Los 5 mejores sistemas de gestión de almacenes (+ventajas y consejos)

Una gestión de almacenes incorrecta o deficiente puede suponer grandes pérdidas económicas para tu negocio. Por no hablar de la pésima imagen que vas a mostrarle a tus clientes cuando se produzcan errores en la gestión de pedidos. Con esto te queremos decir que contar con un sistema de gestión de almacenes es básico. 

Si no sabes lo que son, en este post te hablamos de los mejores sistemas de gestión, además de mostrarte los tipos que hay y cuáles son sus ventajas y sus desventajas. 

Índice de contenidos:

• ¿Qué es un sistema de gestión de almacenes y cuánto cuesta?
• Ventajas y desventajas de un sistema de gestión de almacenes
• Ejemplos de sistemas de gestión de almacenes: los 5 mejores

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes y cuánto cuesta?

Conocidos en el sector como WMS (Warehouse Management System), los sistemas de gestión de almacenes son una solución tecnológica integral diseñada para optimizar y supervisar las operaciones en un almacén. 

Para bajar más a tierra la definición, podemos añadir que un WMS es un software que ayuda a las empresas de logística a gestionar y controlar las operaciones que se llevan a cabo en su almacén. 

El sistema de gestión de almacenes comienza a funcionar cuando los productos y mercancías son recibidos en el almacén. A partir de ahí el WMS operará hasta que el producto salga del almacén. 

Esta herramienta proporciona una visión integral y controlada de las operaciones que se ejecutan en el almacén, rigiéndose por los siguientes objetivos: 

• Mejorar la eficiencia de las operaciones: para rentabilizar la gestión de almacén. 
• Aumentar la precisión de las operaciones: para minimizar los fallos. 
• Optimizar la capacidad de respuesta: cuando se produce un problema o incidencia. 

Un sistema de gestión de almacén incluye herramientas que ayudan a gestionar los procesos de recepción, almacenaje, retirada, embalaje y expedición de las mercancías que son objeto de la actividad de una empresa. 

Además, un WMS también es capaz de hacer seguimiento de los envíos y de generar alertas de reabastecimiento de inventario, en caso de sobre demanda o de roturas de stock.

Otro detalle importante es que los sistemas informáticos de gestión de logística y almacenamiento utilizan una única interfaz, con lo que es mucho más fácil tomar decisiones y ejecutar los procesos.  

¿Qué hace un sistema de gestión de almacenes WMS?

Un sistema de gestión de almacenes WMS tiene las siguientes funciones clave: 

• Gestión de inventario: permite realizar un seguimiento en tiempo real de todos los productos que hay en el almacén. Además, también es capaz de ubicar de la manera más óptima cada producto en una zona determinada del almacén, bajo criterios de maximización del espacio.
• Recepción y almacenamiento: optimiza los procesos de recepción de productos y acelera el tratamiento de la información, gracias al sistema rápido de entrada de datos. El WMS también permite crear reglas predefinidas de almacenamiento que luego servirán para asignar ubicaciones de forma automática. 
• Tratamiento de pedidos: otra función del WMS es facilitar el proceso de recolección y empaque de productos, en función de los pedidos que van haciendo los compradores. Además, el software se encarga de optimizar las rutas de picking y packing para que los productos se empaqueten más rápido y se recorran distancias menores dentro del almacén. 
• Tramitación de los envíos y la distribución: el sistema de gestión de almacenes dispone de herramientas para minimizar el espacio de embalaje y asegurar que los productos se envíen de manera segura. Por lo tanto, también puede coordinar la logística de envío, seleccionando las empresas de transporte y optimizando las rutas de envío.  
• Seguimiento de envíos y reportes: una de las herramientas más potentes es el seguimiento de los envíos, proporcionando datos actualizados sobre el estado de los pedidos, inventarios y procesos. A la hora de realizar análisis e implementación de planes logísticos, es capaz de crear informes personalizados para evaluar el rendimiento y la eficiencia. 
• Integración con otros sistemas de gestión: el WMS se integra perfectamente con los sistemas ERP, además de ser compatible con las principales plataformas de comercio electrónico. De ese modo se garantiza la máxima coherencia de los datos.
• Gestión de devoluciones: simplifica notablemente la gestión de devoluciones, ya que es capaz de rastrear los productos devueltos para reintegrarlos al inventario de manera automática.
• Facilita la automatización de tareas: como se integra con elementos como los códigos de barras, las etiquetas RFID y otras tecnologías avanzadas, es posible automatizar muchas tareas repetitivas (como el picking automático y el transporte autónomo).

