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Tutti i brand partono da volumi di spedizione bassi, ma ad oggi la loro crescita è molto rapida e nel giro di due anni passano da gestire decine di ordini a migliaia. Questa trasformazione porta con sé un aumento del carico del lavoro per cui si rende necessaria l'automazione.
In questo articolo affrontiamo il tema dell'automazione delle spedizioni: in che modo può supportare la tua azienda, quali sono i vantaggi e le applicazioni più comuni.
La shipping automation si applica a processi come freight audit, tracking aggiornato, smart picking e gestione inventario. Con regole personalizzate, i sistemi ottimizzano selezione corriere, monitoraggio costi e invio notifiche ai clienti. L’automazione libera risorse umane da task ripetitivi, garantisce efficienza operativa e permette di adattarsi a picchi stagionali come Black Friday. È una leva strategica per migliorare competitività e logistica end-to-end.
Cosa s'intende con automazione spedizioni?
Shipping automation si riferisce all'uso di regole personalizzate per la gestione dei flussi di spedizione dall'automazione del magazzino al freight audit, passando per la generazione di etichette e l'evasione degli ordini.
In altre parole, comprende l'uso di software e hardware per ottimizzare e scalare le operazioni legate alla spedizione degli ordini. Questa consente alle aziende di gestire i propri flussi in modo più efficiente riducendo solo allo stretto necessario l'intervento del personale.
Ad esempio, se vuoi spedire tutti gli ordini al di sotto dei 15kg con UPS, puoi creare una regola specifica per cui il corriere prenda automaticamente in gestione tutti i pacchi con queste caratteristiche.
L'obiettivo finale dell'automazione logistica è quello di eliminare i task ripetitivi, migliorare l'efficienza operativa e aiutare le aziende a ottimizzare la loro logistica in poche e semplici mosse.
10 applicazioni dell'automazione nelle spedizioni
L'automazione logistica è come le spezie: la puoi usare in ogni portata per migliorare la tua performance. Ecco allora 10 casi d'uso della shipping automation per semplificare la gestione delle attività aziendali.
- Generazione automatica delle etichette di spedizione
- Analisi fatture corriere
- Informazioni di tracking aggiornate
- Standardizzazione dei dati
- Selezione del corriere
- Validazione indirizzo di spedizione
- Generazione e gestione della documentazione
- Smart picking
- Gestione dell'inventario
- Customer service
1. Generazione automatica delle etichette di spedizione
La generazione delle etichette di spedizione può essere automatizzata indipendentemente dal corriere, dal paese di partenza o destinazione.
Grazie a questa automazione le aziende possono velocizzare il proprio processo di evasione degli ordini riducendo i tempi di attesa per i clienti (particolarmente utile per Black Friday e peak season) e migliorando così la customer experience.
Inoltre la generazione automatica delle etichette di spedizione consente alle aziende di standardizzare i formati delle etichette indipendentemente dai corrieri selezionati per la propria logistica.
Generazione etichette di spedizione automatica vs manuale: calcola il risparmio di tempo
2. Analisi fatture corriere
Il Freight Audit svolge un ruolo fondamentale nel garantire l'accuratezza dei costi di spedizione e nell'identificare le discrepanze nella fatturazione del corriere. Incrociando automaticamente le fatture di spedizione con i dati dell'ordine originale, le aziende possono individuare sovrapprezzi ed errori di fatturazione.
Le verifiche periodiche possono identificare problemi come sovrapprezzi ricorrenti da parte di corrieri specifici, discrepanze o errori frequenti. Queste informazioni consentono alle aziende di rinegoziare i contratti o di adeguare le strategie di spedizione.
L'automazione di questo processo garantisce che gli audit siano condotti in modo coerente e accurato, liberando risorse umane per compiti più strategici e riducendo gli errori umani che potrebbero derivare da un audit manuale.
3. Informazioni di tracking aggiornate
Tieni i tuoi clienti sempre informati con la potenza dell'automazione delle spedizioni. Puoi impostare le regole per inviare le informazioni di tracciabilità dal corriere ai tuoi clienti finali in pochi clic.
