Automatisation de l'expédition : comment rationaliser la gestion logistique

Les entreprises commencent souvent avec de faibles volumes d’expédition. Aujourd’hui, elles croissent à un rythme soutenu et passent de quelques dizaines à des milliers d’envois en quelques années, voire moins. Pour suivre l’augmentation du nombre de tâches, l’automatisation devient indispensable.

Dans cet article, nous vous montrons comment l’automatisation de l’expédition peut vous aider à obtenir un avantage concurrentiel et à quoi elle peut servir. 

Retour aux fondamentaux : qu’est-ce que l’automatisation de l’expédition ?

L’automatisation de l’expédition consiste à définir des règles automatiques pour gérer et accélérer le flux d’expédition, depuis la gestion des stocks jusqu’à l’audit de colis, la génération d’étiquettes et l’exécution des commandes. 

Elle englobe l’usage de solutions logicielles et de technologies matérielles pour optimiser et rationaliser les opérations d’expédition. Les entreprises traitent ainsi leurs besoins d’expédition plus efficacement, avec peu ou pas d’intervention humaine, et une précision accrue.

Par exemple, si vous devez expédier toutes les commandes de moins de 15 kg avec UPS, vous pouvez créer une règle automatique spécifique pour que ce transporteur prenne en charge toutes les commandes présentant cette caractéristique. Chaque règle peut porter sur la zone de destination, le poids et la taille du colis.

L’objectif de l’automatisation de l’expédition est d’éliminer les tâches répétitives, d’augmenter l’efficacité opérationnelle et d’aider les entreprises à mettre l’échelle à leur logistique facilement.

10 usages de l’automatisation de l’expédition

L’automatisation de l’expédition, c’est comme les épices : on peut l’utiliser partout pour améliorer ses performances. Voici donc 10 usages de l’automatisation de l’expédition qui simplifient vos tâches métiers. 

1. Génération automatisée des étiquettes d’expédition
2. Audit de colis
3. Mise à jour des informations de suivi
4. Standardisation des données
5. Sélection du transporteur
6. Validation d’adresse
7. Génération et gestion des documents
8. Smart picking
9. Gestion des stocks
10. Service client rationalisé

1. Automatisation des étiquettes d’expédition

La génération d’étiquettes d’expédition peut être automatisée quel que soit le lieu d’expédition, la destination ou le transporteur. En mettant en place la génération automatisée des étiquettes, les entreprises accélèrent leurs processus de fulfilment, ce qui se traduit par des délais d’envoi plus courts et une satisfaction client accrue.

La création d’étiquettes permet de faire évoluer les processus de préparation des commandes, en particulier pendant la haute saison et lors du Black Friday.

De plus, la génération automatique aide à standardiser les formats d’étiquette, quel que soit le transporteur utilisé. 

Audit de colis

L’audit de colis joue un rôle clé pour garantir l’exactitude des coûts d’expédition et identifier les écarts de facturation des transporteurs. En recoupant automatiquement les factures d’expédition avec les données de commande d’origine, les entreprises détectent les surfacturations, les niveaux de service incorrects et les erreurs de facturation.

Des audits réguliers permettent d’identifier des problèmes récurrents (surfacturations par transporteur, écarts, erreurs fréquentes). Ces informations aident à renégocier les contrats ou ajuster la stratégie d’expédition.
L’automatisation de ce processus garantit des audits constants et précis, libérant les équipes pour des tâches plus stratégiques et réduisant les erreurs humaines liées à un contrôle manuel.

3. Mise à jour des informations de suivi

Tenez vos clients informés en permanence grâce à l’automatisation de l’expédition. Vous pouvez configurer des règles pour envoyer les informations de suivi du transporteur à vos clients finaux en quelques clics. 

Vous choisissez d’informer vos clients à chaque étape du parcours de livraison ou uniquement aux moments clés (commande préparée, en cours de livraison, colis livré). Vous pouvez aussi sélectionner les canaux comme le SMS, l’e-mail ou les notifications WhatsApp. 

4. Standardisation des données

L’un des plus grands défis dans un écosystème multi-acteurs est la standardisation des données.

En standardisant les formats, les entreprises assurent une communication fluide entre systèmes (gestion des commandes, WMS, plateformes transporteurs).

Cette harmonisation réduit le risque d’erreurs liées à des données incompatibles et facilite le traitement des transactions. Elle permet aussi une meilleure analyse et un meilleur reporting, offrant une vision plus claire des performances d’expédition et des goulots d’étranglement.

