Guida alla bolla doganale: procedure e requisiti per l'esportazione

La bolla doganale è uno dei documenti più importanti da considerare quando si intende allargare il proprio mercato anche ai Paesi extra europei.

L’ambito dell’esportazione può essere una vera giungla di documenti e non sempre è chiaro quale documentazione fornire, come reperirla e come deve essere compilata. 

Ecco perché in questo articolo parleremo appunto della bolla doganale per le esportazioni extra UE: vedremo cos’è, come si compila e cosa sono le bolle doganali elettroniche. 

Infine vedremo quali sono le procedure da adottare per evitare di commettere errori che potrebbero ricadere sulla propria fiscalità aziendale.

Bolla doganale per esportazioni extra UE: cos’è e perché è importante

La bolla doganale è un documento utilizzato nel campo dell'importazione e dell’esportazione di merci nelle spedizioni internazionali extra europee. 

Quando si tratta di spedire un prodotto all’interno dell’Unione Europea non sono previste particolari indicazioni burocratiche, è sufficiente la fattura commerciale, il DDT (documento di trasporto) e la packing list.

Le cose cambiano quando si spedisce oltre i confini comunitari. In questo caso è necessario compilare la bolla doganale di esportazione o, utilizzando un termine tecnico, la Dichiarazione Doganale di Esportazione.

Essa contiene informazioni dettagliate sulla spedizione, come la descrizione dei prodotti, e indicazioni su quantità, valore e origine degli articoli.

Queste informazioni sono necessarie per il controllo doganale, la determinazione delle tasse e dei dazi e per garantire la conformità alle normative del Paese di origine e di destinazione, al fine di velocizzare le operazioni di sdoganamento.

Ma la bolla doganale non consente soltanto di fornire informazioni sulla merce affinché questa esca dal Paese senza problemi: la sua è anche una funzione fiscale, con essa infatti si può procedere alla liquidazione dei diritti doganali dovuti.

In fase di spedizione verso Paesi extra europei si compila la Dichiarazione Doganale di Esportazione e, una volta verificata la merce e liquidati i diritti doganali, quest'ultima viene svincolata e la dichiarazione viene registrata, consentendo l’esportazione.

Bolle doganali elettroniche: il processo digitale per la Dichiarazione Doganale di Esportazione

Secondo l’ADM, l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, la Dichiarazione Doganale di Esportazione è la manifestazione della volontà dell'esportatore di aderire alle leggi e ai regolamenti doganali dell'Unione Europea, ed è costituita dal Documento Amministrativo Unico (DAU).

L'approvazione della dichiarazione da parte dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli è la conferma che l'esportatore ha adempiuto a questi obblighi. Una volta effettuate tutte le verifiche del caso, l’Ufficio Doganale rilascia quindi il DAE (Documento di Accompagnamento all’Estero) che insieme al DAU è parte integrante dell’intera procedura della Dichiarazione Doganale.

La Dichiarazione Doganale di Esportazione viene trasmessa alla dogana non più in formato cartaceo ma in quello elettronico, attraverso il sistema AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise), un sistema informatico che automatizza molti dei processi manuali per compilare e presentare la documentazione doganale. 

Anche tutto lo scambio di informazioni tra Ufficio Doganale di esportazione e quello di uscita avviene ormai telematicamente. 

Vediamo quindi come funziona l’intera procedura.

Procedure e documenti per la compilazione della bolla doganale

La procedura per la presentazione della bolla doganale è costituita da due fasi. 

La prima, consiste nella presentazione della dichiarazione all’Ufficio Doganale attraverso la compilazione telematica del modulo (DAU), la seconda è la risposta dell’ufficio doganale che, se non sono rilevate incongruenze o problemi, autorizza l’esportazione e consegna la documentazione all’esportatore (DAE).

Il DAU (Documento Amministrativo Unico) compilato dall’esportatore

È il modulo che viene compilato dall’esportatore e inviato agli uffici della Dogana telematicamente. Racchiude in un unico documento elettronico tutte le informazioni necessarie per le formalità doganali e amministrative, includendo informazioni relative alle merci e a tutti i soggetti coinvolti nella transazione. 

