La gestione del magazzino si sta trasformando giorno dopo giorno. La necessità di venire incontro alle richieste sempre più pressanti dei clienti, abituati agli standard efficienti di Amazon e di altri colossi dell’ecommerce, influisce sulla necessità per gli ecommerce di fornire un servizio molto rapido, dall’evasione dell’ordine al picking del prodotto, fino alla logistica dell’ultimo miglio.
La rapidità nelle consegne, però, deve essere accompagnata anche da una immutata efficienza, perché consegnare prodotti diversi da quelli previsti, o addirittura danneggiati, è la peggiore pubblicità per un ecommerce.
In questo articolo vedremo, passo passo, come gestire un magazzino in maniera efficiente, dal punto di vista organizzativo ed economico. Vedremo inoltre quali sono i trend attuali e futuri, con un focus sui diversi modi per automatizzare la gestione logistica del magazzino.
Il magazzino è quel luogo fisico dove vengono depositate merci e materiali in maniera organizzata, in modo da poter localizzare e prelevare rapidamente quello che deve essere avviato alla spedizione. È una delle parti più importanti di una catena di distribuzione aziendale e può essere utilizzato per stoccare una varietà di prodotti.
A livello strutturale, il magazzino è un immobile di dimensioni adeguate alla quantità di merci che deve accogliere al suo interno. Può essere organizzato in aree dedicate:
Molto utilizzati dalle grandi aziende sono i magazzini autoportanti, grandi opere di ingegneria dove sono le stesse scaffalature metalliche a sostenere sia i carichi strutturali, sia il peso delle merci.
La gestione del magazzino può avvenire in due modalità, a seconda se la responsabilità di gestione ricade sull’azienda proprietaria o meno.
È la gestione interna del magazzino. L’azienda stessa si occupa di elaborare strategie per gestire l'immagazzinamento, la movimentazione e la consegna delle merci. Richiede più tempo ed è più complessa rispetto alla gestione in conto terzi, ma è più economica e consente all’azienda di avere un controllo maggiore sui processi.
La gestione del magazzino in conto terzi invece prevede l’intervento di un’altra azienda che prende in carico le responsabilità di gestione del magazzino. Questo consente all’azienda proprietaria una maggiore flessibilità e risparmio di tempo.
Entrambe le gestioni richiedono una strategia ben pianificata e strumentazioni adeguate per una gestione efficiente. Vediamo passo passo come gestire un magazzino.
La gestione di un magazzino è l’insieme di strategie e processi, integrati tra loro, volti ad organizzare le merci all’interno di un sito di stoccaggio e movimentazione.
Tale organizzazione è parte integrante di un processo più ampio e complesso, quello della logistica, che si occupa del trasporto delle merci, da un luogo all'altro, nella maniera più efficiente possibile in termini di tempo, costi e qualità del servizio.
Le fasi comprese nella gestione logistica di un magazzino sono:
Il tutto passa attraverso una pianificazione puntuale del lavoro, senza la quale sarebbe impossibile gestire in maniera rapida e funzionale una tale mole di lavoro.
Ecco come gestire un magazzino passo passo:
Vediamoli uno per uno.
La definizione del layout del magazzino è il primo passo per ottenere un’organizzazione efficiente. Definire il layout significa realizzare un progetto della distribuzione riguardante le varie aree che costituiscono il deposito.
Le aree più importanti di un magazzino sono:
E possono essere interne ed esterne, integrate o indipendenti.
È il progettista di un magazzino che, attraverso la realizzazione di un disegno tecnico, può raffigurare la distribuzione planimetrica del deposito e quindi di ciascun area.
In questa fase è fondamentale tenere in considerazione i seguenti punti per realizzare un magazzino funzionale:
In poche parole, un progettista esperto di questo settore dovrà essere in grado di realizzare una distribuzione delle aree sicura e funzionale, con gli spazi sfruttati al massimo e organizzati in modo che l’accesso alle merci sia semplice e veloce, sia per i controlli sia per il picking. Infine, la distribuzione delle aree dovrà essere tale da permettere di ridurre al minimo le operazioni di movimentazione.
Le aree di carico e scarico sono le zone dove gli automezzi depositano o prelevano le merci, e possono essere integrate o indipendenti dal magazzino.
Nel primo caso gli automezzi hanno facile accesso a questa zona, che può essere situata ad esempio ai lati del magazzino. In questo modo l’autista dell’automezzo non ha che da entrare e attendere che gli addetti carichino i lotti.
Nel caso di aree indipendenti, queste sono esterne al magazzino, pur rientrando nel suo perimetro. Solitamente si tratta di un piazzale dove è possibile caricare i veicoli.
