Cómo optimizar la gestión de almacenes de tu tienda online

La gestión de un almacén logístico cambia día a día. Y tal vez te preguntes: ¿por qué razón? 

Sin duda, la necesidad de satisfacer las demandas cada vez más urgentes de los clientes afecta el cumplimiento de los pedidos, desde la recogida del producto hasta la entrega.

Los compradores ahora están acostumbrados a los estándares cada vez más eficientes de Amazon y otros gigantes del comercio electrónico, y quieren recibir sus artículos en el menor tiempo posible. 

Una nueva realidad que se traduce en una presión añadida para tu tienda online desde el punto de vista de una imprescindible optimización de la gestión de almacenes.

Sin embargo, la velocidad de los procesos también debe ir acompañada de una eficiencia sin cambios. Más que nada porque entregar productos incorrectos o dañados es la peor publicidad para tu tienda online.

En este artículo te vamos a mostrar cómo mejorar la eficiencia de tu gestión de almacenes, haciendo especial hincapié en la optimización y automatización de procesos.  

Nos vemos debajo del índice de contenidos.

Índice de contenidos:

• Distribución y organización de tu almacén logístico
• Automatización y tecnología para mejorar la eficiencia
• Organización de los productos según su demanda y categoría
• Asignación de tareas a los empleados y capacitación para un trabajo más efectivo
• Evaluación constante y mejora continua del sistema logístico
• Gestiona los envíos presentes (y futuros) con ShippyPro

Distribución y organización de tu almacén logístico

La organización óptima de un almacén logístico es necesaria para garantizar que tus operaciones sean eficientes. 

Solo con un almacén que esté bien organizado, con todas las existencias distribuidas de manera lógica por en el espacio disponible, es posible satisfacer correctamente las demandas cada vez más exigentes de los negocios de comercio electrónico. 

Si no sabes por dónde empezar, nosotros te recomendamos que comiences analizando estos elementos. 

Selección de un sistema de almacenaje adecuado

Una de las primeras labores sería la de diseñar el almacén logístico de la forma más eficiente posible. 

Para ello, debes tomar en consideración cuestiones como el flujo de productos y la facilidad de movimientos, tanto de los empleados como del utillaje específico necesario para desarrollar el trabajo (carretillas, transpaletas…). 

Por otra parte, también es conveniente que dividas el almacén en zonas específicas según las funciones que le asignes a cada una de ellas. 

Y no solo eso, ya que en esta zonificación también influirán las características de los productos que vayas a almacenar en cada área. 

No estaría de más que asignases zonas como: 

• Recepción de productos. 
• Muelle de carga y descarga. 
• Zona de picking y embalaje. 
• Zona de envío. 
• Zona de devoluciones. 

Otro detalle a tener en cuenta es el flujo de las mercancías. Piensa en la forma más cómoda y eficiente de que los paquetes se muevan por dentro del almacén logístico, teniendo presente la secuencia que va desde la recepción de mercancías hasta la expedición. 

Lo importante de esta tarea es evitar cruces y recorridos innecesarios. Así se gana tiempo en el procesamiento y se puede garantizar un plazo de entrega más corto.

Planificación y gestión del inventario

La planificación y gestión del inventario consiste en todas las actividades que se derivan de la adquisición, almacenamiento, seguimiento y control de los productos que una tienda online tiene disponibles para su venta (o uso). 

Centrándonos en la planificación del inventario, podemos decir que consiste en determinar cuál es la cantidad óptima de productos que se deben almacenar, en función de la demanda esperada y los plazos de entrega prometidos. 

En caso de no planificar correctamente podrías encontrarte con un exceso de mercancía (lo cual provocaría problemas de almacenamiento, obsolescencia…). O lo que es peor a nivel de imagen de marca: una rotura de stock. 

En ambos casos, las consecuencias desde el punto de vista de la gestión de almacenes serían nefastas. 

Ahora pasamos a la gestión de inventarios, que incluye actividades como el registro y seguimiento de los niveles de existencias, la tramitación de los nuevos pedidos, la solicitud de reabastecimiento en caso de ser necesario… 

En esta materia también habría que considerar KPIs logísticos tales como la organización física del almacén, el control de calidad y el análisis de rotación del inventario. 