Ecco un elenco delle voci principali: 

• dati dell'esportatore: nome, indirizzo e dati fiscali dell'azienda;
• dati del destinatario: nome, indirizzo e dati fiscali del destinatario;
• descrizione delle merci: il materiale, le caratteristiche, il peso, il volume e altre informazioni pertinenti come il codice HS (Harmonized System);
• valore delle merci: l'importo dichiarato o stimato del valore delle merci esportate;
• numero di colli: il numero totale dei colli o degli imballaggi contenenti le merci;
• peso lordo e netto: il peso delle merci con e senza imballaggio;
• unità di misura: l'unità di misura utilizzata per esprimere il peso;
• origine delle merci: il Paese in cui sono state prodotte o fabbricate le merci;
• valuta e modalità di pagamento: la valuta in cui vengono espressi il valore delle merci, l'importo totale della transazione e la modalità di pagamento utilizzata.

È un documento indispensabile per la compilazione della bolla doganale e la sua registrazione. In pratica, una volta che l’esportatore ha compilato il DAU, può inviare il modulo agli uffici doganali competenti. Questi procederanno alla registrazione della bolla di esportazione, inserendo i dettagli della spedizione nel sistema doganale.

Una volta che l’Ufficio Doganale ha effettuato tutte le verifiche della merce e l’analisi dei rischi ai fini fiscali e della sicurezza, emette il DAE (Documento di Accompagnamento all’Estero).

La risposta della dogana: DAE (Documento di Accompagnamento all’Estero) e MRN (Movement Reference Number)

Il DAE è il documento prodotto dalla dogana e consegnato all’esportatore una volta che questa ha effettuato tutte le verifiche. Contestualmente viene emesso anche il MRN (Movement Reference Number), un codice generato dall’AIDA una volta che il DAU è stato accettato dalle autorità doganali e che identifica univocamente l’operazione.

Il DAE deve accompagnare la merce fino all’ufficio doganale di uscita dove, fatte le dovute verifiche, viene inviata la conferma, “uscita conclusa”, all’ufficio di esportazione. Questa comunicazione costituisce la prova dell’uscita della merce dal territorio doganale dell’Unione.

L'esportatore può verificare lo stato della merce finché non lascia il territorio comunitario, inserendo il codice MRN sul sito dell’Agenzia delle Dogane alla sezione “Tracciamento di movimenti di esportazione o di transito (MRN)”.

Altri documenti per l’esportazione extra-UE

Ma il DAU e il DAE non sono gli unici elementi da considerare per la corretta compilazione e registrazione della bolla doganale di esportazione. 

Tra le principali informazioni necessarie ci sono:

• fattura commerciale;
• packing list;
• certificato d’origine;
• DDT;
• dichiarazione di libera esportazione;
• lettera di vettura;
• codice EORI;
• recapiti del mittente e del destinatario;
• certificati specifici e licenze particolari (a seconda del tipo di merce esportata).

La legislazione relativa all’esportazione delle merci è molto complessa e con la dinamicità dei mercati internazionali e le situazioni politiche di alcuni Paesi, esportare prodotti all’estero può essere davvero complicato. 

Per questo motivo l’ADM ha fornito delle istruzioni per la compilazione dei formulari per le Dichiarazioni Doganali e un elenco aggiornato al 2022 dei codici da utilizzare per la compilazione delle Bolle Doganali. Per recuperare la propria bolla doganale si può accedere all’area riservata sul sito ADM.

Inoltre esistono spedizionieri e agenzie specializzate, 4PL o 5PL ad esempio, che provvedono alla gestione dell’intera supply chain delle aziende. 

In ogni caso è bene avere almeno un quadro generale della documentazione necessaria per essere pronti nell’eventualità di una verifica della bolla doganale o di accertamenti da parte della dogana.

Sapere come gestire le bolle doganali elettroniche e dove scaricarle è fondamentale per evitare errori ed essere pronti a fare veloci modifiche e integrazioni. 

