Nel mondo della logistica, le etichette di spedizione non sono solo un dettaglio tecnico, ma un pilastro della supply chain moderna. Dalla tracciabilità del pacco all’efficienza del magazzino, una semplice etichetta può fare la differenza tra una consegna puntuale e un errore costoso.
Questa guida pratica ti aiuterà a orientarti tra PDF, ZPL, EPL, A4, A6, 100x100 mm, standard normativi come GS1-128, e a scoprire le best practice per stampare e applicare correttamente le etichette in modo automatico. Troverai anche suggerimenti sugli strumenti e i software più utilizzati in Italia e indicazioni specifiche per i principali corrieri.
Indice dei contenuti
Le etichette di spedizione si presentano in diversi formati e linguaggi, che influenzano la compatibilità con stampanti e software. I tre formati più diffusi sono PDF, ZPL e EPL.
Il PDF (Portable Document Format) è il formato più comune e universale per la stampa di etichette.
Lo ZPL (Zebra Programming Language) è il linguaggio proprietario delle stampanti Zebra, leader di mercato per la logistica.
L’EPL (Eltron Programming Language) è un altro linguaggio per stampanti termiche, più “storico” rispetto a ZPL, utilizzato principalmente con dispositivi Eltron (ora parte di Zebra).
Non esiste una sola “misura giusta”. I principali formati utilizzati nella logistica italiana ed europea sono:
Verifica sempre quale formato richiede il tuo corriere e quale supporta la tua stampante: molti software di spedizione consentono di selezionare il formato desiderato per evitare problemi in fase di stampa.
| Formato | Dimensioni (mm) | Linguaggio | Stampanti compatibili | Utilizzo principale | Note operative |
|---|---|---|---|---|---|
| A4 | 210 x 297 | Laser, Inkjet, Termica | Stampa multipla su foglio | Utile per poche etichette, va ritagliata | |
| A6 | 105 x 148 | PDF, ZPL, EPL | Termica, Zebra, Eltron | Spedizione singola, magazzino | Il più usato nei magazzini |
| 100x100 | 100 x 100 | PDF, ZPL, EPL | Termica, Zebra, Eltron | Logistica interna, pallet | Perfetto per barcode grandi e chiari |
| 100x150 | 100 x 150 | PDF, ZPL | Termica, Zebra | Corrieri internazionali | Richiesto da molti corrieri esteri |
| Personalizzato | Variabili | Dipende da software | Dipende da modello | Soluzioni specifiche | Da concordare con corriere/software |
Ogni corriere ha le proprie specifiche tecniche. Ecco una panoramica dei principali operatori logistici per l’Italia:
Scopri di più su come spedire con DHL.
Scopri i servizi di spedizione UPS.
Scopri di più su come spedire con GLS.
Scopri come spedire con Poste Italiane.
Controlla sempre le specifiche aggiornate dei corrieri: alcuni aggiornano periodicamente formati e requisiti, soprattutto in ambito internazionale.
Il GS1-128 (ex EAN-128) è un sistema internazionale pensato per rendere leggibili, sicuri e standardizzati tutti i dati essenziali di una spedizione. Immagina una filiera dove ogni informazione - dal codice del prodotto fino al lotto di produzione - viene inserita all’interno di un unico codice a barre, facilmente riconoscibile da qualsiasi scanner, in qualsiasi magazzino del mondo.
Ma cosa deve contenere, in pratica, un’etichetta conforme a questo standard?
Oltre al classico barcode GS1-128, sono inseriti diversi dati fondamentali, tra cui:
Questa standardizzazione semplifica il lavoro di tutti gli operatori: dal carrellista che movimenta la merce, fino al responsabile supply chain che deve garantire la tracciabilità completa. Usare il GS1-128 significa, ad esempio, ridurre drasticamente gli errori nella lettura dei colli, evitare rallentamenti nei controlli in ingresso e uscita e, in molte filiere regolamentate (come alimentare, farmaceutica o automotive), rispettare obblighi di legge sempre più stringenti.
Ci sono tante risorse utili per approfondire il tema, uno dei documenti che riteniamo più validi e completi è la guida ufficiale di GS1 Italia che entra nel dettaglio di regole e layout consigliati.
L'utilizzo di API consente di automatizzare completamente la generazione delle etichette di spedizione, riducendo gli errori manuali e migliorando l'efficienza operativa. Ad esempio, piattaforme come ShippyPro offrono API che permettono di creare etichette, confrontare tariffe e gestire tracking in tempo reale, integrandosi con oltre 180 corrieri.
I cosiddetti sistemi “Print & Apply” integrano la stampa e l’applicazione delle etichette direttamente sulla linea di confezionamento o spedizione, riducendo l’intervento umano e garantendo tempi di ciclo molto rapidi.
Queste soluzioni permettono di stampare in tempo reale le etichette - spesso personalizzate con i dati specifici dell’ordine - e applicarle automaticamente su pacchi, pallet o altri colli. Possono essere configurate per lavorare su un solo lato o su più lati dell’imballo, adattandosi a diverse geometrie e tipologie di packaging.
Nel contesto logistico avanzato, la verifica automatica delle etichette rappresenta uno step essenziale per garantire qualità e conformità, soprattutto quando si lavora su alti volumi o con standard internazionali. I sistemi di verifica, integrabili direttamente sulle linee di imballaggio o spedizione, utilizzano telecamere o lettori ottici per controllare in tempo reale la leggibilità e la correttezza delle etichette applicate sui colli.
Principali funzionalità di questi sistemi:Oltre alle etichette, l’automazione si estende alla generazione e gestione digitale della documentazione di spedizione: bolle, fatture, dichiarazioni doganali e altri documenti richiesti dalla normativa o dai clienti.
Un workflow tipico prevede che il sistema gestionale (ERP, WMS o TMS) elabori automaticamente tutti i dati dell’ordine e, tramite procedure preconfigurate, generi i documenti necessari in formato digitale. Questi possono essere stampati, allegati alla spedizione oppure inviati direttamente al destinatario o ai sistemi dei partner logistici tramite integrazioni digitali (ad esempio EDI, API o portali condivisi).
Le etichette di spedizione sono uno dei pilastri della logistica e ogni codice racconta una storia complessa fatta di passaggi di mano, scambi e produzioni. Sono determinanti per una corretta consegna dei colli sia in ambito B2C sia B2B per questo è fondamentale tenersi aggiornati sui cambi di formato non solo per quanto riguarda le scelte singole dei corrieri ma anche per gli standard internazionali.
Esistono degli strumenti per automatizzare il processo di creazione, verifica e applicazione delle etichette che possono rendere l'intera catena logistica più snella e rapida e che, quindi, possono ridurre il carico di task ripetitivi agli operatori.
Il PDF è universale, facile da gestire e stampare ovunque, ma meno efficiente per grandi volumi. Lo ZPL è specifico per le stampanti Zebra e garantisce velocità e personalizzazione, ma richiede hardware compatibile.
Controlla sempre le specifiche del tuo corriere e considera il volume di spedizioni. Se lavori con tanti pacchi, ZPL/A6 è spesso la scelta ideale. Per spedizioni occasionali, un PDF/A4 può essere sufficiente.
Le stampanti Zebra (serie ZD e GX) sono le più diffuse per la logistica. Verifica nelle specifiche del modello che sia supportato il linguaggio ZPL.
È uno standard internazionale che permette di inserire più informazioni strutturate in un unico barcode. Fondamentale per la tracciabilità lungo tutta la supply chain.