Tipos de sistemas de gestión de almacenes y sus costes respectivos

A grandes rasgos podemos decir que hay tres grandes tipos de sistemas WMS.

Sistema de gestión de almacenes en la nube

Los más habituales hoy en día son los WMS de tipo SaaS o en la nube. 

Al no estar instalados en los propios servidores de la empresa, son más flexibles y adaptables a las necesidades cambiantes del mercado. 

Se trata de la herramienta más rápida para implementar un sistema de gestión, si es la primera vez que se trabaja con ella. 

Uno de sus puntos fuertes es que son actualizados más rápidamente por parte del proveedor del SaaS y que son más escalables a medida que la empresa va creciendo. 

A nivel de costes, este tipo de herramientas se pagan mediante una tarifa mensual que no suele ser muy elevada. Al no haber costes de actualización ni de mejora, la tarifa cubre el servicio cada mes sin que sea necesario realizar grandes inversiones.

Sistema de gestión de almacenes independiente

Para utilizar estos sistemas —que se instalan directamente en los servidores de la propia empresa— hace falta realizar una importante inversión a nivel de hardware. 

Suelen ser herramientas desarrolladas a medida del cliente, con lo que se ofrece la máxima personalización y la seguridad de los datos es total (ya que no están en la nube sino almacenados a nivel local). 

Al tratarse de un software hecho a medida de la empresa, esta es propietaria de una licencia de uso. Así que lo normal es que tenga que pagar también por las actualizaciones posteriores.

En este caso estamos ante una opción más cara y menos escalable. Sobre todo porque conforme el software va envejeciendo cada vez se integra peor con otras plataformas. 

Lo normal es pagar por el desarrollo y las actualizaciones mediante una licencia de uso. Aunque hay empresas que diseñan este tipo de herramientas que también incluyen contratos de mantenimiento específico. 

Sistema de gestión de almacenes integrado con ERP

La tercera posibilidad es que el WMS sea un módulo que forme parte de una plataforma ERP más grande. 

En este caso su nivel de integración es mayor que en el resto de tipos de WMS, con lo que su capacidad de ofrecer una visión integral de los procesos es muy elevada. 

Pero estamos ante herramientas que no se han creado específicamente para la gestión de almacenes, con las pegas que eso puede tener. 

Desde el punto de vista de los costes, estos módulos suelen tener un precio variable según sus funcionalidades. 

Ventajas y desventajas de un sistema de gestión de almacenes

Beneficios de un sistema de gestión de almacenes

Empezamos siempre por las características más beneficiosas de estos sistemas, ya que consideramos que sus ventajas son mayores que sus desventajas: 

• Garantiza la máxima optimización operativa: un WMS puede automatizar y optimizar una gran mayoría de procesos de almacén. De lo que se trata es de facilitar que el trabajo sea más fluido y rentable. Además, esta herramienta también te ayuda a manejar mayores volúmenes sin que se generen errores. 
• Ofrece visión de conjunto: para entender qué es lo que está sucediendo en tu departamento de logística —y tomar las decisiones oportunas— es necesario contar con herramientas que te ofrezcan toda la información en un solo dashboard. De ese modo, podrás optar por un enfoque E2E. Además de integrarse a las mil maravillas con otras aplicaciones de ERP, gestión contable, plataformas de comercio electrónico, etc. 
• Evita la obsolescencia de artículos antiguos o perecederos: si un producto se queda demasiado tiempo en el almacén puede llegar a perder todo su valor. Pero un WMS alerta de los artículos que llevan más tiempo de la cuenta almacenados o que están a punto de caducar, para darles salida prioritaria. 
• Facilita la gestión de los recursos humanos: otro problema de los departamentos de logística es la estacionalidad de las ventas. Puede ocurrir que haya un pico de ventas y que no dispongas de personal de almacén suficiente para tramitar todos los pedidos. Pero también pueden bajar las ventas y que te sobre gente. La clave aquí es que el WMS pronostique las necesidades de mano de obra y sea capaz de asignar tareas (siempre que no se puedan automatizar). 
• Informa de lo que sucede en tu almacén en tiempo real: con herramientas como los códigos de barras, las etiquetas RFID o los sensores de seguimiento en tiempo real puedes saber en todo momento dónde se encuentra la totalidad de tu mercancía. De ese modo, evitarás disgustos inesperados, sobre todo en el caso de que externalices tus almacenes con un centro 3PL.  