Puoi scegliere se informare i tuoi clienti in ogni fase del viaggio di consegna o solo nei momenti chiave come l'evasione dell'ordine, l'uscita per la consegna e la consegna del pacco. Puoi anche scegliere i canali di comunicazione da utilizzare come SMS, email o notifiche WhatsApp.
4. Standardizzazione dei dati
Una delle sfide più grandi quando si ha a che fare con un ecosistema con molti partner è la standardizzazione dei dati.
Standardizzando i formati dei dati, le aziende possono garantire una comunicazione perfetta tra i diversi sistemi, come quelli per la gestione degli ordini e del magazzino e le piattaforme di trasporto.
Questa armonizzazione riduce il rischio di errori causati da dati incompatibili e facilita l'elaborazione delle transazioni. Inoltre, i dati standardizzati consentono di migliorare l'analisi e la reportistica, fornendo una visione più chiara delle prestazioni di spedizione e dei colli di bottiglia operativi.
5. Selezione del corriere
La scelta del corriere per ogni ordine può diventare un'attività dispendiosa in termini di tempo, soprattutto quando il volume di spedizioni aumenta a centinaia o migliaia di pacchi al giorno.
Automatizzare la selezione del corriere è quindi un ottimo modo per scalare il processo e risparmiare budget. È possibile impostare regole di spedizione basate sul peso del pacco, sulle dimensioni e sul paese di destinazione. In questo modo, potrete gestire le spedizioni in blocco e scegliere il corriere più conveniente per ogni ordine.
Inoltre, sfruttando i dati sui volumi e sulle preferenze di spedizione, le aziende possono identificare i corrieri più utilizzati e negoziare sconti per le grandi quantità o condizioni di servizio migliori. Questo approccio strategico riduce i costi di spedizione e garantisce un livello più elevato di affidabilità del servizio.
6. Validazione indirizzo di spedizione
Un indirizzo non valido o mal formattato può costare alle aziende molti soldi e impattare negativamente la loro customer experience.
La validazione dell'indirizzo di spedizione automatica può liberare le aziende di molti grattacapi, uno su tutti assicurarsi che l'indirizzo sia corretto prima dell'evasione riducendo il rischio di mancate consegne e ritorni al mittente.
Grazie all'integrazione con i database globali, i sistemi automatizzati possono verificare e correggere gli indirizzi in tempo reale, segnalando potenziali problemi prima che abbiano un impatto sulla consegna.
7. Generazione e gestione della documentazione
Fino a dieci anni fa, documenti cartacei e digitali coesistevano pacificamente. Oggi la burocrazia sta diventando progressivamente paperless. A fronte di questo cambiamento, l'automazione è diventata un must-have anche nella gestione dei documenti.
I sistemi possono produrre automaticamente fatture, liste di picking, dichiarazioni doganali e altri documenti necessari, garantendo che siano accurati e conformi alle normative vigenti.
Oltre alla generazione, gli strumenti per gestione documentale automatizzati organizzano e archiviano i documenti in modo efficiente, rendendoli facilmente accessibili per future consultazioni o verifiche. Ciò migliora la tenuta dei registri e la conformità, in quanto tutti i documenti richiesti vengono archiviati sistematicamente e possono essere recuperati rapidamente quando necessario.
8. Smart picking
Smart picking sfrutta robotica, intelligenza artificiale e machine learning per ottimizzare i processi di picking nei magazzini.
Gli strumenti per lo smart picking possono analizzare i dati degli ordini e i layout del magazzino per determinare i percorsi di prelievo più efficienti, riducendo in modo significativo il tempo e lo sforzo necessari per evadere gli ordini. Il picking intelligente migliora anche l'accuratezza, utilizzando scanner di codici a barre, tag RFID e sistemi di visione per garantire la selezione e l'imballaggio degli articoli corretti.
