sobre la mercancía enviada. 

Entre los elementos que siempre figuran en un documento de transporte encontramos los siguientes: 

• Naturaleza de la mercancía: se describe el contenido de la carga. 
• Cantidad enviada: debe figurar la cantidad de mercancía que se ha consignado, para luego comprobar que esta ha llegado íntegra. 
• Peso total: el peso también es una referencia para evitar pérdidas parciales durante el porte. 
• Dimensiones: un dato importante también para saber cómo debe realizarse la estiba de la mercancía. 
• Origen: debe coincidir con la localización del paquete cuando el transportista lo recoge. Pero también tiene que constar como remitente o expedidor el titular que ordena el envío. 
• Destino: el transportista no puede entregar la mercancía en otro lugar distinto al reflejado en el documento de transporte como destino final de la carga. 

Este documento de transporte también debe contener información detallada sobre las partes involucradas en la operación logística, siendo básico que figuren los nombres de los remitentes y destinatarios —razón social, en caso de empresas—, junto con sus respectivas direcciones postales. 

Por último, en el documento de transporte también tiene que constar la información relativa al transportista. 

¿Por qué es importante el documento de transporte?

Con este comprobante es posible respaldar el movimiento de la mercancía a lo largo de la cadena de suministro. 

De esta forma, se puede garantizar la trazabilidad y la legalidad de la operación logística. 

Además, el documento de transporte siempre será requerido al realizar el despacho de aduanas. 

Junto a eso, el documento de transporte también incluye las condiciones particulares del envío, con lo que es una prueba del acuerdo entre las partes que intervienen en el porte. 

Esto quiere decir que este tipo de documentos también garantizan la validez del contrato. 

Por último, cabe destacar que a la hora de realizar un envío internacional, los documentos de transporte serán los que recopilen toda la información detallada sobre la operación de transporte que se está efectuando. Gracias a eso, las autoridades pueden comprobar de un golpe de vista si todo es correcto y conforme a la legalidad.

¿Qué es CMR y por qué es importante?

Llegados a este punto, conviene distinguir entre dos documentos que parecen iguales, pero no lo son: el documento de transporte y el CMR. 

El CMR es un tipo de documento que regula específicamente el tráfico internacional cuando este se lleva a cabo por carretera. 

Se basa en un convenio internacional auspiciado por las Naciones Unidas para regular los envíos transfronterizos entre distintos países, cuando se hacen por carretera. 

De todos modos, el CMR también se aplica aunque se empleen otros medios de transporte como el barco, el ferrocarril o el avión. Siempre que al menos una parte del viaje se haga por carretera. 

El CMR es importante desde el punto de vista contractual, ya que refleja las obligaciones y los derechos de las partes involucradas. 

Al localizarse el destinatario y el remitente en diferentes países, de no existir este convenio podrían surgir discrepancias difíciles de solucionar. 

Lo bueno es que esta carta de porte CMR proporciona un marco legal que soluciona posibles disputas o desacuerdos. 

Tipos de documentos de transporte

Si vas a enviar una carga, necesitas emitir un documento de transporte válido. Pero esta carta de porte logística será diferente en función de los diferentes escenarios posibles. 

Vamos a verlos todos de manera detallada, para que sepas qué tipo de documento de transporte debes incluir con tu envío. 

Carta de porte ferroviario

Conocido como CIM, este documento de transporte es el que se usa cuando la mercancía se envía en tren. 

Sirve como título de propiedad de la mercancía y será requerido en caso de disputas sobre la validez del contrato entre remitente y destinatario. 

El CIM debe ser generado por el remitente, en el idioma del país de origen (aunque es necesario también incluir una copia en el idioma del país de destino). 

Es importante que la carta de porte ferroviario vaya siempre en el mismo vagón del tren en el que se transporta la mercancía, para que esta pueda ser debidamente identificada. 

Este documento de transporte se compone de varias copias: 

• Documento original: se entrega al destinatario junto con la mercancía, cuando queda comprobado que está en buen estado y que el envío es correcto.
• Matriz de expedición: se deposita en el propio tren que inicia el transporte. 
• Hoja de ruta: la estación de destino reclamará una hoja de ruta para conocer los gastos de envío. Además, otra copia queda archivada también en el tren de inicio del transporte. 
• Duplicado del CIM: se queda en manos del expedidor, una vez que el tren acepta la carga y la estiba adecuadamente. 

Carta de porte aéreo

Este documento se conoce en logística como air waybill (AWB), aunque en español suele mencionarse como «conocimiento de embarque aéreo».

