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Gli indicatori chiave di prestazione, o KPI (Key Performance Indicator), sono degli strumenti che consentono di monitorare il successo di un’azienda in specifici ambiti, utilizzando metriche univoche.
In pratica si tratta di formule che permettono di misurare e valutare matematicamente i progressi di un business, concentrandosi sul rendimento di ogni processo aziendale.
In questo articolo ci concentreremo sui KPI di magazzino, per misurare e migliorare i processi logistici.
Cosa sono i KPI di magazzino?
I KPI di magazzino sono degli indicatori di prestazione relativi alla gestione di un sito di stoccaggio. Fanno riferimento all’andamento dei vari settori di un magazzino valutandone le performance.
Consentono quindi di monitorare diverse aree o attività, ad esempio il ricevimento merci, l’indice di rotazione degli articoli o il tasso di resi di un ecommerce.
Conoscere tutti questi valori permette di pianificare il lavoro e avere sotto controllo tutte le fasi relative alla gestione del magazzino.
In particolare, la gestione dei KPI di magazzino fa parte di un discorso più ampio che è quello dei KPI della logistica, dove vengono monitorate tutte le attività di trasporto delle merci e di approvvigionamento delle risorse, comprese le procedure necessarie per l’intera gestione di un sito di stoccaggio.
KPI di gestione del magazzino e obiettivi SMART
Quando un’azienda si prefigge degli obiettivi, è importante che abbia a disposizione delle metriche a cui rifarsi per misurare i progressi, correggere gli errori o eventualmente cambiare completamente strategia. Obiettivi e KPI sono quindi due aspetti strettamente legati.
Per concentrarsi sugli obiettivi giusti, e di conseguenza utilizzare le giuste metriche, è utile rifarsi al metodo SMART, secondo il quale ogni obiettivo deve essere:
- specific = specifico;
- measurable = misurabile;
- achievable = raggiungibile;
- realistic = realistico;
- time-bound = avere un limite temporale.
Facciamo un esempio. Un obiettivo potrebbe essere: migliorare l’indice di rotazione del magazzino, cioè il numero di volte che l’inventario di un magazzino viene venduto e sostituito dai nuovi articoli. Ma un obiettivo di questo tipo è impossibile da raggiungere, proprio perché troppo generico.
Vediamo come cambia la definizione di questo obiettivo utilizzando il metodo SMART:
Aumentare l’indice di rotazione delle scorte del magazzino del 20% entro la fine dell'anno.
Specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e con un limite di tempo.
Seguendo queste linee guida sarà più semplice individuare un obiettivo, costruire su questo la propria strategia e selezionare i KPI di magazzino più adatti per monitorarne il successo.
Una volta stabiliti i KPI da analizzare, anche sulla base di questi sarà possibile definire ulteriori obiettivi.
14 esempi di KPI di magazzino per il 2024
Vediamo quali sono le formule per calcolare i KPI di magazzino e i relativi esempi.
- Precisione dell’inventario
- Indice di rotazione
- Produttività dell’area ritiro
- Costo area ritiro
- Tempo di ricezione
- Tasso di precisione dello stoccaggio
- Tasso di precisione del picking
- Tempo totale del ciclo dell'ordine
- Tasso di spedizione puntuale
- Tasso di ordini inevasi
- Rapporto inventario/vendite
- Tasso dei resi
- Costo per ordine
- KPI sulla sicurezza
Vediamoli tutti.
1. Precisione dell’inventario
Oggi avere il quadro completo degli articoli contenuti in un deposito è molto semplice, grazie ad una serie di tecnologie che ci vengono incontro e con le quali è possibile procedere ad una vera e propria automazione del magazzino. Così ogni prodotto che entra viene registrato e localizzato all’interno del sito di stoccaggio in maniera univoca, attraverso un sistema di letture elettroniche, in questo modo i margini di errore sono ridotti al minimo.
Ma un monitoraggio periodico dell'inventario diviene necessario nel momento in cui alcuni prodotti dovessero venire a mancare per un motivo o per un altro. Questo potrebbe essere dovuto ad alcune mancanze del fornitore o a furti e rottura degli articoli. Fare una verifica periodica per riscontrare eventuali mancanze è consigliabile per avere sotto controllo tutte le scorte.
La formula per calcolare i KPI di gestione del magazzino relativi alle scorte in inventario è la seguente:
Precisione inventario = Inventario tracciato dal sistema / Inventario fisicamente presente
Più questo valore si avvicina a 1, più il monitoraggio dell’inventario è accurato.