È il luogo dove vengono eseguiti anche il controllo qualità e la classificazione delle merci. In questa fase potrebbe essere necessario dover ridurre le dimensioni dei lotti in unità di dimensioni inferiori e quindi è importante che quest’area sia sufficientemente ampia da poter consentire queste operazioni.
Una volta classificata, etichettata e catalogata, la merce deve essere sistemata nell’area di stoccaggio. Questa generalmente è strutturata in scaffalature in grado di sostenere pesi notevoli ed eventualmente l’intera struttura del deposito se si tratta di strutture portanti.
Quando si tratta della gestione di un magazzino di un ecommerce, quest’area si rivela importantissima. Alcuni magazzini infatti possono fare a meno di quest’area se la merce viene spedita nelle stesse condizioni in cui è arrivata.
Per i magazzini di ecommerce, invece, generalmente gli articoli vengono spacchettati e accorpati in base ai diversi ordini, per questo motivo è un’area che necessita di spazio e organizzazione per completare rapidamente gli ordini senza errori.
L’area di spedizione è il luogo in cui tutta la merce viene imballata e destinata agli automezzi pronti per le consegne. Sarebbe auspicabile progettare questa zona differenziandola da quella di ricevimento, e in questo caso entrambe dovrebbero essere dotate di aree di carico e scarico.
Se la separazione delle due zone non dovesse essere possibile, è sufficiente anche una sola area di carico e scarico, seppur più difficile da organizzare.
L’ottimizzazione del processo di gestione del magazzino e delle sue scorte passa principalmente attraverso un sistema di catalogazione, distribuzione e posizionamento organizzato.
Ottimizzare questi passaggi consente di velocizzare l’evasione degli ordini riducendo le distanze percorse dagli addetti al picking (o dai robot). Pertanto è necessario definire lo slotting di un magazzino.
Con questo termine ci si riferisce all’ottimizzazione del posizionamento degli articoli all’interno dell’area di stoccaggio. Questa può avvenire attraverso la scelta di diversi criteri, ecco quelli più comuni:
L’analisi ABC si basa sul principio di Pareto. Seguendo questo principio potremmo dire che il 20% degli articoli conservati in magazzino genera l’80% dei movimenti, mentre il restante 80% dei prodotti è responsabile solo del 20% della movimentazione.
In quest’ottica la classificazione delle merci può essere fatta in alta, media o bassa rotazione, appunto A, B o C. Organizzare la distribuzione della merce in base alla sua rotazione è fondamentale per ridurre i tempi di picking e migliorare la produttività del magazzino. Ma questo genere di classificazione consente anche di avere i prodotti più importanti, quelli di classe A, costantemente controllati.
I sistemi FIFO e LIFO sono utilizzati principalmente quando si intende gestire i prodotti in base alla loro scadenza o deperibilità.
Il sistema di archiviazione FIFO, First in, First Out, si basa su un concetto molto semplice: quello che entra prima nel magazzino è ciò che deve uscire prima. Viene utilizzato principalmente per i prodotti alimentari che hanno una data di scadenza vicina nel tempo, ma non solo. Anche oggetti deperibili come prodotti farmaceutici o cosmetici o, ancora, articoli che possono passare di moda.
L’altro sistema di archiviazione LIFO, Last In, First Out, prevede invece che gli ultimi prodotti giunti in magazzino siano i primi ad essere spediti e può essere indicato per articoli che resistono molto bene al passare del tempo.
La fase della movimentazione è una delle più importanti nella gestione di un magazzino e delle scorte ed è strettamente interconnessa alla fase logistica, sia in entrata che in uscita.
Nel momento in cui i colli arrivano in magazzino, gli articoli vanno spacchettati e catalogati attraverso l’apposizione di etichette e codici a barre.
I codici a barre identificano il prodotto in maniera univoca e sono molto utili perché permettono di contabilizzare gli articoli sia in entrata che in uscita, ad evitare errori e ad aggiornare automaticamente le giacenze di magazzino.
Inoltre velocizzano tutte le operazioni, perché è possibile raccogliere e gestire tutte queste informazioni rilevando il codice a barre con un semplice lettore.
Le etichette, inoltre, si rivelano utili anche per gestire l’archiviazione dell’articolo. L’operazione di cui abbiamo parlato più sopra, lo slotting, è semplificata proprio grazie all'utilizzo di queste etichette che permettono anche di stabilire gli scaffali e le corsie dove l’articolo è immagazzinato. Una sorta di coordinate che stabiliscono univocamente la posizione dell’oggetto (corsia 1, scaffale 3, ripiano B).
Ma come è possibile organizzare tutto questo? Ovviamente esistono dei software per la gestione del magazzino in grado di registrare tutte queste informazioni, stampare etichette e aggiornare costantemente le giacenze. In questo modo i margini di errore sono ridotti davvero al minimo, le procedure automatizzate e quindi più rapide.
