Sistema ERP: cos'è il sistema integrato di gestione aziendale

Il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema integrato di gestione per l'automazione dei processi aziendali, che consente di pianificare le risorse di impresa mettendo in comunicazione i vari settori, dalla produzione alla vendita, utilizzando un serie di moduli.

L’obiettivo di questo sistema è quello di migliorare l'efficienza aziendale, attraverso una visione completa e integrata dei diversi processi di business.

Vediamo come funziona e quali sono i vantaggi, facendo anche una panoramica sulle tendenze future e scoprendo quali sono le best practice per l’implementazione ERP. 

Sistema ERP: cos’è e come funziona

L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse di impresa, ed è un sistema che, attraverso l’integrazione di diversi moduli, permette di gestire i processi di business di un’azienda in tutti i suoi settori (produzione, gestione magazzino, acquisti, vendite, gestione del personale, contabilità, supply chain, ecc).

Si tratta in pratica di un vero e proprio software in grado di condividere informazioni in tempo reale tra tutti i reparti di un'impresa, di automatizzare i processi aziendali e le operazioni ripetitive.

Per comprendere meglio il suo funzionamento e di conseguenza la rilevanza che assume nel panorama aziendale moderno, immaginiamo come può essere strutturata la gestione di un’azienda che produce e vende mobili. 

Un tempo erano necessari diversi software per gestire le varie attività. Per la contabilità, le risorse umane, il controllo dell'inventario, ciascuna area aziendale possedeva il proprio applicativo. Con un sistema ERP invece è possibile utilizzare un’unica piattaforma per gestire tutte le attività dell’impresa. 

Nel caso in cui l’azienda produttrice di mobili riceve un ordine, per esempio, con un sistema ERP è possibile effettuare una verifica dell'inventario per controllare la disponibilità delle materie prime, informando il reparto delle risorse umane per le eventuali esigenze di manodopera.

Una volta che i mobili sono stati realizzati e venduti, attraverso il sistema si può aggiornare l’inventario e gestire la fatturazione, ottenendo allo stesso tempo una serie di dati fondamentali per analizzare le performance aziendali. 

Un software di questo tipo quindi consente alle aziende di raggiungere un alto livello di automazione dei processi aziendali, semplificando e ottimizzando tutte le operazioni. 

Attraverso questo sistema integrato di gestione tutti i reparti di un’azienda sono costantemente in comunicazione, e non solo. Una nuova versione di questo modello, ERP II o ERP Extended, prevede moduli aggiuntivi che, oltre a mettere in comunicazione i vari dipartimenti di un’impresa, convertono la struttura aziendale in un sistema aperto verso l’esterno, semplificando le relazioni con fornitori, clienti, corrieri, oppure con l’ecommerce.

In pratica, sfruttando le tecnologie della comunicazione, questa versione del sistema ERP estesa, non rivoluziona soltanto il workflow interno di un’azienda ma anche le relazioni con l’esterno, subentrando man mano ai software dipartimentali.

Sistema ERP e l’importanza nel panorama aziendale moderno

Abbiamo visto che il sistema ERP, nella sua ultima evoluzione (extended), mette in comunicazione i vari reparti di un’impresa e quest’ultima con l’esterno. Lo scambio di informazioni avviene in tempo reale e questo consente alle aziende di ottenere rapidamente i dati necessari allo svolgimento dell’attività e di gestirli con maggiore facilità. 

Si tratta di un aspetto fondamentale in un mercato in continua evoluzione. Le decisioni sono basate sui dati e ogni azione ne genera una quantità enorme (Big Data).

Avere accesso immediato a queste informazioni consente non solo di gestire l’azienda in maniera più sinergica, ma di effettuare tutta una serie di analisi dell’andamento aziendale. 

L’analisi predittiva, ad esempio, attraverso lo studio di grandi volumi di informazioni, il machine learning e la statistica, è in grado di prevedere comportamenti, eventi e risultati di un’azienda.

Altri dati fondamentali sono quelli ottenuti attraverso l’analisi dei KPI aziendali. Con questo sistema, i Key Performance Indicator possono essere analizzati molto più rapidamente. ShippyPro ad esempio, perfezionando gli analytics relativi alle spedizioni, permette alle aziende di individuare più rapidamente i KPI logistici e di concentrarsi sul miglioramento del settore, monitorando i tempi, i costi e le performance dei corrieri italiani ed esteri.