È importante considerare che le legislazioni in termini di esportazione e importazione divergono molto tra un Paese e l’altro. Spedire in Regno Unito, ad esempio, pur trattandosi di un Paese extra europeo, non è lo stesso che spedire in Cina. Pertanto è necessario accertarsi sulla documentazione richiesta dal Paese di destinazione e sulle merci vietate.

Considerazioni per specifici settori o tipologie di merci

Le procedure che abbiamo visto finora possono variare in base alla tipologia di merce, vediamo quali sono quelle dove è necessario prestare maggiore attenzione:

• merci pericolose: per alcune merci classificate come pericolose come sostanze chimiche, esplosivi, gas compressi, liquidi infiammabili, ecc., è probabile che siano richiesti documenti specifici come la Dichiarazione di merci pericolose, il Certificato di origine e il Certificato di conformità alle norme di sicurezza;
• alimentari: per i prodotti alimentari, è necessario ottenere il Certificato sanitario, che attesta la conformità dei prodotti alle norme igienico-sanitarie. Inoltre potrebbero essere richiesti il Certificato di origine e il Documento di analisi dei prodotti alimentari;
• farmaci: le spedizioni di prodotti farmaceutici richiedono una documentazione specifica, potrebbe essere richiesta la registrazione del prodotto presso l'autorità sanitaria del Paese di destinazione e la presentazione del Certificato di libera vendita;
• merci soggette a restrizioni o divieti: alcuni prodotti potrebbero essere soggetti a restrizioni o divieti di importazione in determinati Paesi, ad esempio, armi, droghe, prodotti contraffatti, ecc. In questi casi è fondamentale verificare le norme doganali del Paese per evitare problemi legali.

Compilazione della bolla doganale - fac simile

La compilazione della bolla doganale è un passaggio molto importante, un valore errato o qualche dato mancante potrebbe comportare dei costi in termini di tempo e denaro. Il rischio è che la merce resti bloccata in dogana e questo comporterebbe ritardi nella consegna al cliente finale, che resterebbe scontento del servizio e potrebbe lasciare una cattiva recensione all’ecommerce.

Per questo motivo è importante seguire passo passo la procedura online e avere un fac simile a portata di mano (su internet è possibile vederne diversi), per avere un supporto nella compilazione. 

È ormai chiaro che oggi una consegna veloce ed efficiente è segno di azienda seria e professionale, e questo contribuisce a migliorare la fidelizzazione dei clienti.

Infine, una corretta compilazione della bolla doganale di esportazione consente di gestire al meglio la questione fiscale. L’IVA infatti non va a carico del cliente estero e l’esportatore può detrarre l’imposta pagata sulle merci al momento della liquidazione.

Vediamo quindi qualche consiglio pratico per una corretta compilazione.

Bolla doganale esportazioni extra UE: gli errori da non fare

Ecco alcuni errori comuni da evitare nella compilazione della bolla doganale per l'esportazione:

1. informazioni incomplete: compilare tutti i campi obbligatori, la mancanza di informazioni importanti potrebbero causare ritardi o problemi nella dichiarazione doganale;
2. classificazione errata delle merci: classificare correttamente le merci utilizzando il codice HS appropriato, evitando l'applicazione di tariffe doganali errate o la violazione delle restrizioni;
3. dichiarazione di valore inaccurata: un valore sottostimato o sovrastimato potrebbe influire sul calcolo dei dazi doganali o sollevare sospetti sulle dichiarazioni doganali;
4. errori nella quantità e nella descrizione delle merci: l’obiettivo è facilitare la valutazione doganale, pertanto una descrizione accurata e l’indicazione giusta della quantità delle merci è fondamentale;
5. assenza della firma: assicurarsi di firmare la bolla doganale come indicato, comprese le firme aggiuntive richieste da organizzazioni o autorità competenti.
6. errori sulle informazioni di trasporto: assicurarsi che le informazioni sul trasporto, come il mezzo o il numero di spedizione siano corrette, sono dettagli importanti per l'identificazione e il monitoraggio delle merci.
7. omessa documentazione aggiuntiva: i certificati di origine, sanitari, ecc. vanno allegati alla bolla doganale;
8. non verificare i requisiti del Paese di destinazione: è bene ricordare che ogni Paese può avere requisiti doganali specifici. 