Questa è anche la fase in cui è importante verificare che gli articoli siano corrispondenti all’ordine, che non ci siano errori o danneggiamenti della merce in arrivo e, in tal caso, con questo sistema è possibile gestire anche quei prodotti che devono essere rinviati al produttore.
Una volta registrata, la merce in arrivo deve essere smistata nelle varie aree del magazzino, a seconda del tipo di catalogazione che è stata effettuata.
Il sistema di archiviazione automatizzato consente agli addetti una rapida localizzazione degli articoli e allo stesso modo un recupero veloce per dare seguito agli ordini ricevuti.
Sia il posizionamento che la movimentazione della merce possono essere realizzati seguendo ancora altri criteri che sono quelli seguiti nel caso del Wave Picking o Batch Picking.
Il Wave Picking consiste nell’organizzare i prodotti in base a criteri diversi, ad esempio al corriere che li distribuirà, al cliente o al tipo di imballaggio necessario.
Il Batch Picking, invece, prevede una catalogazione e l’evasione di ordini in base allo SKU (Stock Keeping Unit) che identifica i propri prodotti all'interno del magazzino.
La movimentazione, quindi, è una delle fasi più interconnesse nell’intero sistema di gestione del magazzino, da un lato con la fase logistica, dall’altro con la fase di archiviazione, distribuzione e recupero, fino alla spedizione e quindi nuovamente con la logistica.
È chiaro quindi quanto sia importante dotarsi di un sistema informatizzato in grado di gestire queste procedure.
La preparazione della documentazione può forse essere la fase più complicata e noiosa, ma resta comunque fondamentale.
Non solo perché è obbligatorio per legge che le merci siano accompagnate da documenti che ne attestino le caratteristiche, la natura e la qualità. Ma anche perché questi documenti aiutano a migliorare la gestione e ad assicurarsi di ricevere e spedire il prodotto giusto. Vediamo quali sono quelli più importanti e come possono essere utili.
A seconda dei casi, poi, è possibile che siano necessari altri documenti come la distinta base di produzione che contiene la lista dei materiali e dei componenti per la realizzazione di un articolo, o la fattura accompagnatoria che contiene sia i dati del documento di trasporto sia quelli della fattura.
Ma la lista dei documenti da allegare alla merce potrebbe essere lunga. È bene ricordare, infatti, che la documentazione che deve accompagnare la merce può variare in base al Paese di destinazione, un esempio sono i documenti necessari per spedire in Regno Unito. Dopo la brexit, infatti, il Regno Unito è considerato un Paese extra europeo e pertanto la documentazione richiesta è cambiata, dovendo rispettare anche le norme doganali. Insomma è un po’ come spedire in Cina.
Per conoscere la documentazione per spedire in Europa e nel resto del mondo basta prendere informazioni presso l’Agenzia delle Dogane o presso i siti degli stessi corrieri italiani e stranieri.
L’inventario, le fatture, i documenti di trasporto, persino gli ordini sono tutti documenti che possono essere realizzati e stampati attraverso software per la gestione del magazzino in grado di organizzare l’intera movimentazione.
Per le piccole realtà questa procedura può essere fatta anche separatamente e con sistemi diversi, ad esempio l’inventario con un foglio elettronico, le fatture con un software dedicato e il documento di trasporto con un altro sistema ancora. Ma quando la mole di ordini comincia ad essere importante, diventa necessario munirsi di un software di gestione magazzino completo.
Come abbiamo detto, l’inventario è l’elenco di tutti gli articoli presenti in magazzino, classificati in categorie, descritti dettagliatamente con tutte le caratteristiche e i dati relativi ai materiali, alle quantità e qualità dei prodotti. Inoltre è un documento che raccoglie anche il valore di ciascun prodotto. Il totale di questi valori va inserito nel bilancio aziendale.
L’inventario quindi è fondamentale per tenere sotto controllo le scorte e assolvere anche ad obblighi fiscali. Per questi motivi è importante che sia aggiornato almeno una volta l’anno.
L’aggiornamento periodico dell’inventario consente inoltre di:
La gestione delle scorte in magazzino è strettamente legata a quella dell’inventario. Consiste nel tenere sotto controllo la quantità dei prodotti, finiti e non, presenti in magazzino, compresi i materiali, i semilavorati e i prodotti in lavorazione, laddove presenti.
Una corretta gestione del magazzino consente di ottenere un notevole risparmio economico, conoscere perfettamente quali sono le rimanenze e le quantità. È il sistema migliore per evitare di raggiungere i limiti di scorta oppure, l’esatto opposto, di acquistare un numero eccessivo di prodotti, che resterebbero poi in giacenza.