De lo que se trata, básicamente, es de asegurar que los productos están disponibles cuando son demandados por los compradores, minimizando los costes de almacenamiento y transporte, a la vez que se maximiza la eficiencia operativa. 

Para realizar una planificación y gestión adecuada es necesario: 

• Contar con sistemas y herramientas que permitan el seguimiento preciso. 
• Usar técnicas profesionales de pronóstico de la demanda y tendencias del mercado. 
• Coordinarse con los proveedores para que no se produzcan ineficiencias. 
• Implementar políticas de control de inventario. 
• Optimizar los procesos logísticos. 

Lo positivo es que, si esto se hace bien, es posible garantizar un flujo constante de productos, con lo que se abastece mejor la demanda y la satisfacción de los clientes será mayor. 

Automatización y tecnología para mejorar la eficiencia

A nadie le pasa desapercibido que el comercio electrónico está viviendo una auténtica edad de oro, con un incremento exponencial de las ventas. 

En consecuencia, si se incrementan las ventas, también aumenta el número de productos a almacenar, gestionar y envasar. 

Y eso, además, lleva aparejada la necesidad de un mayor tamaño de los almacenes.

Por no hablar del volumen de trabajo requerido a los operadores, que crece día a día.

El problema de esta nueva realidad es que la cantidad de trabajo demandada puede generar errores humanos o retrasos que escapan incluso al sistema de control más preciso.

Por ello, todas aquellas máquinas que permiten una rápida y eficaz recuperación y manipulación de objetos se están volviendo fundamentales en la gestión de almacenes.

Respecto a este tema de la automatización estamos haciendo referencia a dispositivos como los drones, los robots o los AGV (Automated Guided Vehicles), que no son otra cosa que vehículos que mueven, cargan y descargan productos con una fuerza y ​​precisión que ningún ser humano puede garantizar.

De todos modos, no todas las automatizaciones alcanzan el mismo grado de complejidad. Incluso hoy, en 2023, un archivo de Excel puede ser suficiente para recoger los productos que se enviarán. 

Si tu tienda online tiene que gestionar una pequeña cantidad de pedidos, es probable que la gestión del almacén todavía esté controlada en gran medida por humanos. 

Pero si tu negocio está creciendo y, sobre todo, tienes metas muy ambiciosas en un futuro próximo, es imprescindible repensar sobre cómo debe ser tu almacén logístico automatizado e inteligente.

En resumen: deberías invertir cada vez más en maquinaria que te permita un enfoque progresista en un mundo cada vez más hiperconectado y frenético.

De hecho, en los próximos años, las cintas transportadoras y el sudor de los operarios que recorren kilómetros y kilómetros dentro del almacén para mover mercancías no serán suficientes.  

En su lugar, las soluciones de almacenamiento para ecommerce pasarán por un enfoque más avanzado, basado en tecnologías de IoT; o en métodos cada vez más «inteligentes» para gestionar la cadena de suministro de productos.

Precisamente los métodos de los que hablaremos en el siguiente párrafo: ¡sigue leyendo!

El Internet de las cosas y demás tecnologías que te van a facilitar la gestión de tu almacén logístico

Es posible que ya estés familiarizado con algunas de las tecnologías que vamos a explorar, mientras que otras pueden ser nuevas para ti.

En primer lugar, cabe señalar que IoT se refiere a todos aquellos objetos (de ahí la denominación de «Internet de las cosas») capaces de conectarse y explotar datos constantemente actualizados para una gestión de almacén más eficiente.

En el futuro, para satisfacer todas las solicitudes de los clientes, tu negocio online no podrá prescindir de los elementos que te mostramos a continuación.

Análisis detallado de la cantidad de datos producidos por la gestión de almacenes y pedidos

Si, por ejemplo, deseas saber cuántos objetos de una categoría están disponibles en tiempo real, o usar datos de inventario para administrar varios almacenes simultáneamente, necesitas herramientas de Inteligencia Artificial que te ayuden a procesar toda esa enorme cantidad de información. 

En resumen, el flujo de trabajo debe seguir siendo manejable incluso en presencia de un crecimiento constante de tu negocio.

