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Packing list: cos’è, perché è importante e come si compila [+ modello]

Packing list

La packing list è un documento molto utile per gli ecommerce che fornisce informazioni relative ad una spedizione, come il numero degli articoli, il peso o le dimensioni. È un documento interno, non fiscale, ma diventa indispensabile per un’ottimale gestione del magazzino

In questo articolo vedremo cos’è e come compilare una packing list, parleremo dell’importanza che assume nelle spedizioni ecommerce internazionali, e delle funzionalità sulle quali ShippyPro ha investito per rendere più semplice e automatizzata la procedura di compilazione.

Packing list: cos'è e a cosa serve

Cosè una packing list

La packing list è un documento prodotto dal mittente che descrive nel dettaglio il contenuto di una spedizione, elencando informazioni come lo SKU (il codice identificativo di un articolo), le dimensioni, il volume, il peso, il numero di articoli, di pallet, ecc.

Pur non trattandosi di un documento fiscale, ha una funzione fondamentale di accompagnamento della merce e solitamente viene allegato ai colli di spedizione insieme ad altri documenti come la fattura, il documento di trasporto (DDT) e la dichiarazione di libera esportazione per le spedizioni internazionali extra UE. 

Come compilare una packing list: le sezioni

Come abbiamo detto, nella compilazione di una packing list bisogna inserire tutte le informazioni relative ad una spedizione. 

Le liste di packing possono essere diverse e variano a seconda del contenuto della spedizione e del supporto che si utilizza per compilarle

Packing list esempio

Ci sono però alcune informazioni comuni a tutte le packing list, che devono essere incluse sempre; eccole qui di seguito:

  1. numero identificativo e data della packing list;
  2. dati dell’esportatore: nome della ditta, numero di partita IVA, indirizzo della sede, numero di iscrizione alla Camera di Commercio, ecc;
  3. dati del destinatario: nome, cognome e indirizzo, se si tratta di un privato, oppure i dati dell’azienda se si tratta di commercio B2B;
  4. dati del corriere: nome della ditta e indirizzo;
  5. numero del DDT, da allegare alla packing list;
  6. data e numero della fattura, da allegare alla packing list;
  7. descrizione del contenuto, con le specifiche di ogni articolo come codici a barre o numeri di serie, il numero degli articoli, dei colli e le dimensioni per ciascuno di essi, compresi il peso netto, il volume e il peso totale di ogni pacco;
  8. informazioni sugli imballaggi, materiali, forme e dimensioni. Ad esempio scatole in cartone, pallet, polistirolo, pluriball ecc.

Infine, la packing list deve essere stampata su carta intestata della ditta e deve riportare il timbro e la firma dell’esportatore. La formattazione deve essere chiara e semplice e le informazioni organizzate in modo ordinato. 

Packing list per spedizioni internazionali

Packing list spedizioni internazionali

In generale per le spedizioni all’estero è sempre bene, per le varie sezioni, utilizzare la lingua inglese

Per le spedizioni in Paesi extra europei è necessario informarsi sulle norme doganali del Paese di destinazione, per adeguarsi e fornire le informazioni richieste. 

Alcune packing list, quindi, comprenderanno anche informazioni come la politica dei resi, l’origine della merce o il codice HS (Harmonized System). Per spedire in Cina, ad esempio, è necessario fare attenzione anche al tipo di imballaggio utilizzato (il polistirolo espanso non è ammesso). Ecco perché è importante inserire tutte le informazioni richieste dalla normativa locale per agevolare le operazioni in dogana ed evitare che il processo di controllo rallenti la spedizione, o peggio, la blocchi.

Dato che ogni Paese applica regole differenti è utile informarsi prima della spedizione, magari chiedendo chiarimenti direttamente al cliente estero, oppure rivolgendosi all’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.

L’importanza della packing list per le spedizioni

Packing list spedizioni

Non essendo obbligatoria e trattandosi di un documento relativamente semplice da compilare, la packing list potrebbe essere vista come un documento secondario. In realtà, è bene provvedere sempre alla sua compilazione per diversi motivi.

1. La packing list migliora la gestione degli ordini

Risulta molto utile, nelle operazioni di verifica dell’ordine, avere un elenco dettagliato degli articoli, per accertarsi che siano stati tutti inclusi correttamente. 

Le operazioni di picking in un magazzino rappresentano una fase molto delicata e strettamente connessa con quelle di packing. Se non sono effettuate correttamente possono verificarsi errori nella spedizione. Questo potrebbe portare a disservizi nella consegna e quindi a cattive recensioni

La fidelizzazione dei clienti, infatti, passa anche da un servizio di spedizioni rapido ed efficiente, ma per ottenerlo è indispensabile utilizzare qualsiasi strumento per rendere tutte le procedure precise e ridurre al minimo il margine d’errore. In questi casi può essere molto utile l'automazione del magazzino, che consente di velocizzare e rendere più precise tutte le operazioni, comprese quelle di picking. Questo porterà alla realizzazione di una packing list idealmente priva di errori.

