Centralización de envíos: guía práctica para la gestión

Con el aumento continuo del volumen de pedidos para empresas de todos los tamaños, es cada vez más necesario centralizar los envíos y unificar los canales de distribución en pocos puntos de contacto.

Ventajas de un sistema centralizado para los envíos

Un sistema centralizado para la gestión de envíos ofrece numerosos beneficios que van más allá de la simple organización logística. En primer lugar, centralizar significa unificar el control de todos los procesos de envío bajo una sola entidad empresarial, eliminando la fragmentación que a menudo caracteriza esta actividad y mejorando la eficiencia operativa de todos los equipos que manejan la logística diaria.

La centralización de los envíos, sin embargo, presenta muchos otros beneficios que veremos brevemente a continuación.

Reducción de los costos operativos

La centralización de las operaciones de transporte y envío genera ahorros económicos sustanciales a través de varios mecanismos. Una organización centralizada permite reducir los espacios ocupados y contener los costos de logística, mano de obra y medios. Además, facilita el monitoreo de los envíos, mejorando aún más la eficiencia operativa y, indirectamente, la satisfacción del cliente.

Los ahorros provienen principalmente de:

1. Eliminación de superposiciones en los costos logísticos gracias a la unificación de funciones indirectas
2. Mayor poder negociador con los proveedores de servicios de transporte
3. Optimización del uso de los recursos disponibles, incluidos almacenes y medios de transporte

La compra del servicio de transporte y envío, cuando no está centralizada, a menudo se delega a diferentes funciones empresariales, haciendo difícil controlar los costos. Por el contrario, un sistema centralizado permite monitorear constantemente los gastos de transporte e identificar nuevos márgenes de ahorro.

Mejora de la trazabilidad

La trazabilidad es un elemento fundamental para cualquier sistema de gestión de envíos. Con un sistema centralizado, es posible seguir y monitorear la carga en cualquier momento, desde que sale del almacén hasta su destino final.

Esta visibilidad completa de la cadena de suministro ofrece varios beneficios: gracias al rastreo y la gestión de datos en tiempo real, es posible obtener mayor seguridad y control sobre la ruta de las mercancías. En caso de desviación de la ruta prevista o problemas de temperatura, el personal involucrado es informado inmediatamente a través de alertas personalizadas.

Un sistema de trazabilidad fuerte y centralizado es necesario para recopilar, analizar, compartir y archivar eficazmente los datos. La estandarización y consistencia de la información asegura una mayor coherencia y fiabilidad de los datos que, a su vez, mejoran la calidad de los procesos de toma de decisiones.

Herramientas como ShippyPro Optimizer ofrecen tableros preconfigurados desde los cuales es posible controlar los datos armonizados de todos los transportistas de manera granular hasta el nivel de envío individual o código postal.

Optimización de los tiempos de entrega

La gestión centralizada permite optimizar las rutas de transporte, reduciendo tiempos y costos gracias a rutas diseñadas para minimizar el consumo de combustible, los costos de peaje y los kilómetros recorridos.

El modelo centralizado favorece la planificación óptima de las rutas de transporte. En lugar de pasar por diferentes centros para recoger la mercancía, el conductor carga el camión solo una vez, limitando las horas de conducción y aumentando la productividad.

La centralización también permite automatizar procesos manuales repetitivos liberando recursos que pueden ser empleados en actividades más estratégicas. Además, la automatización reduce los errores derivados de operaciones de entrada de datos manuales, mejorando la fiabilidad del proceso.

En conclusión, un sistema centralizado permite enfrentar los desafíos operativos y los problemas con los transportistas de manera uniforme, independientemente de la región de la red a la que se refieran, mejorando la eficiencia general y reduciendo los tiempos de entrega.

Tecnologías y software para la gestión de los envíos

La creación de un sistema centralizado efectivo requiere la adopción de tecnologías específicas que trabajen en sinergia para optimizar todo el proceso de envío. La elección de las herramientas adecuadas representa la columna vertebral de cualquier proyecto de centralización de envíos.

Software de gestión de almacén (WMS)

El software de gestión de almacén (WMS) ofrece una visión general de todas las operaciones del almacén en tiempo real, permitiendo optimizar los flujos de materiales y recursos. Un WMS efectivo permite:

• Acelerar las actividades de almacenamiento y reducir los errores
• Optimizar el espacio disponible a través de la asignación inteligente de ubicaciones
• Automatizar los procesos repetitivos y reducir los costos operativos
• Sincronizar las actividades del almacén con las del patio
  
  

Plataformas de gestión de envíos

Las plataformas de gestión de envíos actúan como un centro central para controlar todas las operaciones logísticas relacionadas con el transporte. Estas soluciones permiten centralizar todo el proceso en una sola interfaz, permitiendo la gestión de múltiples transportistas simultáneamente. De hecho, es posible configurar reglas personalizadas para zonas, códigos postales y pesos, optimizando cada envío según las necesidades específicas.