In questo modo l’azienda ha la possibilità di crescere individuando le aree dove esistono margini di miglioramento e intervenire rapidamente, aumentando così la propria competitività sul mercato e il margine di profitto.

Caratteristiche di un sistema ERP

Vediamo quali sono le caratteristiche fondamentali che un sistema integrato di gestione di questo tipo presenta.

1. Integrazione. Un sistema ERP integra e unifica dati e processi provenienti da diversi dipartimenti aziendali, come la gestione delle risorse umane, la logistica, la contabilità, la produzione e l’approvvigionamento.
2. Database centralizzato. Tutte le informazioni aziendali sono memorizzate in un unico database che consente di evitare di duplicare i dati.
3. Automazione dei processi aziendali. L'ERP automatizza i processi aziendali, riducendo la necessità di intervento manuale e gli errori umani, migliorando l'efficienza operativa.
4. Report e analisi. Fornisce strumenti avanzati per la generazione di report aziendali, consentendo di prendere decisioni basate sui dati e di valutare le prestazioni dell’azienda.
5. Software on premise o in cloud. Esistono due diversi modelli di distribuzione del sistema ERP. Quello tradizionale, on premise, prevede l’installazione del software direttamente nei computer locali dell’azienda. In questo modo viene garantito l’accesso al software anche senza connessione a internet. Il sistema ERP basato su cloud invece offre la possibilità di effettuare l’accesso da remoto, consentendo ai dipendenti di ottenere e gestire le informazioni aziendali da qualsiasi luogo.
6. Sicurezza dei dati. Il sistema ERP, attraverso le misure di sicurezza adottate, protegge i dati aziendali, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere a informazioni sensibili.
7. Personalizzazione. Un buon sistema ERP può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze di ogni azienda. Attraverso l’implementazione di moduli ERP specifici è possibile ottenere una maggiore flessibilità.
8. Scalabilità. La scalabilità del sistema ERP è un aspetto fondamentale. Un buon sistema integrato, infatti, è in grado di crescere con l'azienda, supportandone l'espansione.
9. Modularità. La caratteristica più importante dei sistemi ERP è la modularità. La personalizzazione e la scalabilità di questi sistemi sono subordinate a un'architettura strutturata in moduli ERP specifici, ovvero ciascuno dedicato a un processo diverso. Le aziende scelgono di implementare le funzionalità necessarie alle proprie esigenze specifiche, in generale però esistono dei moduli di base che sono comuni a tutte le tipologie aziendali (modulo CRM, Customer Relationship Management, il modulo HCM, Human Capital Management, il modulo finanziario, della gestione della produzione o degli approvvigionamenti e della logistica).
10. Formazione e supporto ERP. Questa struttura in moduli è in grado di gestire una vasta gamma di attività aziendali ma al contempo è particolarmente complessa. Pertanto richiede un supporto tecnico adeguato per garantire un utilizzo efficace da parte degli utenti.
11. Integrazione ERP con altre piattaforme. Ultima caratteristica da considerare è la possibilità di integrare questo sistema con altri software, fondamentale per garantire una comunicazione efficiente tra reparti e ottimizzare i flussi di lavoro aziendali.

Collegando il sistema ERP ad altri software come ecommerce, CRM, HR, sistemi di pagamento, ecc, un'azienda può beneficiare di un flusso di dati continuo e avere una visione globale delle operazioni.

Benefici di un sistema ERP

Sulla base delle caratteristiche che abbiamo visto, possiamo rilevare numerosi benefici che questo sistema può apportare a un’azienda.