9. Gestione dell'inventario
L'automazione della gestione dell'inventario consente di avere dati in tempo reale sulla disponibilità a magazzino evitando rotture di stock o overstock di prodotti.
Questi sistemi utilizzano sofisticati algoritmi per predire la domanda futura, tracciare i movimenti di inventario e gestire i riordini in modo tale che lo stock sia sempre pronto a soddisfare le esigenze di azienda e clienti. L'automazione, inoltre, consente di ridurre il rischio di errore offrendo così dati più affidabili.
Infine, i sistemi di gestione dell'inventario automatizzati possono integrarsi facilmente con l'ecosistema tecnologico delle aziende (come ERP e OMS) per migliorare l'efficienza dell'intera supply chain.
10. Customer service
Quando tutto va storto e i tuoi clienti si trovano ad affrontare dei problemi imprevisti con i loro ordini di frequente, è il momento di automatizzare il servizio clienti.
L'idea non è quella di utilizzare le macchine al posto delle risorse umane per gestire le richieste, ma di introdurre regole di automazione che supportino il team e lo aiutino nelle sue attività quotidiane.
Ad esempio, si possono automatizzare le domande introduttive per descrivere il problema del cliente e inviare articoli dal centro assistenza anziché lasciare che un dipendente lo faccia manualmente ogni volta.
Inoltre, i sistemi automatizzati possono integrarsi con le piattaforme di assistenza clienti per fornire agli agenti un accesso immediato alle informazioni sulla spedizione, consentendo loro di rispondere alle richieste dei clienti in modo più efficiente. Questo riduce il tempo che i clienti trascorrono in attesa di risposte e migliora la loro esperienza di shopping complessiva.
Vantaggi della shipping automation per le aziende
L'introduzione di software o tecnologie per la shipping automation ha costi d'ingresso abbastanza elevati. Per questo motivo, prima di attivare un nuovo progetto, è bene avere in mente lo scopo finale.
Che sia risparmiare tempo o supportare un team in difficoltà, ecco alcuni dei vantaggi delle soluzioni di shipping automation.
Miglioramento della customer experience
Il livello di competenza degli utenti durante l'esperienza di acquisto è in costante crescita: i clienti si aspettano che ogni marchio offra un'esperienza utente perfetta, velocità di esecuzione e chiarezza nel dare informazioni importanti.
L'automazione di compiti ricorrenti come l'aggiornamento dello stato di spedizione e l'invio di notifiche di spedizione ai clienti finali può aiutare a migliorare l'esperienza di acquisto nonché togliere carico di lavoro al team di supporto. Questo chiaramente vale sia per le aziende B2B che per quelle B2C.
Riduzione dei task ripetitivi
Pensa a compiti come l'analisi delle fatture del corriere o la generazione di etichette. Richiedono molto tempo e risorse e potrebbero essere facilmente automatizzati.
L'automazione di attività ripetitive o ricorrenti aiuta le aziende a ottimizzare le proprie risorse, allocando tempo e persone dove sono veramente necessari.
Questo consente alle aziende di gestire un volume maggiore di ordini senza compromettere l'accuratezza o la velocità di esecuzione. Grazie all'automazione, i dipendenti possono concentrarsi su attività più strategiche che favoriscono la crescita dell'azienda, invece di restare bloccati su attività di spedizione con un impatto minore.
Riduci errori e costi
La gestione automatica delle attività di spedizione consente alle aziende di ridurre i costi operativi e logistici e di minimizzare gli errori che possono causare costosi ritardi o l'insoddisfazione dei clienti.
Inoltre, l'automazione consente alle aziende di sfruttare gli strumenti di analisi dei dati e di reporting per ottenere informazioni sui processi di spedizione. Analizzando i KPI della logistica, come i tempi di consegna, i costi di spedizione e le consegne non andate a buon fine, le aziende possono identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare le operazioni di spedizione.