Desventajas de usar un sistema de gestión de almacenes

Pero como en logística no todo es de color de rosa, vamos a ver a continuación las principales desventajas de usar un sistema WMS: 

• Fallos en el sistema: en ocasiones, por problemas de hardware o por cortes de luz, el sistema deja de funcionar y puede llegar a paralizar el almacén o generar pérdidas de datos e información. Y eso puede producir retrasos en las entregas que generan insatisfacción y empeoran la experiencia de cliente. 
• Problemas de seguridad: independientemente del tipo de sistema de gestión de almacenes que uses, todos son susceptibles de que los hackers realicen un ataque y obtengan de forma ilegal la información almacenada en tu WMS. 
• Instalación complicada: implementar un sistema de gestión de almacenes, sobre todo en el caso de las soluciones a medida, puede resultar caro y complejo. De hecho, la implementación inicial —o la transición hacia este tipo de sistemas— puede provocar más de un quebradero de cabeza en tu organización. 

Ejemplos de sistemas de gestión de almacenes: los 5 mejores WMS

Creemos que con lo que has leído hasta ahora te puedes hacer una idea clara sobre los WMS. 

Por eso llega el momento de que conozcas las herramientas más importantes que hay en el mercado. 

Así que vamos a ver las 5 mejores que hay disponibles en el mercado. 

1. Peoplevox

Se trata de una empresa británica que tiene una amplia cuota de mercado en el sector logístico. 

Su software se diseña a medida de cada cliente, con lo que pueden adaptarse como un guante a las necesidades de tu negocio. 

La herramienta de Peoplevox está sobre todo pensada para tiendas online grandes, que cuentan con almacenes de gran tamaño. Esto es así porque sus potentes soluciones están orientadas a gestionar organizaciones y sistemas más complejos. 

Si has implementado una estrategia omnicanal para tu tienda, la opción más adecuada es el software de Peoplevox.

2. Boxwise

Este sistema de gestión de almacenes es idóneo si deseas integrarlo con herramientas como ERP, AFAS Profit o Exacta Globe. 

Te va a gustar sobre todo porque es capaz de optimizar mucho la labor de recogida de productos en el almacén, además del empaquetado y el escaneo de la mercancía. 

Su sistema opera muy bien en conjunto con las herramientas antes mencionadas, con lo que puedes tener la seguridad de que tus pedidos van a llegar completos a su destino final y en el plazo comprometido. 

3. Element Logic

El gran punto fuerte de Element Logic es que te ofrece soluciones muy flexibles, fáciles de escalar y articuladas mediante módulos. De ese modo, presta un gran servicio a todo tipo de negocios y tiendas online, con independencia de su tamaño o volumen de negocio. 

Element Logic comercializa herramientas para automatizar el sistema de almacenamiento y el picking de tu ecommerce, con el objetivo de la mejora en la eficiencia de tu gestión de almacén. 

Además, esta empresa es partner de AutoStore, con lo que también podrás integrar en tu empresa un sistema de almacenamiento y de picking robotizado.

4. GoedGepickt

Este SaaS holandés funciona en la nube y está orientado sobre todo a empresas de ecommerce que gestionan sus propios almacenes. 

Llama la atención porque es una herramienta intuitiva y fácil de usar, algo clave si nunca has trabajado con este tipo de sistemas. 

Además, su interfaz es muy moderna y llamativa. 

Entre otras funcionalidades, puedes procesar pedidos, crear órdenes de compra, gestionar devoluciones y automatizar flujos de trabajo. 

5. Pulpo WMS

Este sistema de gestión de almacenes alemán se ha vuelto muy popular en los últimos tiempos, debido a su gran implantación en empresas europeas y norteamericanas. 

Su principal ventaja es que ofrece una implementación rápida. 

¡Y solo tendrás que pagar por los módulos que necesites para tu trabajo!