Así que presta mucha atención al siguiente punto, porque te vamos a mostrar otra perspectiva diferente del análisis masivo de datos.

Big Data

Un almacén cada vez más grande, que tiene que gestionar una carga importante de operaciones con una velocidad nunca antes vista, requiere de un análisis en profundidad de los pedidos realizados. 

De hecho, el software de gestión de almacenes es capaz de «aprender» de los datos. Puede leerlos para optimizar la actividad de robots y operadores. 

El Big Data, por tanto, significa contar con un resumen siempre actualizado de lo que ocurre en tu almacén y actuar en consecuencia.

Cloud Computing

Las tecnologías en la nube ya hacen posible disponer siempre de datos actualizados, que se pueden compartir fácilmente con todo el equipo de trabajo. 

Desde cada dispositivo, puedes monitorizar el progreso de tu tienda online y planificar estrategias de optimización para la gestión de almacenes.

Smart glasses

Imagina que tu equipo y tú pudierais prescindir de documentos en papel, escáneres manuales y solo usar gafas inteligentes, capaces de identificar el objeto a enviar y mostrárselo en una pantalla incorporada a las lentes. 

Pues eso ya es posible. 

Si no te lo crees, te aseguramos que DHL ha estado experimentando con esta tecnología en algunos de sus almacenes durante los últimos años. Y gracias a eso ha aumentado su productividad en 15%.

Vehículos y robots

En los próximos años, con total seguridad, la gestión de almacenes será totalmente automatizada. 

El trabajo del ser humano no dejará de ser necesario, pero se transformará. Y el aporte humano seguirá siendo fundamental en la monitorización y mantenimiento de máquinas cada vez más avanzadas desde el punto de vista tecnológico. 

Los vehículos automatizados y los robots deben verse como aliados capaces de acelerar las operaciones de búsqueda de artículos, carga y descarga, etc. 

A estas alturas, de hecho, existen máquinas que se mueven por los almacenes logísticos de forma autónoma, siguiendo señales eléctricas, bandas de colores o recibiendo coordenadas a través de ondas de radio. o GPS.

Drones

Como robots y vehículos automatizados, los drones se están preparando para reemplazar a los humanos en algunas operaciones de gestión de almacenes. 

El control de stock y la recuperación de los artículos a enviar se puede confiar, en un futuro próximo, a esta tecnología. 

Sobre todo porque los drones pueden reducir considerablemente los tiempos de inactividad y acelerar los desplazamientos entre los pasillos de su almacén logístico.

Impresoras 3D

Desde hace años se viene hablando de esta tecnología, pero su potencial en un almacén logístico inteligente para tiendas online está, en parte, inexplorado. 

Piensa, por ejemplo, cuánto espacio ocupan tus productos y cuánto tiempo permanecen almacenados. Si tuvieras la capacidad de producir objetos fácilmente y en poco tiempo, utilizando una impresora 3D, ¿no crees que tu negocio se beneficiaría de ello?

Como ves, hay muchas transformaciones y automatizaciones que afectan directamente a la gestión de almacenes a corto y largo plazo.

Averigüemos ahora, en función de estos cambios, cómo serán los almacenes en un futuro próximo.

El almacén logístico del futuro

Es poco probable que las necesidades de los clientes se transformen en los próximos años. 

En cambio, es casi seguro que no van a esperar 3 o 4 días para recibir su pedido. 

La paciencia de los clientes cada vez es más escasa y casi seguro que compren en una tienda online que les garantice una entrega súper rápida, posiblemente en el mismo día del pedido.

Esta carrera de compra impulsiva y entrega rápida necesita de una logística de última milla adaptada a estas nuevas formas de entender el comercio electrónico. 

Requerirá, por tanto, de almacenes cada vez más cercanos al cliente, en las inmediaciones de las grandes ciudades, en los que quepan cada vez más productos.  

Además, atendiendo nuevamente a la aceleración en el proceso de compra y envío, los almacenes logísticos para tiendas online ya no serán solo centros de almacenamiento, sino que probablemente se convertirán en centros de producción. 

