Centralisation des envois : un guide pratique pour la gestion

Avec l’augmentation continue du volume de commandes pour les entreprises de toutes tailles, il devient de plus en plus nécessaire de centraliser les expéditions et d’unifier les canaux de distribution en quelques points de contact.

Avantages d’un système d’expédition centralisé

Un système de gestion des expéditions centralisé présente de multiples avantages, allant bien au-delà d’une simple organisation logistique. Avant tout, la centralisation signifie unifier le pilotage de l’ensemble des processus d’expédition sous l’égide d’une entité unique dans l’entreprise, ce qui élimine la fragmentation souvent constatée dans ces activités et renforce l’efficacité opérationnelle de tous les intervenants en charge de la logistique au quotidien.

Cependant, la centralisation des expéditions présente d’autres atouts, que nous allons examiner brièvement ci-dessous.

Réduction des coûts opérationnels

Le regroupement des opérations de transport et d’expédition se traduit par des économies importantes sur les coûts, grâce à plusieurs mécanismes. Une organisation centralisée aide à réduire l’occupation d’espace et à limiter les dépenses liées à la logistique, à la main-d’œuvre et aux véhicules. Par ailleurs, elle facilite le suivi même des envois, améliorant la productivité globale et, indirectement, la satisfaction client.

Les principales sources de réduction de coûts sont :

1. L’élimination des doublons de coûts logistiques grâce à la centralisation des fonctions indirectes
2. Un pouvoir de négociation accru vis-à-vis des prestataires de transport
3. L’optimisation des ressources disponibles, qu’il s’agisse des entrepôts ou des véhicules

Lorsque les activités de transport et d’expédition ne sont pas centralisées, l’approvisionnement est souvent éparpillé dans différentes divisions de l’entreprise, rendant le contrôle des coûts compliqué. En revanche, un système unifié permet de surveiller en continu les dépenses de transport et de déceler de nouvelles opportunités d’économie.

Meilleure traçabilité

La traçabilité constitue un élément essentiel de tout système de gestion des expéditions. Un dispositif centralisé permet de suivre l’acheminement des colis à chaque étape, depuis la sortie d’entrepôt jusqu’à la destination finale.

Cette visibilité totale sur la chaîne logistique procure plusieurs bénéfices : grâce à la capture et à la gestion de données en temps réel, on bénéficie d’une sécurité renforcée et d’un meilleur contrôle sur le parcours des marchandises. En cas de déroutes ou de soucis de température, le personnel en est immédiatement avisé par des alertes spécifiques.

Un système fort et centralisé de traçabilité est crucial pour collecter, analyser, partager et archiver efficacement les données. La standardisation et la cohérence des informations garantissent une fiabilité accrue des données, améliorant ainsi la qualité des décisions.

Des outils comme ShippyPro Optimizer proposent des tableaux de bord préconfigurés qui permettent de suivre, de façon granulaire, des données harmonisées provenant de tous les transporteurs jusqu’au niveau d’une expédition ou d’un code postal en particulier.

Délais de livraison optimisés

Une gestion centralisée favorise l’optimisation des routes de transport, réduisant le temps et les coûts au moyen de trajets conçus pour minimiser la consommation de carburant, les péages et la distance totale parcourue.

Le modèle centralisé soutient la planification de trajets de transport plus efficaces. Plutôt que de s’arrêter dans différents hubs, un chauffeur charge une seule fois le camion, diminuant les heures de conduite et gagnant en productivité.

La centralisation permet également d’automatiser les tâches manuelles répétitives, libérant ainsi des ressources pour des missions plus stratégiques. Elle réduit aussi les erreurs de saisie, renforçant la fiabilité des processus.

En fin de compte, un système unifié offre une approche cohérente pour résoudre les défis opérationnels et les difficultés liées aux transporteurs, sur l’ensemble du réseau, favorisant l’efficacité et la rapidité des livraisons.

Technologies et logiciels pour la gestion des expéditions

Mettre en place un système centralisé performant implique de recourir à des outils technologiques spécifiques, conçus pour travailler en synergie et optimiser l’ensemble du cycle d’expédition. Le choix de la solution logicielle adéquate est le pilier de tout projet de centralisation.

WMS (Warehouse Management Software)

Le Warehouse Management Software (WMS) fournit une vue en temps réel de l’ensemble des activités de l’entrepôt, et améliore la circulation des ressources et des marchandises. Un WMS efficient permet de :

• Accélérer les opérations de stockage et réduire les erreurs
• Optimiser la place disponible grâce à un rangement intelligent
• Automatiser les tâches récurrentes pour faire baisser les coûts opérationnels
• Synchroniser les flux de l’entrepôt et du yard
  
  

Plateformes de gestion des expéditions

Les plateformes de gestion des expéditions agissent comme des centres névralgiques, coordonnant tous les processus de transport. Ces solutions unifient l’ensemble du parcours dans une interface unique, permettant de manipuler plusieurs transporteurs en simultané. Il est possible de configurer des règles personnalisées selon la zone, le code postal ou le poids, afin d’ajuster chaque envoi selon les besoins requis.