2. Indice di rotazione
È la frequenza con cui un prodotto presente in inventario viene venduto. Un valore alto indica vendite intense, mentre un valore basso segnala un calo delle vendite.
Per calcolare l’indice di rotazione è possibile applicare la seguente formula:
Indice di rotazione = quantità delle vendite effettuate / giacenza media
3. Produttività dell’area ritiro
È una delle aree più importanti all’interno del magazzino, rappresenta il momento in cui gli articoli giungono al deposito per essere catalogati e archiviati in attesa della spedizione.
Verificare periodicamente che tutte queste procedure siano efficienti e rapide è importante per migliorare l’andamento del magazzino.
La formula per calcolare i KPI di magazzino relativi all’efficienza dell’area ritiro è:
Produttività dell’area ritiro = volume di inventario ricevuto / numero di ore lavorate dal personale
Questa calcola la produttività del lavoro svolto dai dipendenti utile per stabilire se sono necessarie sessioni di formazione o un miglioramento dei processi.
4. Costo area ritiro
Altro parametro importante di cui tener conto nell’area ritiro sono i KPI relativi ai costi di ricezione e ritiro di ogni linea di prodotti.
Il calcolo di questo particolare KPI è possibile attraverso la formula:
Costo area ritiro = costo totale di ricezione / numero totale di articoli per linea di prodotti
Questo costo dovrebbe idealmente diminuire nel tempo, dimostrando che gli operatori stanno eseguendo un lavoro in maniera sempre più efficiente.
5. Tempo di ricezione
In un mercato che viaggia sempre più velocemente, l’area ritiro è, come già detto, tra le principali coinvolte nella gestione degli articoli che devono essere registrati, posizionati, catalogati per poi essere recuperati e spediti. Ecco che, come in tutte le altre aree, anche qui la velocità di esecuzione è indispensabile.
Questo indicatore comprende i tempi medi per ricevere il prodotto, catalogarlo e immagazzinarlo e viene calcolato attraverso la seguente formula:
Tempo ricezione = tempo totale impiegato per smistare le scorte / numero totale di articoli
6. Tasso di precisione dello stoccaggio
È l’indicatore chiave della prestazione di stoccaggio e calcola con quale precisione quest’ultima viene effettuata. Per ottenere questo valore la formula è la seguente:
Tasso di precisione stoccaggio = Inventario stoccato correttamente/Inventario totale stoccato
Questo KPI indica la percentuale di articoli che sono stati riposti correttamente: più il valore si avvicina a 1, più lo stoccaggio viene effettuato senza errori.
7. Tasso di precisione del picking
Allo stesso modo del punto precedente, questo KPI di magazzino indica la precisione con la quale gli articoli vengono prelevati dagli scaffali, in base agli ordini ricevuti dai clienti. Come nel punto precedente, anche qui più questo valore si avvicina a 1, più è probabile che le operazioni di picking siano effettuate correttamente.
La formula per calcolare i KPI di magazzino relativi alla precisione del picking è la seguente:
Tasso precisione del picking = (numero totale di ordini – resi per articoli errati) / numero totale di ordini
8. Tempo totale del ciclo dell'ordine
Per questo indicatore di prestazione non esistono formule particolari, l’unica operazione necessaria è quella di tenere sotto controllo tutte le fasi del ciclo dell’ordine: accettazione, prelievo, imballaggio e spedizione, fino alla logistica dell’ultimo miglio.
Monitorare il tempo necessario all’espletamento di ogni fase è fondamentale per scoprire eventuali problemi che possono rallentare le procedure e porvi rimedio. L’obiettivo è quello di migliorare le spedizioni ecommerce, effettuandole nel minore tempo possibile.
9. Tasso di spedizione puntuale
Permette di calcolare l’efficienza dei processi di spedizione del magazzino e la sua formula è molto semplice:
Tasso di spedizione puntuale = numero di ordini spediti in tempo o in anticipo / numero totale di ordini spediti
Si tratta di un valore molto importante perché consente di monitorare le spedizioni allo scopo di renderle il più precise possibile ed evitare di generare insoddisfazione nel cliente.
10. Tasso di ordini inevasi
Sono gli ordini non ancora portati a termine. Se ci sono ordini arretrati è chiaro che c’è qualche anello debole nella catena di gestione del magazzino.
Potrebbe essere una disorganizzazione dei trasporti o dell’inventario. In questo caso è necessario concentrarsi sulla maglia debole per migliorare le procedure ed evitare che gli ordini si accumulino, facendo in modo che i clienti non aspettino troppo tempo per vedersi recapitare il proprio oggetto.
