Il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema integrato di gestione per l'automazione dei processi aziendali, che consente di pianificare le risorse di impresa mettendo in comunicazione i vari settori, dalla produzione alla vendita, utilizzando un serie di moduli.
L’obiettivo di questo sistema è quello di migliorare l'efficienza aziendale, attraverso una visione completa e integrata dei diversi processi di business.
Vediamo come funziona e quali sono i vantaggi, facendo anche una panoramica sulle tendenze future e scoprendo quali sono le best practice per l’implementazione ERP.
L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse di impresa, ed è un sistema che, attraverso l’integrazione di diversi moduli, permette di gestire i processi di business di un’azienda in tutti i suoi settori (produzione, gestione magazzino, acquisti, vendite, gestione del personale, contabilità, supply chain, ecc).
Si tratta in pratica di un vero e proprio software in grado di condividere informazioni in tempo reale tra tutti i reparti di un'impresa, di automatizzare i processi aziendali e le operazioni ripetitive.
Per comprendere meglio il suo funzionamento e di conseguenza la rilevanza che assume nel panorama aziendale moderno, immaginiamo come può essere strutturata la gestione di un’azienda che produce e vende mobili.
Un tempo erano necessari diversi software per gestire le varie attività. Per la contabilità, le risorse umane, il controllo dell'inventario, ciascuna area aziendale possedeva il proprio applicativo. Con un sistema ERP invece è possibile utilizzare un’unica piattaforma per gestire tutte le attività dell’impresa.
Nel caso in cui l’azienda produttrice di mobili riceve un ordine, per esempio, con un sistema ERP è possibile effettuare una verifica dell'inventario per controllare la disponibilità delle materie prime, informando il reparto delle risorse umane per le eventuali esigenze di manodopera.
Una volta che i mobili sono stati realizzati e venduti, attraverso il sistema si può aggiornare l’inventario e gestire la fatturazione, ottenendo allo stesso tempo una serie di dati fondamentali per analizzare le performance aziendali.
Un software di questo tipo quindi consente alle aziende di raggiungere un alto livello di automazione dei processi aziendali, semplificando e ottimizzando tutte le operazioni.
Attraverso questo sistema integrato di gestione tutti i reparti di un’azienda sono costantemente in comunicazione, e non solo. Una nuova versione di questo modello, ERP II o ERP Extended, prevede moduli aggiuntivi che, oltre a mettere in comunicazione i vari dipartimenti di un’impresa, convertono la struttura aziendale in un sistema aperto verso l’esterno, semplificando le relazioni con fornitori, clienti, corrieri, oppure con l’ecommerce.
In pratica, sfruttando le tecnologie della comunicazione, questa versione del sistema ERP estesa, non rivoluziona soltanto il workflow interno di un’azienda ma anche le relazioni con l’esterno, subentrando man mano ai software dipartimentali.
Abbiamo visto che il sistema ERP, nella sua ultima evoluzione (extended), mette in comunicazione i vari reparti di un’impresa e quest’ultima con l’esterno. Lo scambio di informazioni avviene in tempo reale e questo consente alle aziende di ottenere rapidamente i dati necessari allo svolgimento dell’attività e di gestirli con maggiore facilità.
Si tratta di un aspetto fondamentale in un mercato in continua evoluzione. Le decisioni sono basate sui dati e ogni azione ne genera una quantità enorme (Big Data).
Avere accesso immediato a queste informazioni consente non solo di gestire l’azienda in maniera più sinergica, ma di effettuare tutta una serie di analisi dell’andamento aziendale.
L’analisi predittiva, ad esempio, attraverso lo studio di grandi volumi di informazioni, il machine learning e la statistica, è in grado di prevedere comportamenti, eventi e risultati di un’azienda.
Altri dati fondamentali sono quelli ottenuti attraverso l’analisi dei KPI aziendali. Con questo sistema, i Key Performance Indicator possono essere analizzati molto più rapidamente. ShippyPro ad esempio, perfezionando gli analytics relativi alle spedizioni, permette alle aziende di individuare più rapidamente i KPI logistici e di concentrarsi sul miglioramento del settore, monitorando i tempi, i costi e le performance dei corrieri italiani ed esteri.
In questo modo l’azienda ha la possibilità di crescere individuando le aree dove esistono margini di miglioramento e intervenire rapidamente, aumentando così la propria competitività sul mercato e il margine di profitto.