Strumenti e software per l’automazione delle spedizioni
Per automatizzare davvero il processo di spedizione non bastano regole interne o fogli di calcolo: serve un software di automazione delle spedizioni che centralizzi le attività e riduca al minimo l’intervento manuale.
Gli strumenti più utilizzati includono:
Piattaforme API di spedizione: consentono di collegare facilmente e-commerce, marketplace e corrieri, automatizzando attività come stampa etichette, creazione documenti doganali e aggiornamento status in tempo reale. Soluzioni come ShippyPro permettono di gestire tutto da un’unica dashboard e di impostare regole automatiche personalizzate.
Integrazioni con ERP e WMS: l’automazione diventa più potente quando i sistemi aziendali sono connessi. Un WMS (Warehouse Management System) automatizza stoccaggio e picking; l’ERP gestisce ordini, fatture e contabilità. Integrando questi sistemi con la piattaforma di spedizione, l’azienda elimina duplicazioni e velocizza i flussi end-to-end.
Machine learning e ottimizzazione tariffe: i software più evoluti suggeriscono il corriere più conveniente in base a destinazione, peso e tempi di consegna, migliorando costi e performance del servizio clienti.
Come implementare un sistema di automazione delle spedizioni?
Implementare l’automazione delle spedizioni non significa stravolgere dall’oggi al domani il modo di lavorare. Il percorso più efficace è graduale e strutturato in fasi:
Analisi dei bisogni- Mappare il processo attuale di spedizione.
- Identificare i colli di bottiglia (errori di etichettatura, tempi lunghi, costi elevati).
Scelta del software
- Valutare soluzioni che si integrano facilmente con i sistemi già in uso (ERP, WMS, e-commerce).
- Considerare la scalabilità: il software deve supportare più corrieri, mercati e volumi crescenti.
- Creare regole automatiche per instradare le spedizioni in base a peso, destinazione o preferenze cliente.
- Automatizzare stampa etichette, invio notifiche al cliente e aggiornamento tracking.
Monitoraggio e miglioramento continuo
- Analizzare i dati di spedizione per individuare inefficienze o costi superflui.
- Ottimizzare le regole nel tempo in base a stagionalità e nuove esigenze di business.
Con questo approccio step by step, l’automazione diventa un investimento sostenibile e porta benefici tangibili già dalle prime settimane.
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FAQ - Automazione spedizioni
Cos'è un software di automazione delle spedizioni?
Un software di automazione delle spedizioni automatizza operazioni ripetitive come la creazione di etichette, l'elaborazione degli ordini, il tracking e la gestione dei resi, riducendo gli errori manuali e creando flussi più efficienti.
Come posso creare automaticamente le etichette di spedizione?
Attraverso l’integrazione della tua piattaforma ecommerce o del sistema gestionale con un software di spedizione, le etichette vengono generate automaticamente in base ai dati dell’ordine (peso, destinazione, corriere), spesso con possibilità di stampa in batch.
Quali funzioni offre un software completo di automazione spedizioni?
Tra le funzionalità principali troviamo: integrazione multi‑corriere, stampa automatica etichette, invio notifiche di tracking, scelta automatica del corriere migliore, gestione documentale e ottimizzazione dei flussi.
È possibile automatizzare le notifiche di spedizione?
Sì. I software avanzati permettono di inviare notifiche al cliente (via email, SMS, WhatsApp) nei momenti chiave della spedizione, come ordine evaso, in transito o consegna avvenuta. Il tutto senza intervento manuale.
Perché dovrei scegliere un software di automazione invece di gestire le spedizioni manualmente?
Automatizzare le spedizioni significa risparmiare tempo, ridurre il rischio di errori, aumentare l’affidabilità del servizio e migliorare continuamente grazie all’analisi dei dati.
Curiosa per natura, analitica per attitudine: Giulia Castagna è la voce dietro i contenuti di ShippyPro. Si occupa di content marketing con l’obiettivo di semplificare la logistica per chi ogni giorno spedisce nel mondo. Scrive di AI, automazione e trend spedizioni per ispirare decisioni data-driven.