1. Miglioramento dell’efficienza operativa. Integrando e centralizzando dati e processi, il sistema ERP riduce la duplicazione delle informazioni, gli errori umani, migliora la coerenza tra i vari reparti aziendali e la comunicazione con l’esterno. Evitare compiti manuali ripetitivi, infatti, consente agli operatori di concentrarsi su attività più importanti, migliorando l'efficienza operativa complessiva.
2. Migliore gestione delle risorse. Avere a disposizione una visione globale delle attività aziendali consente agli imprenditori di prendere decisioni basate su dati aggiornati. Il sistema ERP, infatti, ottimizza l'utilizzo di risorse come materiali, manodopera e tempo, riducendo gli sprechi, migliorando la produttività e i tempi di risposta. Ad esempio ottimizzando la gestione delle scorte, garantendo che siano allineate alla domanda del mercato e riducendo i costi legati agli eccessi di magazzino.
3. Miglior controllo finanziario. Tutto questo si traduce in un miglior controllo finanziario perché tra le altre cose semplifica anche la contabilità, la fatturazione e la gestione dei pagamenti.
4. Conformità normativa. Molti sistemi ERP sono progettati per aiutare le aziende a mantenere la conformità normativa, facilitando il monitoraggio e la segnalazione delle attività legate alle norme di settore.
5. Miglioramento della Customer Experience. L'integrazione con il CRM consente una gestione più efficace delle relazioni con il proprio pubblico, migliorando la customer experience e facilitando la fidelizzazione dei clienti.
6. Maggiore scalabilità. Come abbiamo visto la scalabilità è una caratteristica fondamentale di un sistema ERP che, attraverso l’integrazione di moduli diversi, supporta l’azienda nella propria crescita.

Scegliere il sistema ERP giusto

Abbiamo visto cos’è, come funziona e i benefici che può portare l’adozione di un sistema ERP, vediamo ora quali sono le considerazioni più importanti da fare nella fase di scelta e le best practice per l'implementazione.

1. Rispetto delle esigenze aziendali. Il sistema ERP deve essere in grado di soddisfare le specifiche esigenze e i requisiti dei vari settori dell'azienda.
2. Scalabilità. La scalabilità, come abbiamo visto, è fondamentale affinché il sistema possa gestire un aumento del volume di transazioni e degli utenti, senza compromettere le prestazioni.
3. Facilità d'uso. Altro aspetto importante di cui tenere conto nella fase di scelta di un sistema ERP è la facilità d’uso. Il sistema deve essere intuitivo e facile da utilizzare per ridurre i tempi di apprendimento e massimizzare l'efficienza degli utenti.
4. Supporto tecnico e formazione. Per rendere i tempi di apprendimento del personale più brevi è necessario prevedere un supporto tecnico che deve essere offerto dal fornitore del sistema ERP. È importante considerare anche la qualità della formazione garantita.
5. Integrazione ERP con altre piattaforme. È bene ricordare di concordare con il fornitore la consegna di un sistema ERP perfettamente in grado di connettersi con altre applicazioni aziendali, come ecommerce, CRM o strumenti di analisi.
6. Software on premise o in cloud. Come abbiamo visto i due modelli di distribuzione del sistema ERP sono entrambi validi. La scelta deve essere effettuata in base alle esigenze aziendali. Generalmente i sistemi ERP di nuova generazione adottano modelli di distribuzione in cloud. In questo modo tutti i soggetti hanno accesso a sistemi, dati e applicazioni, da qualsiasi dispositivo, sia interno che esterno all’azienda. Al contrario una struttura basata su un software on premise, necessita di un server dedicato e pertanto è necessario effettuare un’analisi preventiva per valutare le soluzioni possibili (analisi dei sistemi, ecc). Inoltre ogni utente che ha accesso al sistema ERP deve essere collegato al server che lo ospita. In questo caso quindi diventa più complesso il collegamento da sedi distaccate ma l’accesso al sistema è possibile anche in assenza di internet. 
7. Costi totali. Oltre al costo iniziale di implementazione, è necessario considerare i costi a lungo termine, come gli aggiornamenti del software, il supporto tecnico, la formazione, ecc.
8. Sicurezza e conformità normativa. È necessario che il sistema ERP adotti le misure di sicurezza necessarie per proteggere le informazioni aziendali sensibili. Dalla sicurezza dei dati personali dei clienti alla sicurezza dei dati logistici, rispettare le normative in merito è fondamentale. Un sistema ERP consente quindi di rispondere anche a tutte le regolamentazioni del settore in cui opera l'azienda. 

L’introduzione di un sistema ERP nella struttura aziendale richiede una pianificazione attenta. Per realizzare un’implementazione senza intoppi è necessario partire da una valutazione puntuale delle esigenze aziendali in questo modo sarà possibile effettuare la transizione senza problemi, grazie anche agli investimenti sulla formazione del personale. La pianificazione di una fase di prova, necessaria per rilevare e correggere eventuali problemi, è fondamentale. 

Infine, una stretta collaborazione con il fornitore che può garantire assistenza tecnica e supporto nelle criticità e la raccolta dei feedback degli utenti sono altri due aspetti fondamentali sui quali costruire la propria strategia di implementazione del sistema ERP.