Vediamo quali sono le caratteristiche fondamentali che un sistema integrato di gestione di questo tipo presenta.
Collegando il sistema ERP ad altri software come ecommerce, CRM, HR, sistemi di pagamento, ecc, un'azienda può beneficiare di un flusso di dati continuo e avere una visione globale delle operazioni.
Sulla base delle caratteristiche che abbiamo visto, possiamo rilevare numerosi benefici che questo sistema può apportare a un’azienda.
Abbiamo visto cos’è, come funziona e i benefici che può portare l’adozione di un sistema ERP, vediamo ora quali sono le considerazioni più importanti da fare nella fase di scelta e le best practice per l'implementazione.
L’introduzione di un sistema ERP nella struttura aziendale richiede una pianificazione attenta. Per realizzare un’implementazione senza intoppi è necessario partire da una valutazione puntuale delle esigenze aziendali in questo modo sarà possibile effettuare la transizione senza problemi, grazie anche agli investimenti sulla formazione del personale. La pianificazione di una fase di prova, necessaria per rilevare e correggere eventuali problemi, è fondamentale.
Infine, una stretta collaborazione con il fornitore che può garantire assistenza tecnica e supporto nelle criticità e la raccolta dei feedback degli utenti sono altri due aspetti fondamentali sui quali costruire la propria strategia di implementazione del sistema ERP.
Le innovazioni in questo campo sono tutte influenzate dalla necessità delle aziende di tenersi al passo con i tempi, di restare competitive sul mercato e di soddisfare le esigenze dei clienti.
Vediamo alcune delle più importanti tendenze future di questa innovazione tecnologica:
Infine, un’altra innovazione in questo settore consiste nell’implementazione e nell’utilizzo di sistemi, modelli e architetture di software all’avanguardia.
Un esempio sono le strategie di sicurezza API, interfacce di programmazione che consentono a diverse applicazioni di comunicare tra loro e che nel contesto di un sistema ERP possono essere utilizzate per integrare il sistema con altre applicazioni o servizi esterni.
Il modello headless commerce separa il front end (l’interfaccia utente) dal back end (la parte relativa alla programmazione dell’infrastruttura). La connessione con un sistema ERP attraverso API può facilitare la gestione centralizzata di ordini, inventario e altri processi aziendali.
La distribuzione continua di nuove funzionalità di un sistema ERP può essere semplificata adottando la metodologia di sviluppo software DevOps, che migliora l’efficienza e la collaborazione tra sviluppatori e operatori.
Un caso studio molto interessante trattato dall'Università Politecnica delle Marche è quello di Arena, il brand di abbigliamento per il nuoto sportivo, che ha scelto di implementare un sistema ERP a causa della rapida crescita dell’azienda.
L’obiettivo era quello di utilizzare un unico sistema per tutti i Paesi in cui aveva una sede. Fino a quel momento, infatti, l’azienda aveva un sistema con interfacce differenti tra un Paese e l’altro. Per questo motivo si rendeva necessario l’utilizzo di un software esterno per elaborare i dati provenienti dalle varie applicazioni.
Ecco quali sono i settori che sono stati investiti da questo cambiamento:
I vantaggi dell’implementazione ERP sono stati molteplici.
Prima dell'adozione di questo sistema, l'azienda utilizzava un software unico con diverse interfacce a seconda del Paese di riferimento. Questo approccio decentralizzato rendeva difficile una pianificazione integrata, richiedendo l'uso di un tool esterno per consolidare i dati e gestire gli ordini di acquisto.
Con l'implementazione ERP, l'azienda ha beneficiato della standardizzazione, riducendo i magazzini logici e migliorando il livello di servizio al cliente, oltre alla creazione di procedure standardizzate per clienti e fornitori.
In un mercato così globalizzato come quello odierno, un sistema ERP non è più un’opzione. Nell’era digitale non è più possibile pensare di costruire un’azienda su una struttura che prevede aree sconnesse o che non sia in grado di relazionarsi rapidamente con l’esterno.
Ogni azienda, infatti, ha bisogno di integrarsi perfettamente in quelli che sono i sistemi aziendali dei propri collaboratori. Per farlo è necessario adottare una strategia orientata all'innovazione, monitorando le tendenze di settore e le tecnologie emergenti, focalizzando le proprie strategie sull’esperienza utente, la sicurezza informatica e il cloud computing.
L’implementazione di un sistema ERP è quindi un passo fondamentale per restare al passo con i tempi e mantenere la propria competitività sul mercato.