Al igual que ocurre con el transporte de mercancías por tren, la carta de porte aéreo actúa como prueba documental de un contrato de transporte en avión entre el expedidor y el destinatario. 

Se da la circunstancia que esta air waybill también compromete a la compañía aérea que realiza el viaje, además de ser un comprobante del inicio del porte y de la recepción cuando llega a destino. 

Este tipo de documento de transporte está regulado por la IATA.

Carta de porte por carretera

Si la mercancía va a viajar en camión, el documento de transporte válido será la carta de porte por carretera.

Su función es reflejar las obligaciones de todos los intervinientes en el envío. 

Pero la carta de porte, aunque emitida por el expedidor, debe ser terminada de completar por el conductor que lleva la mercancía.

Además de eso, el documento carece de validez si no lleva la firma del remitente antes de proceder a su envío. 

Por último, cuando sea recibida la carga por el destinatario, también deberá constar su firma. De esa manera, se da validez al envío y se puede proceder al pago del transportista. 

Conocimiento de embarque marítimo

Otro documento de transporte básico es el conocido como bill of lading (BOL) o conocimiento de embarque marítimo. 

Este documento es el que plasma las condiciones del envío marítimo, además de convertirse a su llegada en prueba de la recepción de la carga. 

En este caso el bill of lading (BOL) lo emite la compañía de transporte marítimo, que no tendrá validez sin la preceptiva firma del capitán del barco que hace el transporte. 

La diferencia con otros documentos de transporte es que el bill of lading es un documento sujeto a negociación. Esto implica, incluso, que pueda ser transferido a una empresa tercera durante el proceso de transporte.

Conocimiento de embarque intermodal

En muchas ocasiones el envío comienza en un camión hasta llegar a un puerto en donde la mercancía será embarcada. Y al llegar al puerto de destino, es posible incluso que la carga se mande a su destinatario final a través de ferrocarril. 

Para ese caso en el que se van a usar varios medios de transporte, se utiliza el forwarder's bill of lading (más conocido por sus siglas FBL). 

Con este documento, la empresa contratada para hacer el envío debe asumir la responsabilidad de todo el tránsito de la mercancía, desde que se expide hasta que el destinatario la recibe. 

De hecho, el FBL es un documento que otorga la responsabilidad a la compañía transitaria. 

No obstante, al igual que ocurre con el bill of lading, el forwarder's bill of lading está sujeto a negociación. Incluso este documento de transporte, en caso de emitirse «a la orden», podría llegar a atribuir la propiedad de la mercancía al poseedor físico de dicho documento. 

Factura comercial internacional

Hemos querido incluir en una sección aparte la factura comercial internacional, ya que consideramos que es uno de los documentos de transporte más importantes. 

Por ejemplo: este documento es necesario para gestionar los modelos CN22 y CN23 en aduanas.

Para que te hagas una idea, la factura comercial internacional es un documento utilizado en comercio internacional para registrar y detallar las transacciones realizadas entre diferentes países. 

La legislación exige que este documento se aporte en todos los envíos que viajan por distintos países. De ese modo será más fácil cumplir con las correspondientes obligaciones aduaneras. 

Estos son los elementos básicos que deben figurar en la factura comercial internacional: 

• Nombre del vendedor y del comprador: junto con sus direcciones, números de identificación fiscal, teléfonos…
• Descripción de la mercancía: en la que figuran detalles precisos sobre la mercancía como cantidad, estado, tipo, calidad, valor unitario, número de serie, etc. 
• Condiciones de entrega y pago: aquí se reflejan las condiciones acordadas entre los intervinientes. 
• Costes y precios de la transacción: para liquidar los impuestos en esta sección debe aparecer el precio de venta, así como los aranceles, impuestos, costes de transporte, precio del seguro de la mercancía…
• Datos de envío: para que quede reflejado cómo se llevará a cabo el envío, la ruta que se va a efectuar, el puerto de carga y descarga, etc. 

Gestiona tus documentos de transporte con ShippyPro

Si tienes que gestionar con frecuencia documentos de transporte, ShippyPro es la mejor solución, ya que nuestra plataforma te permite hacerlo de manera sencilla y centralizada. 

Puedes llevar a cabo esa tarea del siguiente modo: 

• Creación de etiquetas de envío: con Label Creator puedes generar automáticamente etiquetas de envío, albaranes y documentos de transporte. De esa manera podrás simplificar el proceso de preparación de paquetes y gestión de documentos. 
• Selección automática del mejor transportista: al tener a mano todas las tarifas de las empresas de transporte con las que sueles trabajar, puedes elegir la más adecuada para cada ocasión.
• Reglas de envío: puedes crear reglas personalizadas para agilizar la elección de transportista.