Nel mondo della logistica internazionale, la fattura commerciale è molto più di un semplice documento fiscale: è la chiave di accesso ai mercati globali. Senza una fattura commerciale corretta e completa, ogni spedizione extra-UE rischia blocchi, ritardi e costi imprevisti.
Indice dei contenuti
IN SINTESI💡
La fattura commerciale rappresenta un passaggio fondamentale per chiunque gestisca spedizioni internazionali: è il documento che consente di dichiarare in modo chiaro il valore, la natura e la destinazione delle merci verso paesi extra-UE, facilitando lo sdoganamento e prevenendo ritardi o blocchi.
Per essere efficace, deve riportare informazioni complete e coerenti come mittente, destinatario, descrizione dettagliata dei beni, valore dichiarato, codice HS, paese d’origine e Incoterms. Errori come codici HS non aggiornati, discrepanze tra documenti, valori poco realistici o una digitalizzazione solo parziale possono facilmente generare complicazioni e costi extra. La chiave è integrare automazione, controlli digitali e aggiornamento costante per rendere la gestione della fattura commerciale un vantaggio competitivo.
Cos'è una fattura commerciale?
La fattura commerciale è un documento imprescindibile nelle spedizioni internazionali, in quanto attesta ufficialmente la vendita di beni tra un esportatore e un importatore. Contiene informazioni dettagliate necessarie per la valutazione e lo sdoganamento della merce da parte delle autorità doganali nei paesi di transito e di destinazione come i dettagli di venditore e acquirente.
La fattura commerciale serve a:
- Descrivere in modo dettagliato la merce spedita;
- Dichiarare il valore delle merci ai fini doganali, fiscali e assicurativi;
- Costituire la base su cui vengono calcolati dazi, imposte e IVA nel paese di destinazione.
Differenze rispetto a fattura proforma, CN22 e CN23
Fattura commerciale vs. fattura proforma
La proforma non ha valore fiscale e viene usata solo come preventivo o per spedizioni di campioni/omaggi senza valore commerciale.
Fattura commerciale vs. CN22/CN23
I moduli CN22 e CN23 sono richiesti per le spedizioni postali internazionali di basso valore e peso (ad esempio, piccoli pacchi tramite Poste). Nelle spedizioni B2B, la fattura commerciale resta invece il documento chiave.
| Documento |
Quando si usa |
Caratteristiche principali |
| Fattura commerciale |
Spedizioni commerciali internazionali |
Obbligatoria per sdoganamento |
| Fattura proforma |
Preventivi, campioni, omaggi |
Non valida ai fini fiscali |
| CN22/CN23 |
Spedizioni postali (peso/valore limitato) |
Usati da poste, semplificati |
Fattura commerciale e packing list
La lista di imballaggio non sostituisce la fattura commerciale, ma la integra: riporta come sono suddivise fisicamente le merci nei colli. È utile soprattutto in caso di spedizioni multi-colli o per controlli doganali approfonditi.
Quando è necessaria la fattura commerciale per le spedizioni?
La fattura commerciale è richiesta per tutte le spedizioni di merci verso paesi fuori dall’Unione Europea, indipendentemente dal valore o dalla finalità. Ma non solo:
- Spedizioni B2B verso clienti internazionali
- Invio di resi a fornitori fuori UE
- Spedizione di campioni commerciali
- Invio di omaggi o materiale promozionale
- Spedizione verso alcuni Paesi UE con regimi doganali speciali tra cui Isole Faeroer, Groenlandia, l'isola di Helgoland, il territorio di Busingen, Ceuta e Melilla.
Checklist per fatture commerciali
- ✓
La spedizione attraversa una dogana extra-UE?
Sì --> Serve la fattura commerciale.
- ✓
La spedizione è un documento o materiale senza valore commerciale?
Sì --> In molti casi la fattura commerciale non serve, ma è bene verificarlo con il Corriere.
- ✓
La spedizione è una merce di scarso valore (es. campione gratuito)?
Sì --> Serve comunque una fattura commerciale, anche con valore simbolico e la dicitura “no commercial value”.
Come compilare correttamente una fattura commerciale
La precisione nella compilazione è ciò che distingue una spedizione “liscia” da una piena di imprevisti. Una fattura redatta in modo corretto e completo, infatti, riduce sensibilmente i tempi di sdoganamento e limita il rischio di costi extra per giacenze, ispezioni o rettifiche.