La posibilidad de elegir el transportista más conveniente según el peso, las dimensiones y el destino no solo permite reducir costos, sino también mejorar los tiempos de entrega. Además, estas plataformas automatizan la generación de etiquetas y documentación de transporte, reduciendo significativamente el riesgo de errores humanos.

Herramientas de trazabilidad y monitoreo

Las herramientas de seguimiento y rastreo proporcionan visibilidad completa en cada etapa del envío, desde el momento en que la mercancía sale del almacén hasta la entrega al cliente. Esta funcionalidad es esencial para cualquier sistema centralizado, ya que permite identificar y resolver problemas de manera oportuna.

Con estas herramientas, cada evento se integra en el sistema y se verifica, y si ocurre un imprevisto, se genera una alerta que permite intervenir de inmediato. Por lo tanto, en caso de controversia o daño, es posible rastrear la causa del problema, aislando el incidente específico.

Integración con sistemas ERP existentes

La integración con los sistemas ERP empresariales representa un elemento crucial para el éxito de un sistema centralizado. Esta conexión permite el intercambio automático de datos entre diferentes software, creando un flujo continuo de información entre pedidos, almacén y envíos.

La capacidad de un software para integrarse sin problemas con el sistema informativo empresarial es fundamental para activar el valor que la logística puede aportar a la empresa en términos de agilidad y competitividad. A través de esta integración, la información sobre stock, precios y pedidos siempre está actualizada, facilitando un control total sobre la disponibilidad y el estado de cada artículo.

Cómo crear un sistema de envíos centralizado

La implementación práctica representa la fase crucial en la realización de un sistema centralizado efectivo para los envíos. Después de completar el análisis de necesidades y seleccionar las tecnologías apropiadas, es el momento de transformar la planificación en realidad operativa.

Creación del hub logístico central

El hub logístico es el corazón palpitante de la centralización de envíos. Este espacio está dedicado a todas las actividades de transporte, clasificación y distribución de mercancías, optimizando toda la cadena de suministro. Para diseñar correctamente la estructura, es necesaria un análisis preventivo que establezca los accesos a cada edificio, la colocación de las bahías de carga y la organización del tráfico de vehículos y personas dentro del área.

Un hub eficiente debe coordinarse con el almacén principal e incluir espacios dedicados a servicios de valor agregado, la preparación de pedidos con sistema cross-docking y la gestión de devoluciones.

Configuración del software

En esta fase, es fundamental configurar el sistema para:

• Sincronizar el WMS con el software de los transportistas para acelerar los envíos
• Automatizar la generación de etiquetas y documentos de transporte
• Establecer reglas personalizadas para zonas, códigos postales y pesos

Capacitación del personal

Ningún sistema, por avanzado que sea, puede funcionar eficazmente sin personal adecuadamente capacitado. La formación debe centrarse tanto en los aspectos técnicos como en las habilidades transversales necesarias para gestionar un sistema centralizado.

Es aconsejable desarrollar un plan de formación empresarial preciso, evaluando las lagunas de los empleados y planificando cursos específicos. Las plataformas digitales ofrecen hoy soluciones efectivas para formación continua y microaprendizaje, permitiendo a los trabajadores adquirir habilidades de manera flexible.

Fase de pruebas y puesta en marcha

Antes de la transición definitiva al nuevo sistema, es esencial llevar a cabo una sesión completa de "GoLive". Este proceso incluye:

• Pruebas de cálculo de precios, tiempos de tránsito e impacto ambiental (CO2)
• Reservas de prueba con datos reales para verificar la exactitud
• Impresión de documentos, incluidas etiquetas, declaraciones y cartas de porte
• Verificación de la integración con sistemas externos

La prueba paramétrica permite eliminar problemas típicos como cortocircuitos y verificar el correcto funcionamiento de todos los componentes del sistema, previniendo daños irreversibles durante el uso diario.

Conclusión

La creación de un sistema centralizado para los envíos representa una elección estratégica fundamental para cualquier empresa moderna. Ciertamente, la implementación requiere una inversión inicial significativa en términos de recursos, tecnología y formación del personal.

Sin embargo, los beneficios tangibles que se derivan - desde la reducción de los costos operativos hasta la mejora de la trazabilidad, desde la optimización de los tiempos de entrega hasta la automatización de los procesos - justifican ampliamente este esfuerzo inicial. El análisis preciso de las necesidades empresariales, combinado con la elección de las tecnologías adecuadas, constituye la base para un sistema eficiente y duradero.

La clave del éxito radica en el enfoque sistemático a la implementación, desde la creación del hub logístico hasta la optimización continua de los procesos. A través de este camino estructurado, las empresas pueden transformar la gestión de los envíos de un centro de costos a una ventaja competitiva real.