5. Sélection du transporteur

Choisir le meilleur transporteur pour chaque commande peut devenir chronophage, surtout lorsque le volume atteint des centaines de colis par jour. 

Automatiser la sélection des transporteurs est une excellente façon de passer à l’échelle et d’économiser. Il est possible de définir des règles d’expédition basées sur le poids, les dimensions et le pays de destination. Vous pourrez ainsi gérer vos envois en masse et choisir le transporteur le plus avantageux pour chaque commande.  

De plus, en exploitant les données de volumes et de préférences, les entreprises identifient les transporteurs les plus utilisés et négocient des remises de volume ou de meilleurs SLA. Cette approche stratégique réduit les coûts d’expédition et améliore la fiabilité du service. 

6. Validation d’adresse

Une adresse mal formatée peut coûter cher et dégrader l’expérience client.

La validation automatique garantit que les adresses d’expédition sont correctes et complètes avant l’envoi, ce qui réduit nettement les échecs de livraison et les retours. En s’intégrant à des bases d’adresses mondiales, les systèmes vérifient et corrigent les adresses en temps réel, en signalant les problèmes potentiels en amont.

7. Génération et gestion des documents

Il y a dix ans, documents papier et numériques coexistaient. Aujourd’hui, la bureaucratie mondiale devient paperless. Dans ce contexte, l’automatisation de l’expédition est un must pour assurer la conformité documentaire et des envois à temps. 

Les systèmes peuvent produire automatiquement factures, listes de colisage, déclarations douanières et autres documents requis, en garantissant leur exactitude et leur conformité réglementaire. 

Au-delà de la génération, les systèmes de gestion documentaire automatisés organisent et stockent efficacement les documents, afin de les rendre facilement accessibles pour référence ou audit. La tenue des registres et la conformité s’en trouvent renforcées.

8. Smart picking

Le smart picking exploite la robotique, l’intelligence artificielle et le machine learning pour optimiser la préparation des commandes en entrepôt.

Les systèmes analysent les données de commande et l’implantation de l’entrepôt pour déterminer les itinéraires de prélèvement les plus efficaces, réduisant fortement le temps et l’effort nécessaires. Le smart picking améliore aussi la précision grâce aux scanners codes-barres, étiquettes RFID et systèmes de vision, garantissant la sélection et l’emballage des bons articles.

9. Gestion des stocks

Les systèmes de gestion des stocks automatisés offrent une visibilité en temps réel sur les niveaux, permettant d’éviter les ruptures et les surstocks.

Ils utilisent des algorithmes avancés pour prévoir la demande, suivre les mouvements et gérer les réapprovisionnements, afin d’aligner les niveaux sur la demande et les besoins métier. L’automatisation réduit aussi le risque d’erreurs humaines et fournit des données plus fiables.

Ces systèmes peuvent s’intégrer à l’ERP et aux plateformes de gestion des commandes, créant un écosystème cohérent qui améliore l’efficacité de toute la chaîne d’approvisionnement. 

10. Service client rationalisé

Quand un imprévu survient et que vos clients rencontrent des problèmes, c’est le moment d’automatiser le service client. 

L’objectif n’est pas de remplacer l’humain, mais d’introduire des règles d’automatisation qui soutiennent l’équipe au quotidien. 

Par exemple, vous pouvez automatiser les questions d’entrée pour qualifier la demande et envoyer des articles de centre d’aide, plutôt que de le faire manuellement à chaque fois. 

En outre, les systèmes automatisés s’intègrent aux plateformes de support pour fournir aux conseillers un accès instantané aux informations d’expédition, ce qui accélère les réponses et améliore l’expérience globale.

Avantages de l’automatisation de l’expédition pour les entreprises

Mettre en place des solutions d’automatisation peut représenter un coût, surtout au lancement d’un nouveau projet. Assurez-vous de définir clairement vos objectifs, car les use cases et bénéfices sont nombreux. 

En voici quelques-uns. 

Améliorer l’expérience client

Le niveau d’exigence des acheteurs ne cesse d’augmenter : ils attendent une UX irréprochable, de la rapidité et de la transparence sur les informations clés.

Automatiser des tâches fastidieuses comme la mise à jour du statut d’expédition et l’envoi de notifications améliore l’expérience d’achat, en B2B comme en B2C. 

Passer à l’échelle des tâches récurrentes

Pensez à l’analyse des factures transporteurs ou à la génération d’étiquettes : ces tâches consomment du temps et des ressources et se prêtent très bien à l’automatisation. 