Quali sono gli elementi obbligatori in una fattura commerciale?
- Dati del mittente e del destinatario: nome, indirizzo, partita IVA/numero identificativo
- Data di emissione e numero progressivo della fattura
- Descrizione dettagliata delle merci: tipologia, quantità, peso (lordo e netto), caratteristiche (evita descrizioni vaghe: es. “sample” o “merchandise” non sono mai sufficienti!)
- Codice HS (Harmonized System): il codice doganale internazionale
- Valore dichiarato: prezzo unitario e totale, specificando la valuta
- Paese di origine delle merci
- Incoterms (es. DAP, DDP, EXW): condizioni di resa e responsabilità di costi e rischi
- Motivo della spedizione (vendita, reso, campione, ecc.)
- La seguente dicitura: “I declare all of the information to be true to the best of my knowledge”
- Data e firma
Best practice 💡
Compila tutte le voci, anche quelle che sembrano secondarie.
Ogni omissione può diventare una scusa per un controllo extra in dogana.
Esempi di fatture commerciali
Non sai come inserire tutto questo in un unico documento? Ecco alcuni modelli di fatture commerciali da cui prendere spunto:
Fonte
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Errori comuni nella compilazione e gestione della fattura commerciale
La gestione della fattura commerciale ha un impatto diretto su tutta la filiera logistica internazionale, non solo dal punto di vista amministrativo, ma anche operativo, finanziario e reputazionale.
Anche nelle aziende più strutturate, alcuni errori si ripetono con sorprendente regolarità. Ecco i più critici – e spesso sottovalutati – che possono minare l’efficienza della supply chain:
- Compilazione manuale senza validazione automatica
L’inserimento dei dati senza sistemi di controllo automatico espone a errori di battitura, duplicazioni e informazioni mancanti.
- Dati discordanti tra fattura commerciale e altri documenti di spedizione
La mancata coerenza tra fattura, DDT, polizze di carico e documentazione doganale crea confusione per il broker doganale e può portare a blocchi o rettifiche onerose.
- Codifica HS obsoleta o errata
Utilizzare codici HS non aggiornati alle ultime versioni doganali può causare tassazioni sbagliate, multe o respingimenti della merce.
- Valutazione non realistica del valore merce
Sottostimare o sovrastimare il valore dichiarato espone l’azienda a contestazioni e possibili accertamenti fiscali internazionali.
- Incoterms incoerenti o assenti
L’indicazione sbagliata degli Incoterms, o la loro assenza, può cambiare radicalmente la responsabilità tra mittente e destinatario, con impatti anche su assicurazioni e costi accessori.
- Gestione non strutturata delle rettifiche
In caso di errori, non avere procedure chiare per l’emissione di note di credito o rettifiche causa rallentamenti e contestazioni in dogana.
- Digitalizzazione solo parziale
Una gestione mista tra digitale e cartaceo (es. PDF allegati via email) non consente una reale automazione e tracciabilità del flusso documentale.
Best practice 💡
Alcuni operatori trascurano la validazione automatica dei dati tra i diversi sistemi gestionali (ERP, TMS, software doganali).
L’integrazione di API o middleware di controllo riduce drasticamente i rischi di incongruenza documentale, soprattutto nelle aziende che gestiscono volumi elevati.
6 best practice per ottimizzare la creazione di fatture commerciali
Per trasformare la gestione della fattura commerciale in un asset competitivo, molte aziende leader adottano processi e tecnologie specifiche. Ecco le best practice, con alcuni spunti tecnici aggiuntivi per realtà già mature sul piano logistico:
- Automatizzare l’emissione e il controllo documentale
Integrare la compilazione della fattura con il gestionale aziendale (ERP) e il sistema di spedizione (TMS), così da ridurre interventi manuali ed errori di data entry. Esistono inoltre delle API per il controllo e la validazione dei dati inseriti (soprattutto per quanto riguarda il formato degli indirizzi di spedizione).
- Utilizzare codifiche HS aggiornate
Creare un database centralizzato dei codici HS, aggiornato periodicamente e validato da esperti doganali o tramite servizi di matching automatico AI-based.
- Impostare workflow digitali completi
Non limitarsi alla digitalizzazione della creazione del documento: è importante gestire anche la firma elettronica, l’archiviazione automatica e l’invio tramite canali sicuri (EDI, API, portali doganali).