Principali requisiti doganali per l'esportazione di merci

Ricapitolando, i requisiti per una corretta procedura di esportazione extra-UE tramite la bolla doganale sono:

• documentazione doganale: racchiude tutti i documenti per l’esportazione che abbiamo visto finora;
• classificazione delle merci: anche questa deve essere inclusa nella documentazione doganale, per classificare le merci in base al sistema armonizzato di classificazione (HS). 
• pagamento dei dazi doganali: è necessario determinare il valore corretto delle merci e calcolare l'importo dei dazi doganali dovuti;
• requisiti sanitari: per alcune merci, come prodotti alimentari, animali vivi o piante, potrebbero essere richiesti certificati sanitari per dimostrare che le merci soddisfano gli standard di sicurezza e salute del Paese di destinazione.
• etichettatura e confezionamento: potrebbero esserci requisiti specifici per l'etichettatura e il confezionamento delle merci in base al Paese di destinazione.

È sempre bene fare riferimento al sito dell’Agenzia delle Dogane per informazioni sulle normative nazionali, internazionali e unitarie.

In ogni caso, rifarsi ad aziende esperte o a spedizionieri che si occupano di questo è una delle soluzioni migliori per evitare di incorrere in errori che potrebbero costare caro.

Domande frequenti

Cos'è una bolla doganale?

La bolla doganale è un documento utilizzato nel campo dell'importazione e dell’esportazione di merci nelle spedizioni internazionali extra europee. Contiene informazioni dettagliate sulla spedizione, necessarie per il controllo doganale, la determinazione delle tasse e dei dazi e per garantire la conformità alle normative del Paese di origine e di destinazione.

Qual è l'importanza della bolla doganale nell'esportazione?

La bolla doganale consente di avviare le procedure di esportazione, fornendo informazioni senza le quali la merce non potrebbe essere spedita. Inoltre assume anche una funzione fiscale, con essa infatti si può procedere alla liquidazione dei diritti doganali dovuti.

Quali sono i documenti necessari per accompagnare la bolla doganale?

I principali documenti necessari per la compilazione della bolla doganale di esportazione sono:

• fattura commerciale;
• packing list;
• certificato d’origine;
• DDT;
• dichiarazione di libera esportazione;
• lettera di vettura;
• codice EORI;
• recapiti del mittente e del destinatario;
• certificati specifici e licenze particolari (a seconda del tipo di merce esportata).

Con questi documenti è possibile compilare il DAU (Documento Amministrativo Unico), che consente di avviare le procedure e ottenere quindi il DAE (Documento di Accompagnamento all’Estero), che accompagna la merce fino all’ufficio doganale di uscita.

Quali informazioni devo fornire nella bolla doganale?

Ecco un elenco delle voci principali della bolla doganale: 

• dati dell'esportatore;
• dati del destinatario;
• descrizione delle merci;
• valore delle merci;
• numero di colli;
• peso lordo e netto;
• unità di misura;
• origine delle merci;
• valuta e modalità di pagamento.

Cosa succede se la bolla doganale viene compilata in modo errato?

Il rischio maggiore è il blocco della merce in dogana. Questo comporterebbe ritardi o, peggio, annullamenti della consegna al cliente finale, che resterebbe scontento del servizio e potrebbe lasciare una cattiva recensione. Oggi una consegna veloce ed efficiente è segno di azienda seria e professionale e questo contribuisce a migliorare la fidelizzazione dei clienti. Infine una corretta compilazione della bolla doganale di esportazione consente di gestire al meglio la questione fiscale. L’IVA infatti non va a carico del cliente estero e l’esportatore può detrarre l’imposta pagata sulle merci al momento della liquidazione.

Ci sono software o strumenti disponibili per facilitare la compilazione della bolla doganale?

Sì, il sistema informativo dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise). È un software in grado di agevolare le attività correlate alla dichiarazione doganale come la compilazione del DAU e la conseguente registrazione della bolla doganale.