De esta forma, los comercios del futuro intentarán eliminar un paso que actualmente cuesta dinero y tiempo. Es decir: encontrar productos de proveedores.

Organización de los productos según su demanda y categoría

La lógica nos indica que un almacén logístico debe organizarse en función de la demanda de cada producto y de la categoría a la que pertenecen. 

No obstante, existen varios métodos y sistemas de organización que pueden aplicarse, dependiendo del tamaño y complejidad del almacén logístico, así como de las particularidades de los productos que hay que manejar. 

Estas son algunas de las formas más comunes de organizar un producto dentro de un almacén: 

• Método ABC: que clasifica los productos en categorías según su importancia relativa en términos de demanda y valor. Los del grupo A son los de alta demanda y valor; los del grupo B, los de demanda y valor moderado; y los del C, baja demanda y bajo valor. Los productos del grupo A deben almacenarse cerca del área de picking para agilizar su gestión. 
• Método por zonas de almacenamiento: cada zona específica del almacén dará cabida a una categoría de producto concreta. Por ejemplo: una zona para los productos perecederos, otra para los de alta rotación y otra para los más voluminosos. 
• Método en función de la velocidad de movimiento de un producto: para facilitar el proceso de picking y agilizar el flujo de productos, conviene reservar áreas de almacenamiento para los productos de más rotación.
• Método de etiquetado y señalización: se colocan etiquetas visibles en cada estante y contenedor, con la función de identificar rápidamente en qué lugar se ubica cada categoría de producto. Así se encuentra con más facilidad cuando un producto se vende y hay que proceder a su envío.

Asignación de tareas a los empleados y capacitación para un trabajo más efectivo 

La tecnología, como ya hemos mencionado, no debe verse como un enemigo que amenaza con aumentar el desempleo, sino como una ayuda que reorienta los trabajos necesarios dentro de un almacén.

En lugar de que los operadores manipulen físicamente los productos, en un futuro cercano las tiendas online necesitarán los siguientes perfiles profesionales para una correcta gestión de almacenes:

• Personal de atención al cliente: que se encargará de gestionar de forma rápida y eficaz las crecientes demandas de los clientes.
• Expertos en marketing: para adaptarse a un mercado online en constante cambio.
• Analista de datos: que analice los datos obtenidos de la gestión del almacén y mejore el flujo de trabajo.
• Desarrolladores de software y aplicaciones: para gestionar mejor la estrategia omnicanal y ser encontrados por los clientes.
• Expertos en procesos de automatización: que monitorizan el correcto funcionamiento de las nuevas tecnologías adoptadas.
• Ingenieros en robótica: para diseñar los robots del futuro.

En conclusión: probablemente necesitarás diferentes recursos dentro de tu equipo. 

Pero no debes olvidar que la optimización en la gestión de almacenes debe ir acompañada de una logística más avanzada, que apoye el crecimiento de tu tienda online desde todos los puntos de vista.

Evaluación constante y mejora continua del sistema logístico

Como en cualquier otra tarea directiva, la evaluación constante y la orientación a la mejora continua de los procesos son labores imprescindibles cuando se gestiona un almacén logístico. 

Es imprescindible realizar una revisión periódica de las operaciones logísticas, con el objetivo de identificar áreas de mejora y tomar las medidas correctivas que sean adecuadas. 

Estas son las tareas de evaluación constante y mejora continua que debes establecer en tu almacén logístico: 

• Fijar y analizar los indicadores clave de rendimiento: los KPI que van a ser relevantes para saber si el almacén logístico es eficiente o no. 
• Evaluar si el diseño del almacén es el más óptimo: conviene asegurarse de que se está maximizando el espacio, se facilita la circulación de mercancías y se minimizan los tiempos de almacenamiento. 
• Controlar si hay operaciones que se pueden automatizar: otra área de mejora es la de encontrar oportunidades de automatización que hagan los procesos más eficientes.
• Analizar si los proveedores y los socios logísticos son eficientes: debes evaluar el desempeño de todos los actores implicados en el proceso logístico, ya que por esa parte pueden llegar algunas ineficiencias bastante graves. Y si las cosas no van como esperas, revisa los contratos y busca a otros proveedores que puedan mejorar tu cadena de suministro.

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