- Implementare checklist dinamiche e sistemi di alert
Sistemi di controllo che segnalano in tempo reale dati mancanti o incoerenti sono uno strumento essenziale nelle spedizioni internazionali.
- Simulare le spedizioni critiche prima dell’invio
Effettuare test digitali delle spedizioni complesse (es. con nuove destinazioni o commodity non abituali) aiuta a intercettare errori di compilazione prima che si trasformino in blocchi reali.
- Archiviazione e audit trail digitale
Tutti i passaggi di creazione, modifica e invio della fattura devono essere tracciabili per eventuali audit interni o richieste delle autorità.
Best practice 💡
Le aziende più strutturate sfruttano la blockchain per certificare l’inalterabilità dei documenti e le piattaforme di e-customs per scambiare i dati in tempo reale con le dogane, abbattendo i tempi di sdoganamento e il rischio di contestazioni.
Altri documenti per spedizioni internazionali
Quando spedisci a livello internazionale come venditore ecommerce, le fatture commerciali non sono l’unico documento di esportazione di cui dovrai occuparti. A seconda del paese in cui risiedi e del luogo in cui devi spedire, dovrai infatti includere altri documenti doganali.
Se ti trovi nel Regno Unito e devi spedire all’estero (a meno che tu non stia inviando merci dall’Irlanda del Nord verso l’UE), hai bisogno di inserire un modulo doganale.
- Certificato di Origine: questo documento attesta la provenienza dei beni esportati ed è rilasciato per i beni venduti all’estero come esportazione permanente. Può essere richiesto alla dogana.
- Certificato di Circolazione EUR1: viene usato per supportare le richieste di agevolazioni tariffarie dei dazi nel paese di importazione. Le merci devono provenire dal Regno Unito ed essere supportate da un EUR1 correttamente compilato e approvato.
Nel caso in cui tu stia inviando merci negli Stati Uniti, insieme alla fattura commerciale saranno necessari altri documenti. Ecco quali:
- Fattura Proforma: viene utilizzata come strumento di negoziazione tra il venditore e il compratore prima dell’invio della merce. Il venditore deve indicare il valore della merce all’inizio della transazione di esportazione. Deve contenere anche una descrizione della merce ed è impiegata come conferma che il venditore fornirà i prodotti elencati.
- Packing List: questo documento elenca venditore, compratore, corriere, numero di fattura, data di spedizione e modalità di trasporto. Specifica inoltre tipo di pacco (ad es. scatola, cassa, fusto), quantità dell’articolo, descrizione, numero di colli, peso del pacco e dimensioni. Può essere utilizzato sia dalle autorità doganali statunitensi che da quelle straniere per controllare il pacco prima che lasci gli Stati Uniti o all’arrivo nel paese di destinazione.
- Scheda EEI (Electronic Export Information Filing -Informazioni di Esportazioni Elettroniche): i dati di esportazione elettronica devono essere archiviati tramite il Sistema AES (Automated Export System) online. Questo vale per tutte le spedizioni di valore superiore a $2,500.
- Lettera di vettura aerea: tutte le spedizioni aeree dagli Stati Uniti devono essere accompagnate da una lettera di vettura aerea che fornisce informazioni sul pacco e ne consente il tracking.
- Polizza di carico: un contratto tra il proprietario della merce e il corriere, utilizzato come prova di ricezione della merce.
Per saperne di più sulla compliance delle spedizioni
Domande frequenti sulle fatture commerciali per le spedizioni
Quante copie della fattura commerciale servono?
In genere, almeno tre copie: una per la dogana, una per il destinatario e una per lo spedizioniere.
Serve la fattura commerciale per spedire documenti?
No, salvo richieste particolari del paese di destinazione. Per i soli documenti può bastare la lettera di vettura.
Posso spedire omaggi o campioni senza fattura commerciale?
Serve comunque una fattura, con valore simbolico (es. “no commercial value”).
Dove trovo il codice HS per la fattura commerciale?
Siti ufficiali delle dogane, database internazionali, consulenza con lo spedizioniere.
La fattura commerciale deve essere compilata in inglese?
Sempre consigliato, soprattutto per destinazioni extra-UE. In alcuni casi specifici è obbligatoria.
Cosa cambia con la digitalizzazione?
La digitalizzazione garantisce maggiore efficienza, archiviazione sicura e facilita eventuali audit interni o doganali.