Come abbiamo visto, la gestione del magazzino e delle scorte oggi passa attraverso un'automazione dei processi sempre più completa e funzionale. Molte aziende stanno optando per l’utilizzo di macchinari e robot che vengono utilizzati per ricevere, catalogare, distribuire e prelevare la merce.
Il tutto viene gestito attraverso potenti software per la gestione del magazzino, che sono alla base dell’organizzazione di qualsiasi processo: la catalogazione, lo stoccaggio, la distribuzione, la localizzazione e il picking diventano così processi estremamente rapidi e precisi e i margini di errore sono ridotti al minimo.
Potendo gestire qualunque fase della gestione di un magazzino, spesso sono organizzati in moduli che è possibile man mano integrare nella propria piattaforma. Ecco quali sono le funzioni più comuni che consentono di gestire tutte le fasi che abbiamo visto precedentemente:
Oggi è possibile ottimizzare l’intero processo logistico, estendendo l’utilizzo di questa tecnologia anche al settore delle spedizioni, non soltanto quindi alla gestione del magazzino.
Esistono infatti software come ShippyPro in grado di automatizzare le spedizioni, a partire dall’evasione degli ordini fino alla gestione dei resi.
ShippyPro, infatti, importa gli ordini da tutti i canali di vendita di un ecommerce e permette di spedire, tracciare e gestire i resi da un’unica piattaforma, attraverso servizi come Label creator, per stampare velocemente le etichette, Track & trace, per tracciare le spedizioni, o Easy return per resi semplici e veloci.
ShippyPro ha pensato persino alla scelta dei corrieri, un unico sistema che permette di selezionare il corriere più adatto alle proprie esigenze, facendo il confronto tra gli oltre 150 disponibili.
La gestione del magazzino, quindi, diventa sempre più automatizzata grazie all’utilizzo di questa strumentazione che semplifica e velocizza tutte le procedure.
Tutto quello che abbiamo visto finora, le procedure, i documenti, i 5 step per la gestione del magazzino, sono tutti elementi uniti da un unico filo conduttore: l’automazione dei processi. Questa permette di rendere tutte le procedure più rapide e sicure e di realizzare un servizio di spedizione veloce, funzionale e apprezzato dai clienti.
Sempre più aziende stanno abbracciando questa filosofia e sempre di più stanno diventando fondamentali tutti quei macchinari che consentono un reperimento e una movimentazione degli oggetti veloce ed efficiente.
Droni, robot, AGV (Automated Guided Vehicle), ovvero veicoli che spostano, caricano, scaricano prodotti con una forza e una precisione che nessun essere umano può garantire, stanno diventando sempre più comuni, è l’automazione del magazzino che sta trasformando il settore della logistica.
Così, fornitori di soluzioni automatizzate come Element Logic sono diventati il punto di riferimento per tutte le aziende che desiderano mantenere un vantaggio competitivo nel medio-lungo termine.
Nel dettaglio, questa azienda norvegese offre un ventaglio di soluzioni automatizzate personalizzabili e scalabili in grado di rendere i processi di magazzino molto più efficienti. Al centro di tutte AutoStore, il sistema di evasione degli ordini più veloce per metro quadrato sul mercato, che si adatta ad ogni genere di impianto e si integra con successo con soluzioni di robot picking e software di gestione del magazzino.
Certo non tutte le automazioni raggiungono lo stesso grado di complessità. Se un ecommerce deve gestire una mole contenuta di ordini, probabilmente la gestione del magazzino è ancora in gran parte controllata dall’uomo.
Ma se si hanno obiettivi ambiziosi per il futuro, non si potrà fare a meno di riprogettare la propria organizzazione logistica.
Anche perché se ci saranno delle incoerenze relative alla gestione del magazzino, cosa si potrà fare? Automatizzando i processi, sarà più semplice anche risalire agli errori e alle incongruenze per porvi rimedio.
Nei prossimi anni non basteranno i nastri trasportatori e il sudore di operatori che macinano chilometri all’interno del magazzino per movimentare le merci.
Occorrerà un approccio smart, che si fondi sulle tecnologie IoT, ovvero su metodi sempre più “intelligenti” per gestire la filiera di approvigionamento dei prodotti.
Fonte: Pinterest
È giunto il momento di entrare nel vivo delle tendenze attuali, ma soprattutto future, in fatto di gestione del magazzino. Per IoT si intendono tutti quegli oggetti (da qui “Internet of Things”) in grado di connettersi e sfruttare dati sempre aggiornati per una gestione più efficiente di qualsiasi attività.
Per soddisfare tutte le richieste dei clienti, ecco di cosa non potrà fare a meno un ecommerce nel prossimo futuro.