Sistema integrato di gestione ERP: tendenze future e innovazioni 

Le innovazioni in questo campo sono tutte influenzate dalla necessità delle aziende di tenersi al passo con i tempi, di restare competitive sul mercato e di soddisfare le esigenze dei clienti.

Vediamo alcune delle più importanti tendenze future di questa innovazione tecnologica:

• l’implementazione dell’intelligenza artificiale nei sistemi ERP sta diventando sempre più diffusa. Questa tecnologia, infatti, contribuisce a migliorare l'automazione dei processi, le analisi predittive e tutti gli aspetti decisionali;
• l’interfaccia utente conversazionale, attraverso chatbot e assistenti vocali, rende l'esperienza più intuitiva e immediata;
• l'adozione di soluzioni ERP basate su cloud offre una maggiore flessibilità nell'accesso ai dati, una maggiore scalabilità e facilità di aggiornamenti;
• la tecnologia blockchain migliora la tracciabilità e la sicurezza delle transazioni commerciali. Ad esempio può essere utilizzata per garantire la provenienza delle materie prime.

Infine, un’altra innovazione in questo settore consiste nell’implementazione e nell’utilizzo di sistemi, modelli e architetture di software all’avanguardia.

Un esempio sono le strategie di sicurezza API, interfacce di programmazione che consentono a diverse applicazioni di comunicare tra loro e che nel contesto di un sistema ERP possono essere utilizzate per integrare il sistema con altre applicazioni o servizi esterni.

Il modello headless commerce separa il front end (l’interfaccia utente) dal back end (la parte relativa alla programmazione dell’infrastruttura). La connessione con un sistema ERP attraverso API può facilitare la gestione centralizzata di ordini, inventario e altri processi aziendali.

La distribuzione continua di nuove funzionalità di un sistema ERP può essere semplificata adottando la metodologia di sviluppo software DevOps, che migliora l’efficienza e la collaborazione tra sviluppatori e operatori.

Caso Studio: implementazione sistema ERP dell’azienda Arena

Un caso studio molto interessante trattato dall'Università Politecnica delle Marche è quello di Arena, il brand di abbigliamento per il nuoto sportivo, che ha scelto di implementare un sistema ERP a causa della rapida crescita dell’azienda.

L’obiettivo era quello di utilizzare un unico sistema per tutti i Paesi in cui aveva una sede. Fino a quel momento, infatti, l’azienda aveva un sistema con interfacce differenti tra un Paese e l’altro. Per questo motivo si rendeva necessario l’utilizzo di un software esterno per elaborare i dati provenienti dalle varie applicazioni.

Ecco quali sono i settori che sono stati investiti da questo cambiamento: 

• sales & distribution area;
• supply chain e quality management
• amministrazione e finanza; 
• area di controllo; 
• anagrafica materiali e il master data management;
• supply chain in Arena S.p.A.

I vantaggi dell’implementazione ERP sono stati molteplici.

Prima dell'adozione di questo sistema, l'azienda utilizzava un software unico con diverse interfacce a seconda del Paese di riferimento. Questo approccio decentralizzato rendeva difficile una pianificazione integrata, richiedendo l'uso di un tool esterno per consolidare i dati e gestire gli ordini di acquisto.

Con l'implementazione ERP, l'azienda ha beneficiato della standardizzazione, riducendo i magazzini logici e migliorando il livello di servizio al cliente, oltre alla creazione di procedure standardizzate per clienti e fornitori.

Sistema ERP: conclusioni

In un mercato così globalizzato come quello odierno, un sistema ERP non è più un’opzione. Nell’era digitale non è più possibile pensare di costruire un’azienda su una struttura che prevede aree sconnesse o che non sia in grado di relazionarsi rapidamente con l’esterno. 

Ogni azienda, infatti, ha bisogno di integrarsi perfettamente in quelli che sono i sistemi aziendali dei propri collaboratori. Per farlo è necessario adottare una strategia orientata all'innovazione, monitorando le tendenze di settore e le tecnologie emergenti, focalizzando le proprie strategie sull’esperienza utente, la sicurezza informatica e il cloud computing.

L’implementazione di un sistema ERP è quindi un passo fondamentale per restare al passo con i tempi e mantenere la propria competitività sul mercato.