La formula per calcolare questo KPI di magazzino è molto semplice:
Tasso di ordini inevasi = totale ordini arretrati / totale ordini
11. Rapporto inventario/vendite
Il rapporto tra gli articoli presenti in inventario e le vendite effettuate è un valore interessante da tenere sotto controllo. Per ottenerlo basta dividere il numero degli articoli rimanenti in inventario per quello degli stessi articoli venduti.
Rapporto inventario/vendite = saldo mensile inventario / numero totale vendite mensili
Questo valore consente di conoscere il numero di prodotti venduti in un dato periodo, ad esempio un mese, utile per stabilire l’approvvigionamento per il mese successivo. In questo modo è possibile evitare errori di valutazione come acquisti eccessivi o ordini arretrati per mancanza di prodotti.
Questo valore è utile inoltre per verificare se ci sono delle variazioni nella richiesta di mercato relative ad un certo prodotto.
Se ad esempio nel mese di marzo sono stati venduti 100 articoli di una determinata categoria e in magazzino ne sono rimasti 200, il valore del rapporto è pari a 2. Se il mese successivo vengono venduti 50 articoli (invece che 100) e in magazzino ne restano 250 il valore di questo rapporto sale a 5. Quindi è probabile che la richiesta di mercato di quel determinato prodotto stia calando. Più è alto questo valore più diventa necessario cambiare le strategie di vendita, o eventualmente ridurre l’approvvigionamento di quel determinato prodotto.
12. Tasso dei resi
I resi rappresentano una nota dolente per ogni venditore, in alcuni casi si tratta di qualcosa che si può ridurre. Se ad esempio il reso è legato alla consegna di un prodotto danneggiato, si può inviare nuovamente quel prodotto accontentando il cliente e recuperando l’ordine.
Se invece il problema è legato ad una consegna errata oppure in ritardo, a causa della quale il cliente decide di restituire l’ordine, allora si rende necessario intervenire sul tasso di spedizione puntuale che abbiamo visto poco sopra.
In altri casi invece il problema dei resi è fuori dal proprio controllo, ad esempio se un cliente decide arbitrariamente che non desidera più quel prodotto, non si può intervenire in alcun modo, soprattutto se la politica dei resi lo consente.
Ecco perché diventa necessario ridurre al minimo i margini di errore che potrebbero portare il cliente a restituire un articolo e per farlo è necessario saper misurare questo valore.
Tasso dei resi = (articoli resi / articoli venduti) * 100
13. Costo per ordine
Questo tipo di KPI di gestione di magazzino è molto importante per monitorare i costi medi degli ordini. Consente di tenere meglio sotto controllo i costi delle varie aree coinvolte alla gestione dei prodotti, per migliorarne l'efficienza e ridurre le spese: il costo del personale, l'affitto, le utenze, le attrezzature, ecc.
La formula è la seguente:
Costo per ordine = costi totali di evasione / numero totale di ordini
14. KPI sulla sicurezza
I macchinari e le attrezzature presenti in magazzino, pur rappresentando un supporto per il personale per una gestione più rapida ed efficiente, presentano anche dei rischi.
Quelli relativi alla sicurezza del personale sono i KPI di magazzino più importanti. Il monitoraggio di incidenti e infortuni che possono avvenire durante le fasi di lavoro è fondamentale per risalire a problemi di gestione o eventuali malfunzionamenti dei macchinari.
Non esiste una formula specifica, è sufficiente tenere traccia di quanti incidenti importanti si sono verificati nel tempo, qual è stata la natura degli incidenti, dove si sono verificati e quanto sono costati in termini di tempo e denaro durante un anno.
In questo modo sarà molto più semplice intervenire per evitare che altri infortuni si ripetano in futuro.
KPI di gestione del magazzino: conclusioni
In questo articolo abbiamo visto alcuni esempi di kpi di magazzino, in realtà la lista potrebbe essere ancora più lunga, ma, come abbiamo detto all’inizio, KPI e obiettivi sono strettamente legati tra loro.
Per stabilire i giusti obiettivi è necessario conoscere l’andamento dei vari settori di un magazzino e, allo stesso modo, per individuare i KPI da monitorare e migliorare è importante stabilire obiettivi misurabili e raggiungibili.
I KPI più importanti quindi possono variare in base all’attività che si svolge o al settore preso in esame. L’importante è riconoscere la validità di questo strumento per metterlo in pratica e migliorare l’efficienza del proprio magazzino.
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