Automatiser le répétitif permet d’optimiser l’allocation des ressources — personnes et temps — là où elles créent le plus de valeur. 

On gagne du temps, on gère plus de commandes sans sacrifier la précision ni la vitesse, et les équipes se concentrent sur des actions stratégiques qui soutiennent la croissance.

Réduire les erreurs et les coûts

En automatisant les tâches d’expédition, on réduit les coûts de main-d’œuvre et les erreurs susceptibles d’entraîner des retards coûteux ou de la insatisfaction.

Par ailleurs, l’automatisation permet de tirer parti des outils d’analytics et de reporting pour piloter les opérations. En analysant des KPI logistiques comme les délais de livraison, les coûts et les échecs, on identifie des axes d’amélioration et on prend des décisions data-driven.

Outils et logiciels pour l’automatisation de l’expédition

Pour automatiser réellement le processus d’expédition, des règles internes et des tableurs ne suffisent pas : vous avez besoin d’un logiciel d’automatisation de l’expédition qui centralise les activités et minimise les interventions manuelles.

Les outils les plus utilisés incluent :

Plateformes API d’expédition : elles connectent facilement e-commerce, marketplaces et transporteurs, en automatisant l’impression d’étiquettes, la création de documents douaniers et les mises à jour de statut en temps réel. Des solutions comme ShippyPro permettent de tout gérer depuis un tableau de bord unique et de définir des règles automatiques personnalisées.

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Intégrations ERP et WMS : l’automatisation devient plus puissante quand les systèmes métier sont connectés. Un WMS (Warehouse Management System) automatise le stockage et le picking ; l’ERP gère commandes, factures et comptabilité. En intégrant ces systèmes à la plateforme d’expédition, l’entreprise élimine les doublons et accélère les flux de bout en bout.

Machine learning et optimisation des tarifs : les logiciels avancés suggèrent le transporteur le plus pertinent selon la destination, le poids et les délais, améliorant les coûts et la qualité de service.

Comment mettre en place un système d’automatisation de l’expédition ?

Automatiser l’expédition ne signifie pas révolutionner votre organisation du jour au lendemain. L’approche la plus efficace est progressive et structurée par étapes :

Analyse des besoins

• Cartographier le processus d’expédition actuel.
• Identifier les goulots d’étranglement (erreurs d’étiquetage, délais, coûts élevés).

Choix du logiciel

• Évaluer des solutions qui s’intègrent facilement aux systèmes existants (ERP, WMS, e-commerce).
  
• Considérer l’évolutivité : le logiciel doit supporter plusieurs transporteurs, marchés et volumes croissants.
  

Paramétrage des règles

• Créer des règles automatiques pour router les envois selon le poids, la destination ou les préférences clients.
• Automatiser l’impression des étiquettes, les notifications clients et les mises à jour de suivi.

Suivi et amélioration continue

• Analyser les données d’expédition pour déceler les inefficiences ou coûts superflus.
  
• Optimiser les règles dans le temps selon la saisonnalité et les nouveaux besoins.

Avec cette approche pas-à-pas, l’automatisation devient un investissement durable qui apporte des bénéfices tangibles dès les premières semaines.

En savoir plus sur l’automatisation et l’IA

FAQ sur l’automatisation de l’expédition

Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation de l’expédition ?

Un logiciel d’automatisation de l’expédition prend en charge les tâches répétitives comme la création d’étiquettes, le traitement des commandes, le suivi et la gestion des retours, afin de réduire les erreurs manuelles et de fluidifier les workflows.

Comment créer automatiquement des étiquettes d’expédition ?

En intégrant votre plateforme e-commerce ou votre système de gestion à un logiciel d’expédition, les étiquettes sont générées automatiquement à partir des données de commande (poids, destination, transporteur), souvent avec une option d’impression en lot.

Quelles fonctionnalités propose un logiciel d’automatisation complet ?

Les fonctions clés incluent : intégration multi-transporteurs, impression automatique des étiquettes, notifications de suivi, sélection automatisée du transporteur, gestion documentaire et optimisation des workflows.

Peut-on automatiser les notifications d’expédition ?

Oui. Les solutions avancées permettent d’envoyer des notifications (e-mail, SMS, WhatsApp) aux étapes clés — commande préparée, en transit, livrée — sans intervention manuelle.

Pourquoi choisir un logiciel d’automatisation plutôt que gérer les envois manuellement ?

Automatiser les envois permet de gagner du temps, de réduire le risque d’erreurs, d’augmenter la fiabilité du service et d’améliorer en continu grâce à l’analyse des données.