Inoltre avere una packing list dettagliata garantisce una maggiore sicurezza per gli articoli trasportati. Pensiamo ad esempio ad oggetti fragili o pericolosi: una packing list può aiutare a identificarli e a segnalarli al corriere.

Infine, allegare sempre una packing list alle proprie spedizioni permette di ottenere una maggiore precisione nella fatturazione, evitando errori di conteggio e valutazione degli articoli.

2. L’importanza della packing list in dogana

Packing list dogana

Per le spedizioni in Paesi extra europei la compilazione della packing list è obbligatoria

La dogana è un'agenzia governativa che ha il compito di supervisionare il commercio internazionale, gestendo il flusso di merci in entrata e in uscita. Gli addetti della dogana, quindi, a loro discrezione, potrebbero controllare il carico di una spedizione e per farlo dovrebbero necessariamente fare riferimento alla packing list

Ecco che un documento che accompagni la merce specificando marchi, contenuto, dimensioni, numero, peso, ecc, degli articoli, diventa indispensabile, perché è sulla base di questo che la dogana farà le sue verifiche.

3. Il valore della packing list in caso di danni o perdite

Se si verificano dei danni ad un carico o una perdita parziale (o totale) di quest’ultimo, diventa indispensabile essere in possesso di un documento che indichi tutti i dati della spedizione, il suo contenuto e il valore di ogni articolo per poter essere in grado di dialogare con la compagnia assicurativa.

Anche in questo caso, infatti, sarà a questa che l’assicurazione farà riferimento per verificare i danni provocati al carico o l’ammanco di qualche articolo o intero collo.

Packing list: esempio

Tutta la documentazione che accompagna una spedizione, anche quando non ha un valore fiscale, deve essere redatta in un formato chiaro, professionale e di semplice interpretazione. 

Ecco perché abbiamo preparato il fac-simile in Word di una packing list da scaricare e modificare secondo le proprie esigenze.

Quello che segue è solo un esempio. Ogni azienda può realizzare una packing list in Excel o in qualsiasi altro formato, stamparla e allegarla al resto della documentazione che accompagna la spedizione.

Scarica il template packing list

ShippyPro, il tool che semplifica la packing list

Lista di packing con ShippyPro

Creare una packing list per ciascuna spedizione può diventare un passaggio in più che porta via tempo ed energie. Con ShippyPro tutto diventa più semplice

La funzione Pick & Pack, infatti, consente di ottenere rapidamente le proprie liste (la lista di picking e di packing) in pochi click, importando semplicemente i prodotti di un ordine. Sarà il software che compilerà la lista automaticamente, sulla base di quest’ultimo.

Una volta compilata, la packing list si può scaricare e stampare. Infine, in un’altra sezione, è possibile visualizzare tutte le liste create in precedenza per ciascun ordine.

Packing list: conclusioni

In questo articolo abbiamo visto cos’è, a cosa serve e come compilare la packing list. E abbiamo considerato tutte le implicazioni che può avere in una spedizione europea ed extra europea. 

La packing list è un documento tutto sommato di semplice compilazione, ma che comporta un impegno di tempo ed energie ulteriore per ciascuna spedizione. 

Automatizzare la procedura di compilazione, laddove possibile, attraverso software come quelli offerti da ShippyPro, è la soluzione migliore per rendere più rapide le operazioni, senza incorrere in errori grossolani, ad esempio digitando codici errati.

Utilizzare la funzione Pick & Pack di ShippyPro consente di velocizzare tutte le operazioni e di ridurre al minimo il margine di errore.

 

Domande Frequenti

Che cosa è la packing list?

La packing list è il documento prodotto dal mittente che descrive nel dettaglio il contenuto di una spedizione, ed elenca informazioni come i dati dell’esportatore, del destinatario e del corriere, il numero del DDT, la data e numero della fattura, informazioni sugli imballaggi utilizzati e la descrizione del contenuto (numero degli articoli, dimensioni, peso netto, volume, peso totale, ecc.).

Come si fa la packing list?

La packing list deve essere realizzata su carta intestata, e deve contenere tutte le informazioni relative alla spedizione e al suo contenuto, i dati dell’esportatore e il timbro e la firma. I dati devono essere inseriti in modo chiaro e ordinato, facilmente leggibili dagli operatori. Inoltre, soprattutto per le spedizioni internazionali, le varie voci che la compongono devono essere espresse (anche) in lingua inglese, per agevolare le operazioni nei Paesi esteri.

Quando si fa la packing list?

La packing list andrebbe redatta sempre, per qualsiasi tipo di spedizione. Tuttavia in Italia e in Europa non è obbligatoria, lo diventa quando si spedisce in Paesi extra europei. Ogni nazione, però, presenta dei regolamenti diversi, quindi è bene informarsi prima della spedizione per elencare nella packing list tutti i dati di spedizione richiesti da quel determinato Paese.

Adriana Miccio

Come content writer appassionata di digital marketing la collaborazione con ShippyPro è una sfida continua che mi permette di unire la passione per la scrittura e la comunicazione al mondo della logistica, cercando ogni volta di fornire contenuti SEO che siano utili anche agli utenti.