Choisir le transporteur le plus économique en fonction du poids, du volume et de la destination ne réduit pas seulement les coûts : cela peut également accélérer la livraison. Par ailleurs, ces plateformes automatisent la création des étiquettes et des documents de transport, diminuant considérablement le risque d’erreurs humaines.

Outils de suivi et de monitoring

Les systèmes de suivi et de localisation assurent une visibilité intégrale sur chaque étape de l’expédition, du départ d’entrepôt jusqu’à la livraison chez le client. C’est essentiel à tout dispositif centralisé, pour détecter sans délai et régler d’éventuels problèmes.

Chaque événement est loggé et contrôlé via le système. En cas d’incident, une alerte est envoyée, permettant une intervention immédiate. Ainsi, en cas de litige ou de dommage, il est aisé de retracer précisément l’origine de la défaillance.

Intégration au système ERP

L’intégration des ERP de l’entreprise est cruciale au succès d’un modèle centralisé. Elle autorise l’échange automatique de données entre logiciels, assurant le flux ininterrompu d’informations entre commandes, stock et livraisons.

La capacité du logiciel à s’intégrer aux systèmes internes est déterminante pour dégager de la valeur logistique, tant en termes de souplesse que de compétitivité. Cette intégration garantit la mise à jour continue des inventaires, des tarifs et des commandes, donnant aux entreprises une maîtrise complète des disponibilités et de l’état de leurs articles.

Comment construire un système d’expédition centralisé

La réalisation concrète est l’étape cruciale pour instaurer un système d’expédition centralisé fiable. Après avoir identifié les besoins et sélectionné les technologies adéquates, il convient de déployer concrètement le plan.

Création de l’entrepôt logistique central

L’entrepôt logistique constitue la pièce maîtresse du schéma centralisé. C’est un lieu dédié aux opérations de transport, de catégorisation et de distribution de marchandises, visant à optimiser toute la supply chain. Sa conception requiert des études préalables portant sur l’accessibilité, la position des quais de chargement, la gestion des flux humains et des véhicules.

Un hub performant doit coopérer avec l’entrepôt principal et inclure les zones dédiées aux services à valeur ajoutée, au cross-docking et à la gestion des retours.

Configuration du logiciel

Le WMS (Warehouse Management Software) est le cerveau coordonnateur de l’entrepôt logistique. Il synchronise les circuits opérationnels entre le centre de distribution et la plateforme de transport, assurant une gestion exhaustive du stock entre tous les entrepôts de l’entreprise.

À ce stade, le système doit pouvoir :

• Relier le WMS aux transporteurs pour fluidifier les envois
• Automatiser l’édition des étiquettes et des documents de transport
• Définir des règles personnalisées par zone, code postal ou poids

Formation du personnel

Aucun système, même très sophistiqué, n’est opérant si le personnel n’est pas correctement formé. Les sessions de formation doivent couvrir tant les aspects techniques que les compétences transversales requises pour gérer ce nouveau modèle centralisé.

Il est judicieux de définir un plan de formation interne structuré, de répertorier les lacunes en compétences et d’organiser des modules spécifiques. Les plateformes e-learning sont aujourd’hui une solution pratique pour continuer à se former et approfondir des connaissances de manière souple et progressive.

Phase de test et de mise en service

Avant de migrer entièrement vers le nouveau dispositif, un test complet, appelé « GoLive », est indispensable. Il consiste à :

• Évaluer la facturation, les délais de transport ainsi que le calcul des émissions de CO2
• Simuler des réservations à partir de données réelles pour vérifier la fiabilité
• Imprimer les documents (étiquettes, déclarations, bordereaux) nécessaires
• Contrôler l’intégration avec les applications externes

Les tests paramétriques aident à résoudre les incidents courants et à s’assurer que tous les éléments du système fonctionnent de manière coordonnée, minimisant ainsi les risques de problèmes en exploitation quotidienne.

Conclusion

La mise en place d’un système d’expédition centralisé constitue une étape stratégique pour toute entreprise contemporaine. Certes, cela demande un investissement initial substantiel en ressources, outils technologiques et formation,

mais les bénéfices concrets — réduction des coûts d’exploitation, traçabilité renforcée, livraisons plus rapides et automatisation — justifient largement cet effort. L’analyse minutieuse des besoins et la sélection judicieuse des technologies sont les bases d’un système performant et pérenne.

Le facteur clé de réussite réside dans une approche rigoureuse de l’implémentation, allant de la configuration de l’entrepôt logistique à l’amélioration continue des procédures. Grâce à ce cheminement, l’expédition peut cesser d’être un simple poste de coûts pour devenir un véritable levier de compétitivité.